Procure-to-pay: A estratégia que está revolucionando o processo do compras ao contas a pagar
18/07/2022

Procure-to-pay: A estratégia que está revolucionando o processo do compras ao contas a pagar

A empresa em que você trabalha funciona como um relógio. As engrenagens são como os departamentos.

Quando uma tem algum problema, todas as outras são atingidas, direta ou indiretamente. E o relógio, ou melhor, a companhia trava.

O mesmo acontece com os processos de compras e contas a pagar. É complicado, ineficaz e gera prejuízos gerenciar a contratação de parceiros e as despesas envolvidas nas operações com processos que não conversam entre si.

Nesse sentido, assim como a mola e a chave fazem as engrenagens funcionarem corretamente, a integração de processos procure-to-pay é o combustível para garantir operações mais eficientes, tornando as funções de compras e contas a pagar claras e rentáveis para a empresa.

Quer saber como esse modelo integrado está beneficiando organizações de diversos segmentos e como aproveitar os ganhos na sua companhia? Continue a leitura que eu já te explico.

O que é procure-to-pay?

Procure-to-pay, também chamado de P2P, nada mais é do que a integração dos sistemas de compras e contas a pagar de uma determinada empresa.

Ou seja, é o processo completo de ações que envolvem novas aquisições, como matérias-primas, produtos, insumos e até mesmo serviços.

De maneira geral, o P2P garante operações mais eficientes e seguras, transparência dos gastos, amplia a vantagem competitiva de um negócio, ajuda a reduzir custos, além de muitos outros benefícios.

Por isso, é fundamental contar com sistemas que automatizem todo este processo, que é essencial para as organizações que querem criar valor e diminuir gastos.

Fique tranquilo que você já vai entender melhor.

Qual a importância da integração de processos procure-to-pay?

Considerando que gestores são cobrados diariamente para encolher a lista de despesas, assegurar o cumprimento do SLA e eliminar tensão com fornecedores, o procure-to-pay mostra-se como a alternativa mais estratégica para garantir que os processos ocorram sem brechas e com exatidão.

Também surge cada vez mais a necessidade de sair da zona de conforto e levar inovação e agilidade quando se trata de antigos métodos.

Apoiado em estratégias bem estruturadas de transformação digital, o procure-to-pay é capaz de centralizar e dar suporte a processos essencialmente manuais e com responsabilidades entre departamentos.

Esse modelo integrado beneficia a organização como um todo. Por exemplo:

  • O setor de compras passa a escolher os fornecedores mais adequados para cada demanda.
  • A gestão tem maior visibilidade do que foi solicitado.
  • A equipe financeira poderá administrar melhor as contas a pagar.
  • Os setores fiscal e tributário conseguem conciliar os valores com os orçamentos e as obrigações com o fisco de forma antecipada.

E não dá para esquecer que é necessário pensar da porta para fora também.

Ou seja, fazer a escolha ideal de quem serão os parceiros do negócio e promover a transparência no processo de compras são fatores que colaboram e muito com a imagem e credibilidade que a empresa passa.

Quais são as principais etapas do procure-to-pay?

Antes de tudo, tenha em mente que cada companhia possui um modelo de negócio e uma determinada complexidade em suas operações que podem fazer com que o processo seja diferente, porém o P2P tem uma jornada padrão que se resume em:

1.     Requisição de compra

Quando se tem a necessidade de adquirir determinado bem ou serviço, a demanda é passada para o departamento de compras, onde a solicitação passa por uma validação. Dependendo da demanda, essa etapa pode ser mais longa.

Para que essa solicitação não fique desencontrada e perdida, é comum ver os times de compras documentando tudo o que chega em software ou até mesmo no e-mail.

Ciclo processo procure-to-pay
 

2.     Seleção de fornecedores

Compra aprovada? É hora de consultar a base de fornecedores e ver qual se encaixa melhor na demanda para fechar negócio.

Mas, para isso ocorrer, é imprescindível ter todos os dados e informações atualizadas do parceiro, já que as informações de fornecedores podem mudar em um curto espaço de tempo.

Só assim é possível evitar irregularidades nas notas fiscais, contratempos no fornecimento do material ou serviço desejado, descumprimento da SLA e checar se os critérios do compliance estão em dia.

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3.     Ordem de compra

A equipe de compras gera um pedido e envia ao fornecedor que foi estabelecido anteriormente.

A ordem de compra deve conter todas as informações que o parceiro precisa saber antes de aceitar o pedido, como preço, prazo, local de entrega ou da prestação do serviço.

