Fechamento mensal: o que é, dicas para fazer | Midas Solutions

Seja qual for o porte da sua empresa, fazer um fechamento mensal é essencial para que ela cresça de forma saudável, organizada e esbanjando saúde financeira.

O que é fechamento mensal

Fechamento mensal é um processo contábil essencial para garantir que todas as movimentações financeiras, fiscais e trabalhistas dos últimos 30 dias de uma empresa sejam devidamente registradas e analisadas.

Esse procedimento é a base para assegurar uma visão clara e estratégica da saúde financeira, impactando diretamente decisões de expansão, controle de custos e otimização de recursos.

É recomendado que o fechamento mensal financeiro seja feito até o quarto dia útil do mês.

Relatório financeiro mensal

O relatório financeiro mensal é uma ferramenta estratégica de gestão que oferece uma visão completa e detalhada sobre todas as movimentações financeiras da empresa ao longo do mês. É o resultado da análise realizada para o fechamento mensal.

Com ele, gestores podem avaliar o desempenho econômico, identificar oportunidades de corte de custos ou otimização de recursos, e determinar o melhor momento para investimentos futuros, sempre com base em dados concretos.

Quem é o responsável pelo fechamento mensal?

O fechamento mensal depende da sinergia entre várias áreas da empresa. Mas a área contábil, com participação do financeiro, são as que realmente colocam a mão na massa. Na prática, o financeiro filtra as informações para o contábil.

Devo fazer o fechamento mensal ou anual?

Por mais que sejam parecidos, o fechamento mensal e o anual cumprem funções diferentes.

A vantagem em fazer o fechamento mensal está em colocar uma lupa nas movimentações que aconteceram nos últimos 30 dias.

Já o fechamento anual dá uma visão mais ampla da situação da empresa. É a partir dele que verificamos se no fim de um período mais longo os resultados são positivos ou negativos, e se aquelas estratégias deram resultado.

Além disso, o fechamento anual alimenta demonstrações contábeis que precisam ser entregues pelas empresas todos os anos ao SPED, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados de Exercício.

Então, o mais recomendado é que você faça o fechamento mensal, mas prepare também um fechamento anual, reunindo as informações que foram coletadas todos os meses.

Dicas para um fechamento mensal eficiente

O fechamento mensal exige disciplina e atenção aos detalhes para garantir que todas as movimentações financeiras do mês sejam devidamente registradas e analisadas. Veja algumas dicas práticas para realizar um fechamento mensal eficiente:

Planejamento e definição de responsáveis

O primeiro passo para um fechamento mensal financeiro eficiente é realizar um planejamento da rotina, com procedimentos e prazos para a realização das atividades e a definição de quais profissionais serão responsáveis. Dessa forma, é possível minimizar as chances de atrasos e falhas.

Liste os documentos necessários

É importante manter uma lista de documentos necessários para o processo de fechamento de mês, assim, o profissional responsável terá maior facilidade em entregar tudo dentro do prazo estipulado.

O fechamento mensal inclui o levantamento de documentos como:

• Notas fiscais
• Extratos bancários
• Comprovantes de pagamento
• Recibos
• Relatórios de vendas
• Contratos
• Cálculos trabalhistas e tributários

Organização do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é alimentado por dados do extrato bancário, vendas e movimentações do caixa da empresa. Para garantir que este fluxo de caixa esteja correto, é importante separar as entradas operacionais, diferenciando por exemplo as vendas de empréstimos e outros tipos de entradas.

Leia também: Conheça a antecipação de recebíveis e como combiná-la ao seu fluxo de caixa.

Análise da liquidez

A liquidez se refere ao dinheiro disponível em caixa para pagar obrigações de curto prazo. Durante o fechamento mensal, é importante analisar a liquidez operacional para identificar se as vendas foram suficientes para cobrir os custos operacionais. Se a empresa tiver mais saídas do que entradas, é hora de entender os motivos:

• Verifique se o fechamento mensal está negativo apenas por um fator pontual, como o pagamento de dois boletos acumulados.
• Avalie se o saldo acumulado do mês anterior foi suficiente para cobrir eventuais déficits temporários.

Rentabilidade

Avalie o lucro gerado pela empresa no mês, considerando o total vendido, independentemente de o valor já ter sido recebido ou não. Para calcular a rentabilidade, é importante registrar todas as vendas do mês e relacionar todos os custos e despesas.

Estrutura de capital

Avalie como o capital da empresa está sendo utilizado. Uma boa liquidez e rentabilidade não é sinônimo de sucesso caso a empresa tenha um endividamento elevado. Para manter um bom gerenciamento do capital:

• Controle rigorosamente empréstimos e financiamentos.
• Avalie se é o momento certo de amortizar dívidas com juros altos para evitar que elas consumam o lucro da empresa.

