Como a melhoria de processos pode transformar os resultados do seu negócio | Midas Solutions

Aposto que você está sempre tentando aperfeiçoar e melhorar o desenvolvimento do seu trabalho, certo?

Afinal, a cada dia que passa, há um conceito novo para se aprender, uma nova tecnologia para se atualizar, processos inovadores para implementar ou uma metodologia disruptiva para pôr em prática.

Inclusive, você sabe que, se não se aprimorar, corre risco de ficar para trás com relação aos seus colegas de profissão e marcas concorrentes da sua companhia.

Sob esse ponto de vista, a melhoria de processos é de extrema importância para a organização, uma vez que a saúde das operações está ligada diretamente ao desempenho e ao resultado de toda a empresa.

Ao contrário do que se imagina, não são apenas os colaboradores e produtos que fomentam seu negócio, a qualidade dos procedimentos internos também.

Processos que não conversam entre si promovem falhas, lentidão e desorganização, propiciam o desperdício, gasto de capital com situações desnecessárias, atraso na entrega ou execução de um serviço ao cliente e por aí vai.

Levando esses pontos em consideração, escrevemos esse conteúdo para te ajudar a aplicar a melhoria de processos em seu negócio e, assim, otimizar a rotina de sua companhia de forma que impulsione os bons resultados e minimize os erros.

Vamos lá? Boa leitura! 🧐

O que é melhoria de processos?

Primeiramente, é bom lembrar que, independentemente do tamanho e/ou segmento de sua companhia, toda empresa tem seus processos, estes podem ser mais curtos ou complexos, mas sempre marcam presença.

Dito isso, também conhecida como Business Process Improvement (BPI), a melhoria de processos nada mais é do que tornar a jornada mais rápida e eficiente. Ou seja, transformar cada processo no mais produtivo e bem-feito que pode ser.

Bom, siga essa linha de raciocínio:

Toda empresa é regida por regras e etapas. Logo, é essencial garantir que cada procedimento seja realizado com o máximo de exatidão e rapidez, para manter o pleno funcionamento de todas as operações.

É possível aplicá-la em um único departamento ou em toda a empresa. A última é a que mais atinge o consumidor, pois impacta toda a cadeia produtiva do negócio, incluindo o produto final e, consequentemente, o cliente.

A melhoria de processos é dividida em duas etapas: a primeira consiste na análise completa de como uma situação específica funciona atualmente, para depois, na segunda etapa, verificar e propor novos pontos que podem ser úteis para um melhor desenvolvimento.

Através deste mapeamento, é possível identificar as etapas que são desnecessárias, o que pode ser otimizado para aprimorar a qualidade do serviço realizado e, ainda, em qual estágio é preciso e vale a pena aplicar um recurso tecnológico.

É importante ressaltar que a melhoria de processos não é sinônimo de automação de processos. A tecnologia pode ser uma grande aliada, mas não é a mesma coisa, ok?

Para que serve a melhoria de processos?

Bem, de forma geral, se você tem em mente deixar sua empresa cada vez mais competitiva, mais rentável e mais organizada, é hora de focar na melhoria de processos.

Tem-se uma crença equivocada de que ela serve apenas em uma época específica do ano ou até mesmo em momentos raros.

A melhoria de processos é algo linear e que deve ter uma monitoria contínua, porque, como você sabe, as informações mudam a cada instante, e qualquer novo detalhe torna-se crucial para seu negócio sair na frente e ganhar aquele destaque merecido.

Dito isso, a melhoria contínua é essencial para garantir que a sua empresa seja vista como um negócio que está sempre preocupado em superar expectativas e fornecer sempre um serviço e/ou produto de alta qualidade. E para isso, não mede esforços.

E esse ponto é extremamente importante, porque quanto mais você aumenta o valor do seu produto, mais o cliente estará disposto a adquiri-lo.

Quais os benefícios da melhoria de processos?

Quando se fala e se pensa nessa estratégia, é sempre buscando somar algumas vantagens para o negócio com as mudanças, certo? Mas, afinal, quais são elas? Confira abaixo.

Maior otimização do tempo

Quando feita de maneira correta, ela acaba de alguma forma simplificando e reduzindo o número de etapas envolvidas, ou seja, menos tempo.

Assim, as próximas fases fluem mais rapidamente, e sua equipe, por exemplo, fica mais produtiva e pode resolver outras situações.

Menos desperdício dos recursos

Quando você corta etapas desnecessárias ou até mesmo analisa e realoca os investimentos que eram utilizados em tal processo, há um uso mais eficiente dos recursos.

Mais resultados

O BPI pode ampliar seus resultados, isso porque, pense comigo, ao produzir mais em menos tempo e com “gastos” aplicados corretamente, seus lucros tem grande chance de aumentar.

Mais transparência e organização

Quando se avalia e compreende todas etapas de um determinado processo, você garante que todos os membros da equipe fiquem atentos as suas responsabilidades e isso facilita e muito na hora da execução.

Maior satisfação do cliente

A melhoria de processos leva consequentemente a produtos/serviços com ainda mais qualidade e que garantem uma satisfação maior por parte do consumidor.

Vamos supor que você montou toda essa estratégia em cima da entrega, ou melhor, pensando no cumprimento dos prazos.

Ao otimizar, irá descartar etapas desnecessárias e deixará tudo o mais alinhado possível, você se certificará ao máximo de que seu produto será entregue o quanto antes. E vamos combinar, isso deixará seu cliente bastante feliz.

5 etapas pra aplicar a melhoria de processos

Cada empresa pode montar sua estratégia de melhoria de processos, porém separei algumas etapas que acredito serem fundamentais para que ocorra de forma correta e alcance os resultados esperados.