Além disso, para gerar a fatura corretamente no futuro, é importante que o pedido vá com todas as informações certas.

4.     Recebimento de bens e serviços

Depois de receber a ordem de compra, o fornecedor agenda a entrega ou programa a data de realização do trabalho.

Após o recebimento ou finalização do serviço, o responsável pode comparar o que foi entregue com o pedido de compras.

Se tudo estiver certo, a empresa compradora envia uma confirmação ao parceiro.

5.     Recebimento da fatura

O parceiro emite uma fatura ao comprador, que deve conter o valor dos serviços realizados ou produtos adquiridos, os impostos e a data de vencimento.

Não depender apenas do fornecedor para receber o documento fiscal é essencial para evitar desencontro de informações, atrasos e, consequentemente, provocar uma grande dor de cabeça: multas.

Com soluções que automatizam esse processo, é possível obter a fatura na prefeitura, no e-mail, em portais de fornecedores e no SEFAZ logo que ocorre a emissão em seu CNPJ.

Assim, você evita notas extraviadas, atraso no pagamento, não perde tempo procurando notas no e-mail e é possível identificar com muito mais facilidade divergências no cálculo dos impostos.

6.     Aprovação da fatura

Antes de a equipe de contas a pagar liberar o pagamento, é preciso verificar a fatura com o pedido de compras, possibilitando que qualquer divergência possa ser corrigida.

Quando o número de documentos fiscais recebidos diariamente é baixo, dá para conferir tudo no olho.

No entanto, quando o volume de faturas é significativamente superior aos pares de olhos nessa tarefa, realizar a conferência manualmente é pouco funcional e nada viável.

Além de demorar muito mais tempo, alguns dados podem passar batidos, o que abre brechas para um problemão no futuro.

7.     Pagamento do fornecedor

Agora a fatura é enviada ao time de compras, que fará o pagamento de acordo com as condições que foram estabelecidas lá no início do processo. E fim? Nada disso, o final da esteira do P2P guarda uma incrível oportunidade:

Antecipação de pagamentos de faturas com procure-to-pay

Como comentei no início do conteúdo, o P2P possibilita uma significativa redução de custos.

Provavelmente você se pegou perguntando “como?”. Até porque, quando se fala em economia, é para ficar em alerta, né?

Vamos lá. É bastante comum vivenciarmos a tentadora situação na vida: “Pague até dia X e ganhe 20% de desconto”. Isso te soa familiar?

Com o procure-to-pay ocorrendo de forma ágil e eficiente, é assim. Os setores estando integrados através de soluções P2P, o ciclo de vida de aprovação e pagamento da fatura é menor, o que possibilita que a sua empresa possa discutir descontos com o parceiro, através da antecipação do pagamento.

Com este superbenefício, além da negociação para valores mais baixos, a relação com o fornecedor fica mais fortalecida, a competitividade é impulsionada e, ainda, há grande melhora na saúde do fluxo de caixa.

Quais os benefícios do procure-to-pay?

Com um plano de P2P bem definido e implementado, é possível contar com vários benefícios, como:

Redução de custos

Quando você centraliza todo o processo de requisição até o pagamento, os erros e desorganização são evitados e, além disso, gera uma maior agilidade nas atividades diárias.

Garante visibilidade

Soluções P2P garantem uma visão melhor do que acontece em cada solicitação, já que tudo fica centralizado em um lugar só. O que é muito importante, principalmente, para os líderes financeiros, pois se torna possível identificar pontos para melhoria.

Segurança na condução dos negócios

Em sistemas de procure-to-pay automatizados, nos quais a validação e inclusão de informação ocorre de forma mais simples e segura, você diminui e muito os imprevistos relacionados às obrigações fiscais, que podem gerar multas altas.

Com soluções que automatizam todo o processo, da seleção de fornecedores até o pagamento, é possível levar mais inteligência, praticidade e simplicidade para as rotinas de compras, cadastros, inbound fiscal e contas a pagar.

As ferramentas ajudam você a centralizar e simplificar 100% da entrada de toda e qualquer nota fiscal que chega à sua empresa.

Assim, sua equipe passa a ser mais ágil e produtiva, trocando as horas de digitação por tarefas mais estratégicas.

Espero que o conteúdo de hoje ajude você a estruturar o P2P no seu negócio e leve mais tranquilidade, praticidade e segurança para suas operações.

Ah! E não se esqueça de compartilhar esse conteúdo com a sua equipe, ok?

Até breve! 😄

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