Como montar um business case para justificar investimentos em tecnologia | Midas Solutions

Como justificar investimentos em tecnologias de automação da melhor forma possível para C-levels?

O business case é a maneira mais eficiente de fortalecer os seus argumentos e auxiliar a alta diretoria na tomada de decisão.

Afinal, para pessoas responsáveis pela gestão o problema pode ser bastante evidente, mas a necessidade de automatizar as demandas do departamento precisam estar claras o suficiente para elevar as chances de aprovação.

Como mostrar que a automação pode trazer ótimos resultados para organização?

Como montar um business case de sucesso?

Elaboramos um passo a passo com boas práticas para você defender o seu projeto e transformar a ideia em ação!

O que é um business case?

Muito mais do que “vender o seu peixe”, o business case é um documento de apresentação referente à implementação de um projeto, ferramenta, estratégia, e nesse caso, um investimento em automação de processos manuais para uma determinada área.

Podemos dizer que o trabalho do business case é agregar valor e mostrar todo o potencial por trás da ideia.

Assim, esse documento carrega informações como benefícios, oportunidades e melhorias. Funciona mais ou menos como aquela defesa que você fez na apresentação do TCC para faculdade.

Você precisou entender a fundo o tema escolhido, identificar dores e oportunidades daquele cenário, ter argumentos bem fundamentados e apresentar resultados palpáveis para enfim, conseguir a aprovação da banca.

No mundo corporativo as coisas são bem parecidas, basear-se em especulações ou em discussões sem embasamento pode levar ao fracasso da sua justificativa e, se aceita, poderá acarretar sérios prejuízos para toda a empresa.

Agora que você já compreendeu qual é a importância e o objetivo do business case chegou o momento de entender como ele pode ser utilizado.

Vamos lá?

Como o business case pode ser utilizado?

O business case pode ser adaptado para qualquer necessidade ou gargalo dentro de uma companhia.

Por exemplo, se houver ineficiência na recepção de NF-e, a equipe da área fiscal pode elaborar um business case para conquistar a aprovação da diretoria para um investimento que automatize o processo.

Da mesma forma, o departamento de cadastros pode estruturar um documento que mostre a relevância de otimizar os processos de cadastros de clientes e fornecedores.

Já a área tax pode utilizar o business case para convencer C-levels da importância da automação no cálculo de tributos.

Como fazer um business case?

Antes de mais nada, vale lembrar que a intenção por trás do documento é refletir a necessidade e os benefícios que a organização pode ter ao adotar a automação!

Logo, o documento não pode ser raso, muito pelo contrário! Ele deve ser embasado em dados concretos e reais.

É importante dizer que por mais animado que você esteja com a ideia é preciso apresentar os riscos e as ameaças, caso houver. A transparência deve ser sua parceira em todo processo.

Sua apresentação irá guiar a alta diretoria pelos fatos, dados e informações. Ela precisa ser envolvente e bem-sustentada.

Dito isso, chegou a hora de colocar a ideia em ação.

Elaboramos esse guia com boas práticas, dividido em 6 etapas para facilitar a construção do seu business case.

1 – Análise do cenário atual

No primeiro passo, será necessário analisar a situação atual dos ambientes internos e externos. É importante identificar os pontos fortes e os fracos da empresa naquele momento.

Da mesma forma, observe quais são as novas tendências do mercado de atuação da empresa em que trabalha e do seu departamento.

O que há de novo? O que não funciona tão bem como antes? Há oportunidades que não estão sendo aproveitadas?

Esse é o momento de levar questões e respondê-las.

2 – Apresentação do problema

Chegou a hora de trabalhar com os acontecimentos e apresentar a história por trás do problema. Ou seja, mostrar os problemas causados pela ausência da automação em determinado processo.

Quais custos esse problema gerou? Quanto tempo o time responsável levou para identificá-lo e resolvê-lo?

Houve danos operacionais, judiciais, fiscais, contábeis, reputacionais ou financeiros? Qual é a frequência desse problema?

Se possível, conecte a história a valores, ou seja, tangibilize o problema a ser resolvido.

Apresente os custos dos processos atuais, mostre quantas pessoas são necessárias para realizar esse processo e em quanto tempo é realizado.

Destaque os problemas presentes na rotina de trabalho do seu time, como: pagamentos em duplicidade, erros nos cálculos de tributos, juros por atraso e complicações com o fisco.

É nessa etapa que a alta diretoria irá compreender a proporção do problema.

3 – Projeção

O business case é um olhar para o futuro.
Nesse sentido, se a automação não for implementada, quanto esse problema vai custar nos próximos meses?

Novamente, traga números e valores! Você pode fazer uma projeção a curto ou a longo prazo e utilizar indicadores para te ajudar.

Por que o projeto daria certo? Há chances de riscos?

4 – Quem

Vivemos em um mundo integrado. No ambiente corporativo, a interdependência entre as áreas está cada vez mais presente.

Por exemplo, o erro nos cálculos dos tributos pode gerar atraso na rota logística e, consequentemente, na entrega de uma mercadoria de grande importância para o cliente, que insatisfeito recusa a compra e pede o reembolso.

Áreas afetadas? Tax, logística, customer success, vendas e financeiro.

Por isso, é fundamental visitar os demais departamentos e entender como e quanto a ausência de automação nos processos do setor que você trabalha afeta as outras equipes.

5 – Objetivo

Problema contextualizado, agora é hora de apresentar os objetivos ao implementar a automação de processos.
Por exemplo, acelerar o recebimento de notas fiscais investindo em automação, irá:

• Reduzir o tempo do processo de dias para minutos
• Diminuir X% de custos
• Aumentar a segurança no compliance fiscal
• Padronizar documentos não estruturados em XML padrão

Mostre quais as melhorias podem ser alcançadas com a atuação em processos manuais.

Convide pessoas de outras áreas para participar dessa e de outras etapas com você, afinal, elas conhecem as dores de seus respectivos setores melhores que ninguém e poderão ajudar você a materializar os objetivos.

Esse também é o momento de explicar o orçamento necessário para colocar em prática a inovação.

Apresente como ela se encaixa na situação atual que foi apresentada na etapa número 1, qual será o cronograma de tarefa, se será necessário mudar a metodologia.

6 – Payback

O payback é um indicador financeiro que irá ajudá-lo a mensurar o retorno do investimento.

É claro que tudo vai depender da situação de cada empresa. Por isso, estude os valores apresentados na etapa 2.

Conecte-os com as projeções feitas na etapa 3 e com as melhorias da etapa 5.

A estruturação do documento fica a seu critério. Você pode formular os dados numa apresentação em slides, ou se preferir no formato de texto, no Word.

Outra dica é seguir as etapas acima para organizar os tópicos do projeto e não deixar nenhum ponto solto.

Agora que você já entendeu como formular um business case de sucesso, acredito que não terá dificuldade na hora de justificar a implementação das soluções da Midas Solutions e revolucionar o setor em que trabalha.

Mas caso surja alguma dúvida, deixe aqui nos comentários abaixo!

Até mais 🙂