Compliance fiscal: seu guia definitivo para evitar riscos | Midas Solutions

Estar em conformidade com as normas fiscais não é uma tarefa fácil, principalmente se sua empresa está estruturada no Brasil, onde há mais de 250 diferentes tipos de obrigações acessórias, impostos, decretos, portarias e comunicados.

No entanto, agir de acordo com a lei é um dever de extrema importância para saúde de uma organização.

Aliás, se aplicado de maneira correta e eficiente, o compliance fiscal pode ser uma excelente estratégia para redução de custos e impostos do seu negócio.

Se você ainda não está familiarizado com o termo, tão pouco sabe como aplicar a política do compliance fiscal na sua empresa, então continue lendo nosso guia definitivo!

O que é o compliance fiscal?

Antes de explicar como funciona o compliance é interessante que você compreenda de vez qual seu significado.

O termo vem do inglês, “compliance with” e basicamente significa respeitar normas, regras e códigos de conduta internos e externos.

O compliance é um conjunto de medidas preventivas para agir em cumprimento à lei, evitando e detectando desvios, fraudes e corrupções.

Em outras palavras, implementar o compliance fiscal é adotar uma postura ética diante de um ambiente tributário extremamente complexo.

Apesar de ser conhecido e aplicado em vários países há um bom tempo, o compliance só ganhou força no Brasil em 2003, com a Lei Anticorrupção, que instituiu medidas no combate à corrupção no país, pagamento de tributos e cumprimento das normas do SPED.

Qual a importância e vantagens do compliance fiscal?

Manter-se em compliance com as normas fiscais é fundamental para que sua empresa esteja sempre resguardada de autuações e dentro da lei.

Os benefícios de sua implementação são enormes, principalmente no que diz respeito à segurança.
Ao agir de acordo com a lei você irá garantir proteção à sua empresa, patrimônio, stakeholders e colaboradores, por exemplo. Além disso, é possível:

• Evitar multas e juros
• Mapear penalidades
• Risco de perdas financeiras
• Eliminar chances de dano reputacional
• Melhorar processos internos
• Reduzir carga tributária e burocracias e
• Prevenir fraudes

Quais são os riscos de não se manter em compliance?

O número de empresas que ainda não adotaram o compliance como aliado na estratégia de negócio é alto, cerca de 46% segundo pesquisa recente.

O dado é preocupante, pois revela que boa parte dos negócios no país estão suscetíveis e vulneráveis a fraudes e demais problemas.

Os riscos que uma empresa pode sofrer ao manter atos de não conformidade estão diretamente relacionados aos pilares do compliance. Olha só:

Conformidade com direitos humanos e trabalhistas

Mão de obra infantil, trabalho análogo à escravidão, assédio sexual e moral. A pessoa jurídica deve garantir um ambiente de trabalho confortável e seguro para todos os colaboradores.

Falta de registro, não cumprimento de normas trabalhistas e “fazer vista grossa” a denúncias de preconceito e assédio além de antiético pode trazer impactos negativos para sua empresa.

Conformidade e transparência financeira

O abalo reputacional às organizações envolvidas com operações fraudulentas, atrasos no recolhimento de impostos, pagamento de propinas e sonegação de tributos são enormes.

Normalizar essas situações irá gerar um custo operacional extra. Por isso, fique alerta! Compreenda a realidade fiscal brasileira e aja com transparência na condução da companhia.

Conformidade com meio ambiente

Samarco é um exemplo recente de empresa que tive envolvimento em tragédias ambientais.
As consequências da repercussão mundial deste desastre mostram o quão prejudicial isso pode ser não apenas à imagem da organização mas também à saúde financeira.

Como se manter em compliance fiscal?

Chegamos no ponto mais importante deste texto. Agora que você entendeu o que é compliance fiscal, sua importância e os riscos de não implementá-lo chegou a hora de aprender como se manter em conformidade. Vamos lá?

Crie medidas de mitigação de riscos

É melhor prevenir do que remediar, não é mesmo? A mitigação de riscos funciona como um conjunto de estratégias de precaução.

