Case de Sucesso: como reduzimos os ciclos fiscais da Log-In de dias para minutos  | Midas Solutions

O case de hoje é de uma parceria de longa data da Midas: a Log-In, uma empresa 100% brasileira, que aproveita a geografia do país e seus 8.500 km de costa navegável.

O grupo conecta o Brasil com soluções logísticas costumizadas, operação de armazéns e terminais multimodais e de movimentação portuária.

Estamos falando de uma gigante do setor de navegação de cabotagem, com presença nacional e no Mercosul, tendo 12 filiais ao todo.

Com uma ampla atuação como essa, fica fácil imaginar o alto volume de documentos recebidos por mês, não é mesmo?

Se esse cenário te soa familiar, continue a leitura!

Vamos te explicar os desafios enfrentados pela empresa e como o cliente alcançou a eficiência de processos fiscais através da tecnologia Midas.

Quais eram os desafios dos ciclos fiscais da Log-In?

Como dito anteriormente, a Log-In atua em nível Brasil, estando presente em quase todos os estados costeiros do país.

Além da quantidade significativa de documentos recebidos, o grupo ainda lidava com as dificuldades causadas pela falta de padronização da NFS-e.

Os processos de recepção e validação envolviam grande análise crítica, devido à diversidade de formato, estruturas e layouts das notas.

De maneira geral, o ciclo demorava muito tempo para ser concluído. Com isso, a rotina de pagamentos levava dias, gerando possíveis atrasos em cumprimento de SLA com fornecedores.

Foi então que em 2016 a Log-In sentiu a necessidade de diminuir as horas investidas em processos fiscais e, assim, evoluir os resultados da empresa como um todo.

Leia também: Case de Sucesso: Como aceleramos a recepção de documentos fiscais do GGP

Como se iniciou a parceria com a Midas Solutions?

Bem, o objetivo era tornar a rotina fiscal mais prática através de soluções inteligentes, algo que a Midas faz como ninguém.

Somos um hub de inovação tecnológica focado em criar soluções que trazem inteligência e simplicidade para as empresas.

São 21 anos desenvolvendo tecnologias para gestão de cadastros e de documentos e atendendo 30% das maiores empresas do Brasil.

Poder trabalhar com uma empresa referência do setor intermodal como a Log-In é um grande prazer para a Midas Solutions. Aliás, são 6 anos de parceria sólida e muito sucesso alcançado juntos.

Abraçamos o desafio e partimos para ação!

Como estruturamos nosso plano de ação?

Sabíamos da necessidade de acelerar os ciclos fiscais do cliente, padronizar e converter dezenas de milhares de documentos não estruturados em XML padrão.

Após compreender as queixas do cliente e o cenário em que ele se encontrava, chegamos à conclusão de que a solução ideal para vencer os desafios deveria atender todos os cenários do grupo com dinamismo e eficiência.

Qual tecnologia aplicamos para solucionar os problemas?

Implementamos a solução de recebimento e gestão de notas fiscais mais completa do Brasil, desenvolvida pela Midas.

A tecnologia automatiza todo o recebimento de documentos fiscais. Assim, ações manuais passam a ser desnecessárias, o que gera economia e aumento na qualidade e agilidade das operações.

Além disso, a ferramenta pode aumentar em 60% a eficiência do departamento fiscal e gerar até 80h/mês em produtividade, já que:

• Atende aos templates das 5.570 prefeituras brasileiras
• Processa, valida e padroniza 100% dos documentos
• Reduz o tempo gasto em processos fiscais de dias para minutos
• Alavanca a produtividade da equipe
• Armazena documentos com segurança e fácil acesso
• Garante um compliance fiscal infalível e à prova de autuações, com tudo pronto para o SPED
• Automatiza diversos canais de recebimento: e-mail, SEFAZ, prefeitura, portal de upload
• Tudo isso alimentando com praticidade e rapidez outras tecnologias, como o ERP.

Como a Midas atuou para simplificar os ciclos fiscais da Log-In?

A solução de recebimento e gestão de notas fiscais automatizou 3 canais de entrada de arquivos com segurança e dinamismo.

Canal 1: Recuperação de XML no site da Receita Federal

A solução captura o XML das notas emitidas pelos prestadores de serviço da Log-In, faz a validação das informações e envia para o sistema interno da empresa, vinculado automaticamente aos pedidos de compra.

Canal 2: Portal on-line do fornecedor

Parceiros e fornecedores passam a enviar notas somente por um portal on-line e exclusivo, centralizando tudo em um único canal.

Com isso, a entrada de notas fica mais organizada, permitindo maior gerenciamento das informações dos documentos e dos fornecedores, deixando o processo seguro e padronizado.

Canal 3: Recebimento de arquivos por e-mail

A captura de arquivos enviados por fornecedores e prefeituras é automática. A ferramenta avalia, corrige e padroniza os documentos que chegam.

Em seguida, faz toda a verificação e libera um arquivo XML de padrão nacional, que segue para o ERP.

Tudo isso dentro de um ciclo de apenas 10 minutos, 24 horas por dia e 7 dias na semana, sem qualquer ação manual humana.

Qual resultado a aplicação dessa solução gerou para Log-In?

O automatismo na recepção de documentos fiscais trouxe visibilidade às informações da empresa. A solução contribuiu com a uniformidade dos dados, tornando-os mais coesos e fáceis de se trabalhar.

A Log-In possuía grandes equipes em cada etapa do ciclo fiscal, que era manual e demorado. Agora, essas pessoas podem atuar em frentes mais estratégicas!

Com boas tecnologias e uma equipe dedicada, a empresa mantém o fluxo de pagamento diário sem perder prazos e sem a necessidade de dar baixa no pedido de compras, por exemplo.

Além disso, houve redução de HH no setor financeiro devido às automações, com aumento do critério de análise das informações geradas.

Áreas como financeiro agora têm um papel mais estratégico na Log-In, ao revelar indicadores como quantidade de documentos cadastrados.

O cliente também conquistou maturidade e segurança dos dados e arquivos, contribuindo para a visibilidade das informações na empresa.

Como você pode atingir esses resultados também?

Com alta performance e eficiência, nossa ferramenta trará mais inovação e tecnologia para a sua realidade, simplificando os ciclos fiscais e contribuindo para que todo processo aconteça dentro do tempo hábil.

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Vejo você em breve!