Ah! Sempre bom lembrar que isso deve ser feito e alinhado com todo o setor, ou pelo menos com a maior parte dele. Até mesmo porque, são essas pessoas que vivenciam isso na prática diariamente.

Confira:

1) Identificação e mapeamento dos processos

Antes de tudo, é necessário olhar o cenário atual, entender exatamente como as coisas estão funcionando e, assim, fazer alguns questionamentos para analisar se todas as etapas são realmente úteis.

– Por que esse processo existe?
– Para que serve esse processo?
– Como estão as metas e indicadores?
– Como está a saúde desse processo? Ele está fluindo bem ou poderia ser melhorado?

2) Priorização dos processos

Aqui é importante observar qual etapa do processo está mais crítica e qual está menos crítica. Assim você consegue visualizar facilmente qual deve ser sua urgência naquele momento e que precisa ser resolvida rapidamente.

Minha sugestão é que você enumere mesmo, indo do que merece mais atenção até o que está mais tranquilo, vamos dizer assim.

3) Preparação para melhoria de processos

Após definir qual etapa precisa ser aprimorada, atente-se a dois pontos:

– Qual o objetivo da melhoria de processos nessa etapa?
– O que pode estar atrapalhando e reduzindo o desempenho da etapa?

4) Redesenhando processos

Depois de ter discutido e visto os pontos que podem estar atrapalhando o desenvolvimento, a produtividade e o tempo, chegou a hora de reformular e desenhar esse novo processo, ou seja, fazer um novo mapeamento.

Assim que isso for feito, é necessário voltar ao início para verificar se todas as brechas e falhas que ocorriam anteriormente serão resolvidas ou minimizadas dessa nova forma.

5) Monitoramento das melhorias

Após determinado processo ser redesenhado, é importante lembrar que algumas mudanças demoram um certo tempo até conseguirem fluir como foi imaginado.

Porém, é necessário ficar sempre de olho nos números e indicadores que irão certificar a saúde e o desempenho de todo o processo. O monitoramento deve ser contínuo.

Até porque, na teoria, alguns pontos podem funcionar e, na prática, podem precisar ainda ser lapidados. Então, fique sempre de olho, ok?

Como a Midas contribui para a melhoria de processos?

Como foi falado anteriormente, a melhoria de processos não está ligada necessariamente à automação de processos. Mas não podemos esquecer que contar com uma “mãozinha” da tecnologia irá facilitar e intensificar os resultados.

Para você ter uma ideia disso na prática, observe alguns benefícios que nossas soluções podem somar aos seus processos.

Primeiramente vamos ao setor fiscal. Lidar com a avalanche de notas fiscais que são emitidas diariamente contra seu CNPJ consome um tempo bastante precioso da sua equipe.

Se antes era preciso que o colaborador buscasse uma nota fiscal no e-mail, no SEFAZ ou através de algum site de prefeitura, esse problema acabou!

O ANI, solução da Midas, captura essa nota automaticamente. Fora que todos os documentos são transferidos para o ambiente digital, contribuindo também com a economia em relação ao espaço de armazenamento.

Já quando falamos sobre fornecedores, acredito que você saiba o quanto eles são fundamentais para que seus produtos e/ou serviços sejam cumpridos, certo?

No momento em que se precisa de um novo parceiro, seu time utiliza várias horas do dia para realizar uma vasta pesquisa e analisar quais são os mais apropriados.

Uma das funcionalidades da Atualização e Análise de Dados Cadastrais, também da Midas, ajuda você nessa missão. A solução valida e qualifica CNPJs para você automaticamente.

Tudo isso para você firmar uma parceria segura e que atenderá a necessidade da sua companhia.

Assim, sua equipe conta com uma infinidade de informações atualizadas sobre tal empresa, além de análises completas das situações no âmbito Federal, Estadual e também obrigatoriedade fiscais e certidões negativas de débito.

Ainda pensando nos fornecedores, é essencial que sua empresa se alie a parceiros que estão de acordo com a lei para que não haja futuros problemas para sua companhia.

Pensando nisso, sabe aquelas certificações importantíssimas que levam dias para ficar disponíveis? Com a nossa tecnologia Governança de Cadastro, o trâmite é reduzido.

A ferramenta cria um atalho, atuando de forma objetiva para diminuir o retorno das informações, o que é perfeito para tomadas de decisão mais ágeis.

E, também, não podemos esquecer outro ponto muito relevante: a responsabilidade pelo preenchimento dos campos e pela entrega de documentações é compartilhada com o próprio fornecedor.

Sendo assim, é o parceiro quem fica responsável por enviar, atualizar a documentação e responder a questionários pré-definidos por sua equipe.

Diante disso, você elimina o esforço operacional, o que possibilita ao seu time assumir funções mais estratégicas e cumprir as demandas de seus clientes com mais agilidade, diminuindo riscos.

Isso porque sua equipe não precisa ficar realizando buscas, cobrando o fornecedor de enviar as informações e documentações e, ainda, caso o cadastro venha com inconsistências, a responsabilidade é do parceiro.

Resumidamente, isso tudo significa menos tempo, mais produtividade, mais segurança e qualidade nos processos – e é exatamente para isso que serve a melhoria de processos.

Esse é um daqueles conteúdos que vale MUITO a pena compartilhar com sua equipe para iniciar uma conversa sobre os processos que vêm sendo desenvolvidos no negócio, a fim de melhorá-los e trazer ganhos à empresa e até mesmo ao cliente.

Aproveite que o próximo ano está aí e comece com o pé direito.

Te vejo na semana que vem. Até breve! 👋