Documentos necessários para o fechamento mensal

O fechamento financeiro mensal e o relatório mensal dependem da análise de diversos documentos para garantir uma visão precisa da saúde financeira da empresa. Aqui está a lista dos principais documentos necessários para a elaboração desse processo:

• Receitas: Representam todos os valores que entram no caixa da empresa durante o mês. Esses valores podem vir de várias fontes como:
  • Notas fiscais de venda de produtos ou serviços.
  • Comprovantes de recebimento de clientes.
  • Entradas de capital decorrentes de investimentos ou aluguéis.
• Despesas: Incluem todos os pagamentos feitos pela empresa, podendo ser fixos ou variáveis. Documentos relevantes para essa categoria incluem:
  • Comprovantes de pagamento de fornecedores.
  • Faturas de despesas fixas (aluguel, internet, energia).
  • Recibos de despesas variáveis (fornecimento de matérias-primas, manutenção).
• Ativos: Representam todos os bens e direitos que a empresa possui e que podem ser convertidos em dinheiro, como:
  • Extratos bancários e aplicações financeiras.
  • Inventário de estoque.
  • Patentes, marcas e propriedades intelectuais.
  • Maquinários, veículos e equipamentos.
• Passivos: Obrigações financeiras da empresa, que precisam ser pagas. Os principais documentos desta categoria incluem:
  • Comprovantes de empréstimos e financiamentos.
  • Guias de pagamento de impostos (GNRE, DARF).
  • Recibos de pagamento de salários e benefícios.
  • Contas a pagar (fornecedores, prestadores de serviço).
• Patrimônio: Representa o saldo entre ativos e passivos da empresa, os documentos importantes para esta categoria:
  • Relatórios de balanço patrimonial.
  • Documentos de avaliação dos bens da empresa (imóveis, ações, etc.).

Para empresas que lidam com grandes volumes de transações, automatizar parte do processo com plataformas financeiras como o Olimpo da Midas, pode garantir que tudo seja registrado de forma organizada e eficiente.

Evite estes erros no fechamento mensal da sua empresa

• Desorganização: Deixar para fazer tudo no final do mês aumenta os riscos com relação ao fechamento mensal. Acompanhe e registre os lançamentos diariamente para ter um controle mais preciso.
• Misturar contas pessoais e empresariais: Mantenha separadas as contas pessoais e empresariais para garantir um fechamento mensal preciso.
• Falta de controle de estoque: Não ter um controle do estoque pode levar a gastos desnecessários e erros na precificação de produtos.
• Previsões financeiras imprecisas: Tomar decisões com base em previsões financeiras irreais pode comprometer a saúde financeira da empresa, use dados concretos e atualizados.
• Considerar valores que ainda não entraram no caixa: Trabalhe sempre com números reais e concretos, o fechamento mensal precisa refletir a realidade da sua empresa.
• Não organizar os lançamentos por categoria: Categorizar os lançamentos ajuda a ter clareza do quanto está sendo investido em infraestrutura, marketing, prospecções, tecnologia, colaboradores, etc. Isso facilita na identificação dos maiores gargalos e onde é possível economizar.
• Ver as movimentações apenas no dia do fechamento: Acompanhar diariamente a caminhada financeira da empresa, especialmente o fluxo de caixa torna o processo do fechamento mensal mais eficiente.

Impacto do fechamento mensal na tomada de decisão

Executar um fechamento mensal completo vai além de uma simples obrigação fiscal. Ele proporciona uma visão completa e detalhada da saúde financeira da empresa, impactando diretamente a capacidade de prever desafios, adaptar o planejamento de longo prazo e garantir o cumprimento das obrigações legais, mantendo a empresa competitiva e financeiramente estável.

Com um procedimento adequado de fechamento mensal, a empresa pode:

• Validar seu fluxo de caixa
• Verificar receitas e despesas
• Analisar lucros e prejuízos
• Identificar desafios financeiros
• Adaptar o planejamento estratégico
• Encontrar novas estratégias para melhorar os resultados
• Entender o comportamento de cada departamento da empresa
• Garantir conformidade com obrigações fiscais e legais

Ter clareza sobre as finanças da empresa garante uma tomada de decisões estratégicas muito mais segura. Um gestor bem-informado sabe exatamente quando é o momento certo para investir em novos equipamentos, expandir o negócio ou reavaliar contratos de fornecedores. Sem essa visão clara, o risco de tomar decisões prejudiciais à saúde financeira da empresa aumenta consideravelmente.

Simplifique o fechamento mensal com Olimpo

O Olimpo uma plataforma da Midas que centraliza e automatiza não apenas o controle de notas fiscais de serviço e contas a pagar, mas também facilita a inclusão e atualização de cadastros de fornecedores e prestadores de serviços.

Ao integrar esses processos, a plataforma assegura que sua empresa mantenha as transações com terceiros sempre organizadas, sem erros e com total transparência, otimizando o tempo da sua equipe e garantindo um fechamento mensal ágil e eficiente.

• Validação automática de fornecedores
• Centralização das notas fiscais de serviço
• Automação eficiente do fluxo de gestão de cadastros e de contas a pagar
• Comunicação direta e clara com fornecedores
• Visão 360º dos fornecedores
• Integração com sistemas de gestão

Com o Olimpo, você ganha mais controle, organização e tranquilidade para gerenciar os seus fornecedores.

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