A importância do departamento de compras para as empresas | Midas Solutions

A área de compras parece ser uma daquelas que ficam um pouco mais “distantes” dos holofotes de uma empresa, né? Mas indo na contramão dessa impressão, a importância do departamento de compras é muito significativa para as empresas.

Afinal, é essa área que tem a responsabilidade de manter os estoques de suprimentos em dia.

Sabe quando você sente aquela vontade de tomar um cafezinho no meio do dia e tem isso disponível na copa da empresa? É provável que sem um controle do compras, as chances de faltar pó ou grão de café fossem muito maiores.

Já imaginou precisar imprimir um documento importante e não ter tinta suficiente na impressora, porque ninguém ficou responsável por adquirir um novo cartucho?

Esses dois exemplos são muito pequenos diante da grandiosidade de benefícios que o departamento de compras pode trazer para um negócio.

Para além da aquisição de suprimentos, esse departamento ainda abraça as seleções e negociações com fornecedores, organizações de pedidos, controle dos meios de pagamento e muito mais.

Neste conteúdo você conhecerá mais sobre as reponsabilidades do compras nas empresas, e quais tecnologias podem contribuir para o dia a dia desse departamento.

Quais são as responsabilidades e a importância do departamento de compras

Antes de pensar no quão importante é essa área para as empresas, é preciso entender o que é o setor de compras e como ele funciona.

Resumindo bem superficialmente, este é o departamento responsável pelo abastecimento da empresa como um todo.

Ou seja, o compras deve garantir que, tanto um simples material de escritório, quanto um importante recurso de produção, sejam adquiridos com a máxima qualidade.

O desafio é encontrar uma estratégia que vise manter a empresa em um movimento harmonioso, sem travar a produção, que esteja dentro de orçamentos viáveis e que seja lucrativo para o negócio.

É a partir daqui que a importância do departamento de compras fica bem evidente!

Tudo começa quando chegam pedidos de diferentes áreas, para a aquisição de suprimentos, e é preciso organizá-los por prioridade.

Nessas situações, a priorização é muito relativa, já que cada área entende seus pedidos como urgentes. Por isso, é preciso ter bastante jogo de cintura e entendimento sobre os processos de cada setor, para conseguir enfileirar as demandas.

Na sequência, é preciso iniciar a busca por fornecedores qualificados, com o objetivo de conseguir bons produtos, preços que caibam no orçamento estipulado e uma relação saudável e segura com o parceiro.

Nesse caso, é interessante fazer uma verificação minuciosa sobre o comportamento desses parceiros, passando longe daqueles que podem estar associados a práticas irregulares e evitando exposições negativas da sua empresa.

Depois de feitas as seleções, é chegado o momento de negociar valores e repassá-los a quem fez a solicitação.

Indo muito além do preço, nessa etapa também é necessário checar a confiabilidade da entrega, as condições de pagamento, a disponibilidade de assistência técnica e outros requisitos que podem ser benéficos para o negócio.

Por fim, o departamento ainda fica responsável por emitir as ordens de compras e garantir que os documentos fiscais sejam emitidos corretamente, seguindo os padrões da empresa.

É responsabilidade pra mais de metro!

Integração do departamento de compras com outras áreas

Como você viu, o departamento de compras recebe solicitações de todos os setores de uma empresa, o que, naturalmente, já faz com que ele seja ligado a diversas áreas.

Porém, essa relação vai muito além disso.

Dois times que têm um vínculo direto com o compras, são a área comercial e a de gestão de estoque.

• Comercial

O setor comercial abriga o início de todo fluxo de produção de uma empresa.

É neste departamento que as demandas surgem e, a partir delas, é possível calcular a necessidade de matéria-prima para o desenvolvimento dos produtos.

• Gestão de Estoque

Atrelado tanto ao compras, quanto ao comercial, esse time – como o nome já sugere, é o responsável por controlar o armazenamento de estoques.

Nesse caso, a área verifica constantemente a quantidade (e estado) dos suprimentos da empresa, a necessidade de adquirir novos produtos, quais são as demandas do time comercial para a execução de uma venda e etc.

Com estes dois exemplos já dá para entender que ter uma boa comunicação entre os departamentos é premissa fundamental para o trabalho seja feito com eficiência. E, muitas vezes, é este o problema das organizações.

O baixo compartilhamento de informações dificulta o andamento dos processos e, principalmente, a tomada de decisões do setor de compras, prejudicando os resultados da empresa.

Mas todo esse transtorno pode ser evitado se a empresa tiver o apoio de um sistema de gestão eficiente para o processo de compras.

Leia também: API de integração: como ter mais controle sobre o processo de cadastros

Softwares e soluções que podem contribuir para a manutenção do processo

Investir em sistemas que contribuam com a gestão de compras tende a diminuir significativamente o número de erros, retrabalhos e inconsistências em toda a empresa.

Isso porque, quando as tarefas são realizadas de forma manual, as informações, muitas vezes, ficam desatualizadas e sem um padrão específico. Além, é claro, de ficarem descentralizadas e vulneráveis a vazamentos.

Para ajudar nesse processo, hoje existem APIs que se integram com o seu sistema de gestão e que tem o objetivo de centralizar os processos.

Já pensou se você conseguisse coletar, sintetizar e padronizar os dados de um CNPJ, que podem ser convenientes para o seu negócio, e ainda integrar essas informações automaticamente ao seu sistema?

Isso é possível através de APIs de cadastro!

Dando mais um passo na operação, eu acredito que o recebimento das notas fiscais também é um assunto de preocupação recorrente nas rotinas da sua empresa. Acertei?

Para resolver essa questão, também é possível contar com o apoio de um software responsável por receber e processar as notas enviadas pelos seus fornecedores e prestadores de serviço.

Através de um portal exclusivo, o parceiro envia os documentos e você os recebe de forma centralizada e dinâmica. E mais, você ainda se comunicar diretamente com o prestador de serviço, caso aconteça alguma falha no processamento.

Além de garantir que você receberá 100% das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, você também ganha facilidade no momento de gerar relatórios, segurança no durante a validação das informações e evita o temido atraso de pagamentos.

Tudo isso faz com que a sua empresa evolua a relação com os fornecedores e prestadores de serviço, e te livra de problemas com o fisco.

Se você chegou aqui, com certeza conseguiu enxergar a importância do departamento de compras dentro de uma organização, né?

Então aproveite para compartilhar essas informações com os seus colegas de equipe!

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