Desde 2011, com a chegada do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), escolher corretamente os fornecedores se tornou um desafio. As empresas que não fazem isso de forma assertiva, correm riscos, já que esses fornecedores podem estar com dados de cadastros inconsistentes juntamente à SEFAZ.

Notas denegadas, prejuízo no uso de créditos tributários, aplicação errada de tributos e alíquotas são alguns dos problemas que podem acontecer. Por isso, é muito importante trabalhar preventivamente.

Mitigar riscos, começa com o monitoramento, atualização da base de dados, saneamento e padronização desses cadastros. E nesse sentido usar ferramentas de automação em GRC para avaliar a situação fiscal, financeira, legal e reputacional dos fornecedores é essencial para manter a saúde e competitividade.

separamos alguns riscos que a sua empresa corre, caso esse trabalho preventivo não seja feito pela organização e vamos começar por um dos mais comuns.

Impactos da denegação de notas fiscais

Como o SPED promove um acompanhamento detalhado das informações, quando uma NF-e é denegada, isso pode representar que determinado fornecedor tem pendências fiscais, geralmente pelo não cumprimento de obrigações acessórias previstas na legislação.

Uma vez denegada, é como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entende que ela não está apta a representar a operação a que se refere.

Quando isso acontece, a numeração da nota não pode mais ser utilizada e a empresa fica obrigada a guardar os arquivos XML dela por 10 anos.

Dados são constantemente atualizados

Outro ponto de atenção, é que os cadastros nas fontes oficiais são atualizados constantemente. Em uma análise realizada recentemente em nossa base de cliente, identificamos que 14% dos seus prestadores e fornecedores, tem algum ajuste a ser realizado em um período de 30 dias.

Seja para regularizar as obrigações, ou se enquadrar e ficar em conformidade legal, atualizar os dados de contato, que impactam diretamente no relacionamento entre as empresas, sempre há alguma correção ou alteração a ser realizada..

E, uma vez que o cadastro que existia no momento da contratação, pode não ser mais o mesmo, se torna necessária uma atualização no ERP que irá impactar na emissão e recebimento dos documentos fiscais.

Outros riscos de cadastros inconsistentes

Operar com fornecedores inaptos perante a Receita Federal ou inabilitados no Sintegra pode trazer outras dores de cabeça, por exemplo, ocasionar a devolução de créditos de impostos e multas por lançamento de créditos inválidos.

Além disso, trabalhar com parceiros não qualificados pode levar a cometer falhas nas obrigações acessórias que também são passíveis de multas e outros sansões legais pelo Fisco.

Os transtornos não param por aí. Um cadastro inconsistente pode impactar na retificação EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e ECD, na validação dos arquivos enviados e na perda de prazo legal para cumprimento das obrigações.

Sem falar nos prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custos com corpo jurídico e altas multas, por exemplo.

E tem mais: como todos os arquivos enviados ao SPED são transmitidos via Certificação Digital, a empresa fica vulnerável a ser responsabilizada por eventuais irregularidades cometidas pelo fornecedor não qualificado.

O caminho para se proteger é a automação.

O primeiro passo para se proteger é implementar ferramentas que trabalhem o GRC como um todo, do cadastro de fornecedores e prestadores até o pagamento.

Assim, a tomada de decisão de operar com um determinado parceiro fica mais fácil, mas, para além disso, as áreas responsáveis como as de compras e tax, podem trabalhar de forma mais eficiente com foco em estratégia.

E é possível conquistar tudo isso com soluções automatizadas, como as que a Midas oferece. Uma delas é a qualificação cadastral. Ela verifica a situação legal de empresas em dezenas de fontes públicas e privadas, nacionais e internacionais, garantindo a aptidão do fornecedor.

Outra automação que temos para ajudar você é o saneamento de dados, que monitora, padroniza e garante a atualização das informações cadastrais das empresas automaticamente, eliminando informações desnecessárias e padronizando-as para a comunicação com o ERP que você usa.