Sabemos que grandes empresas lidam diariamente com riscos e situações que podem prejudicá-las. No entanto, boa parte desses riscos podem ser prevenidos.

De fato, a tomada de decisão não é das mais fáceis, mas quando uma organização faz o mapeamento dos riscos fiscais a que está sujeita, fica mais fácil minimizar os impactos causados e colocar em ação medidas de reação mais proativas e eficientes.

Mas por onde começar?

• Comece entendendo quais são os riscos a que sua empresa está exposta
• Reúna o máximo de informações sobre seu cenário de atuação
• As obrigações fiscais estão cada vez mais exigentes e detalhadas, portanto, atualize-se
• Identifique os possíveis contratempos e crie medidas para evitá-los
• Veja seu negócio como um todo! Faça uma análise geral dos departamentos e identifique suas fraquezas fiscais
• Elabore um plano de ação e avalie como implementar as mudanças necessárias para mitigar os possíveis riscos

Crie políticas de conduta fiscal

Elas precisam ser transparentes e claras. É importante que você estabeleça a cultura do compliance em todos os processos e operações do seu negócio.

Portanto, aplique treinamentos e integrações que promovam o envolvimento de todos os colaboradores em relação às obrigações fiscais da empresa.

Aliás, é sempre bom investir em canais de comunicação que incluam todos os níveis hierárquicos da companhia.

Faça um planejamento tributário

O planejamento precisa ser estratégico para garantir o cumprimento de obrigações, recolhimento dos impostos dentro do prazo e aproveitamento de benefícios fiscais.

Desenvolva conhecimento profundo sobre a área tributária e faça seu planejamento em cima da logística tributária, uma vez que sua aplicação aproveita a legislação de uma cidade ou estado para proporcionar à empresa uma gestão de impostos mais vantajosa para sua atuação.

Firme parcerias seguras

Garanta que seus parceiros estejam alinhados com os valores e propósitos da sua empresa, pois fornecedores críticos podem afetar negativamente o seu negócio.

Esteja atento ao atraso nos pagamentos, cumprimento de normas trabalhistas, endividamento e processos judiciais no histórico do seu fornecedor.

Inclua a tecnologia na gestão de documentos fiscais

O cenário tributário é dinâmico. Conforme discutido anteriormente, a variedade de portarias, decretos, emendas, leis e medidas provisórias existentes e aprovadas diariamente são enormes.

Para se ter uma ideia, o intervalo de alíquota do COFINS varia de 3% a 47,40%. Sem mencionar o grande volume de obrigações acessórias que precisam ser entregues ao fisco.

Tudo isso toma muito tempo do contribuinte e gera um custo muito alto para as empresas.

Esse é sem dúvida um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores fiscais: monitorar, acompanhar e se adequar às mudanças constantes na tributação, além de cuidar para que os perigos da falta de compliance fiscal sejam do conhecimento de todos.

Entretanto, o tempo disponível da equipe para executar as tarefas nem sempre é dos maiores.

Entra em cena uma corrida contra o relógio. A soma de pressa para entrega + pressão + cansaço abre as portas para erros e uma série de problemas como:

• Emissão de NFS-e para CNPJ irregular
• Cálculo incorreto de alíquotas
• Equívocos na aplicação de CFOP
• Descumprimento de prazos
• Inconstâncias de dados

Entre outros.

Estamos falando de compliance fiscal, onde a precisão e a veracidade das informações é essencial para o sucesso da política de conformidade.

Por isso, contar com o apoio de um sistema de automação integrado ao seu ERP trará um enorme benefício para sua estratégia.

A tecnologia irá organizar e armazenar de maneira segura e adequada os documentos recebidos, facilitando consultas e processos de análises quando necessário e evitando o risco de perdas.

As chances de erros são menores e a produtividade e otimização do trabalho do departamento fiscal aumentam junto com os lucros da empresa.

De fato, a política de compliance fiscal veio para ficar, e apesar de sua cultura no Brasil ser recente, quanto antes sua organização se adaptar melhor.

Esperamos que aplicando este guia e contando com o suporte da automação, você não encontre dificuldades na implementação do compliance no seu negócio.

Até a próxima!