Notas frias: como evitar emissão contra o seu CNPJ  | Midas Solutions

Imagine a seguinte situação: você recebe uma notificação da Receita Federal questionando a validade de uma nota fiscal emitida contra o seu CNPJ. Você verifica seus registros e… surpresa!  

A área fiscal não encontra nenhuma transação correspondente àquela nota. É nesse momento que você percebe que foi vítima de uma nota fria. 

Notas frias são um problema sério para qualquer empresa, elas afetam a tributação, podem gerar desde multas e penalidades até investigações fiscais completas. Mas como se proteger? 

Neste artigo, vamos te guiar por tudo o que você precisa saber sobre notas frias: o que são, como identificá-las, quais os riscos e, principalmente, como evitar que sua empresa caia nessa cilada 

O que são notas frias, mesmo? 

Ela é um documento que é resultado de uma ação ilegal, em que uma empresa emite uma nota fiscal contra um CNPJ aleatório, registrando uma atividade que nunca aconteceu, ou informando um valor diferente do que realmente foi negociado.  

Esses documentos podem variar de origem e destino, sendo desde a lavagem de dinheiro por corporações fantasmas até a tentativa de encobrir um produto ou serviço que foi comercializado sem a devida emissão da NFS-e.  

Outro motivo de emitir notas fiscais frias, pode ser a tentativa de burlar a receita até as ações mal-intencionadas para pagar menos impostos. Porém, independentemente da motivação, a emissão de notas frias é crime. 

A punição? Bem, os envolvidos em emissões fraudulentas estão sujeitos à pena de 2 a 4 anos de prisão e pagamento de multas bem salgadas.  

Como identificar manualmente se a nota é fria?  

Um bom ponto de partida é identificar se o código de barras, a descrição, o valor declarado e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) recebido realmente correspondem ao que foi adquirido ou contratado.  

Note se aquele CNPJ soa familiar, ou seja, se há histórico de transações entre uma empresa e outra.  

Entenda a situação da inscrição estadual do emitente e se há descrição de venda de mercadorias ou prestação de serviços que jamais aconteceram entre ambas as empresas.  

Quais os riscos para quem é vítima de nota fiscal fria? 

A escolha da companhia vítima, normalmente, é aleatória. Mas nessa aleatoriedade toda, a sua empresa pode acabar sendo a escolhida. 

É claro que, ao menor sinal de inconstância, você pode acusar a emissão de NFS-e no SEFAZ.  Porém, na maioria das vezes, as corporações sequer ficam sabendo dessas operações irregulares.  

Justamente porque o passo a passo para identificar se um documento fiscal é falso (este mesmo que informei acima) requer bastante atenção e tempo para que nenhuma informação passe despercebida. 

Nesse sentido, nas empresas que não monitoram regularmente as movimentações contra seu CNPJ, até que os gestores fiscais tenham conhecimento dessas operações irregulares, pode ser tarde demais.  

O Fisco já terá questionado sobre a não escrituração dos documentos e o pagamento dos devidos tributos, o que aos olhos exigentes da fiscalização é visto como sonegação. 

A partir daí, inicia-se um processo de investigação pelo descumprimento de normas fiscais, omissão e recolhimento de impostos, e contornar toda essa situação não é tarefa fácil. 

Como evitar que sua empresa seja vítima de notas frias 

Sem dúvidas, monitorar tudo o que está sendo emitido contra o seu CNPJ é a chave para proteger sua empresa contra notas fiscais frias. 

Para isso, acesse o site da SEFAZ e consulte as notas em questão através da chave de acesso, aquela mesma de 44 dígitos.  

Caso não reconheça alguma movimentação, manifeste imediatamente à Receita Federal por aqui. Com essa formalização, você evita riscos de compliance e qualquer envolvimento com sonegação de impostos.  

Essa checagem deve ser constante, por isso é essencial que ela faça parte da rotina da sua equipe, assim, a companhia tem a chance de reagir rapidamente caso se depare com transações fora do comum.  

É importante dizer que o processo de monitoramento é simples, no entanto considere uma empresa que tem 200 notas para conferir.  

Será necessário digitar a chave de acesso, o código captcha (aquele que prova que você não é um robô) e fazer o download do XML centenas de vezes. 

Tudo isso demanda muito tempo dos times fiscais e, por mais organizado que seja o mutirão de digitação, ou por mais atento que seja o olhar da equipe, algo pode passar despercebido.  

Como a Automação integrada ao seu ERP Podem te Proteger 

• Monitoramento em tempo real: A Midas monitora as notas fiscais recebidas em tempo real, comparando-as automaticamente com as informações registradas no seu ERP. 

• Validação automática: O sistema verifica a autenticidade da nota, comparando-a com os dados da Sefaz e das prefeituras, identificando qualquer irregularidade. 

• Alertas inteligentes: Em caso de suspeita de nota fria, o sistema emite alertas, permitindo que você aja rapidamente e evite problemas com o Fisco. 

• Centralização de informações: A Midas centraliza todos os documentos fiscais da sua empresa em um só lugar, facilitando a gestão e o controle das notas. 

Com a Midas trabalhando em conjunto com o seu ERP, você garante a segurança fiscal da sua empresa e ainda libera tempo da sua equipe para focar em atividades mais estratégicas. 

As notas frias representam uma ameaça real para a saúde financeira e a reputação da sua empresa. Ao automatizar seus processos fiscais e se manter vigilante, você garante a segurança do seu negócio e evita problemas com o Fisco. 

Lembre-se: a prevenção é sempre o melhor remédio. 

Quer blindar seu negócio contra as notas frias e garantir a eficiência da sua gestão fiscal? Conheça as soluções da Midas e descubra como podemos te ajudar! Entre em contato conosco e encontre a solução ideal para sua empresa.