Notas frias: como evitar emissão contra o seu CNPJ  | Midas Solutions

“É importante dirigir para você e para os outros.” 

Essa frase, bastante utilizada nas autoescolas, é mais do que bem-vinda no mundo corporativo. 

Afinal, adotá-la como mantra pode livrar sua empresa de entrar numa fria, ou melhor dizendo, ser vítima de notas frias. 

Se não bastasse a área fiscal ser, por si só, uma área cheia de especificidades, ainda é necessário controlar o que terceiros fazem com o CNPJ da sua empresa.

Pois é! Acontece que ter uma nota fria emitida contra o nome da sua organização, à primeira vista pode parecer inofensivo, afinal, sua companhia é a vítima. 

Porém, a situação pode ser interpretada como má fé pelo Fisco, prejudicando a vida útil do seu negócio. 

Entenda definitivamente como as notas frias afetam sua tributação e como evitar que sua empresa seja vítima desse tipo de fraude. 

O que são notas frias, mesmo? 

Indo direto ao ponto, nota fiscal fria é uma ação ilegal em que uma empresa emite uma nota fiscal contra um CNPJ aleatório, registrando uma atividade que nunca aconteceu, ou informando um valor diferente do que realmente foi negociado. 

Da lavagem de dinheiro por corporações fantasmas até a tentativa de encobrir um produto ou serviço que foi comercializado sem a devida emissão da NFS-e. 

Da tentativa de burlar a receita até as ações mal-intencionadas para pagar menos impostos. Independentemente da motivação, a emissão de notas frias é crime.

A punição? Bem, os envolvidos em emissões fraudulentas estão sujeitos à pena de 2 a 4 anos de prisão e pagamento de multas bem salgadas. 

Como saber se a nota é fria? 

Um bom ponto de partida é identificar se o código de barras, a descrição, o valor declarado e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) recebido realmente correspondem ao que foi adquirido ou contratado. 

Note se aquele CNPJ soa familiar, ou seja, se há histórico de transações entre uma empresa e outra. 

Entenda a situação da inscrição estadual do emitente e se há descrição de venda de mercadorias ou prestação de serviços que jamais aconteceram entre ambas as empresas. 

Quais os riscos para quem é vítima de nota fiscal fria?

Como comentei, a escolha da companhia vítima, normalmente, é aleatória. Mas nessa aleatoriedade toda, a sua empresa pode acabar sendo a escolhida.

É claro que, ao menor sinal de inconstância, você pode acusar a emissão de NFS-e no SEFAZ.  Porém, na maioria das vezes, as corporações sequer ficam sabendo dessas operações irregulares. 

Justamente porque o passo a passo para identificar se um documento fiscal é falso (este mesmo que informei acima) requer bastante atenção e tempo para que nenhuma informação passe despercebida.

Nesse sentido, nas empresas que não monitoram regularmente as movimentações contra seu CNPJ, até que os gestores fiscais tenham conhecimento dessas operações irregulares, pode ser tarde demais. 

O Fisco já terá questionado sobre a não escrituração dos documentos e o pagamento dos devidos tributos, o que aos olhos exigentes da fiscalização é visto como sonegação.

A partir daí, inicia-se um processo de investigação pelo descumprimento de normas fiscais, omissão e recolhimento de impostos, e contornar toda essa situação não é tarefa fácil, Mestre Jedi. 

Aproveite e confira também este conteúdo: Elisão e evasão fiscal: entenda a diferença e não erre mais

Como evitar que sua empresa seja vítima de notas frias

Sem dúvidas, monitorar seu CNPJ e saber tudo o que está sendo emitido contra ele é a chave para proteger sua empresa contra notas fiscais frias.

Para isso, acesse o site da SEFAZ e consulte as notas em questão através da chave de acesso, aquela mesma de 44 dígitos. 

Caso não reconheça alguma movimentação, manifeste imediatamente à Receita Federal por aqui. Com essa formalização, você evita riscos de compliance e qualquer envolvimento com sonegação de impostos. 

Essa checagem deve ser constante, por isso é essencial que ela faça parte da rotina da sua equipe, assim, a companhia tem a chance de reagir rapidamente caso se depare com transações fora do comum. 

É importante dizer que o processo de monitoramento é simples, no entanto considere uma empresa que tem 200 notas para conferir. 

Será necessário digitar a chave de acesso, o código captcha (aquele que prova que você não é um robô) e fazer o download do XML centenas de vezes. Ufa!

Tudo isso demanda muito tempo dos times fiscais e, por mais organizado que seja o mutirão de digitação, ou por mais atento que seja o olhar da equipe, algo pode passar despercebido. 

Como a automação te livra dessa preocupação

A melhor alternativa para que notas fiscais sejam verdadeiras aliadas do seu controle financeiro e não uma preocupação é a automatização.

Inclusive, o ANI automatiza vários canais de entrada de arquivos com segurança e dinamismo, como e-mail,  prefeitura e até mesmo a SEFAZ.

Basicamente, a solução recebe qualquer tipo de documento emitido contra o seu CNPJ, valida a autenticidade da nota e converte num XML padrão acrescido da imagem original do documento, que segue para o ERP. 

Com isso, você e sua equipe: 

• Passam a ter conhecimento em tempo real da veracidade das notas
• Saem do papel de digitadores
• Partem para atividades mais estratégicas e alinhadas com o core do negócio
• Extinguem a vulnerabilidade a problemas no compliance e com Fisco
• Reduz custos e riscos da sua rotina fiscal
• Contribuem com informações sólidas em auditorias fiscais.

Sem contar que, ao visualizar as notas antes mesmo da chegada da mercadoria, é possível gerenciar e agilizar o pagamento de seus fornecedores, promovendo um relacionamento saudável com os parceiros.

Agora, aproveite e compartilhe o conteúdo com a sua equipe ou liderança e garanta que o seu gerenciamento de notas fiscais recebidas seja ainda mais seguro e eficaz.