SAP ERP: como otimizar a esteira de processamento das NFS-e | Midas Solutions

Não é à toa que o Brasil ocupa o primeiro lugar na lista dos 100 países com a carga tributária mais complexa.

A rotina é tão densa que o tempo gasto por empresas brasileiras com obrigações tributárias varia de 1.483 a 1.501 horas por ano (62 dias por ano), segundo o Banco Mundial.

O ciclo que uma única nota fiscal de serviço realiza dentro da sua empresa é bem custoso. O SAP ERP pode ajudar e muito na gestão de tudo isso, porém algumas situações continuam trabalhosas.

E com um Fisco cada vez mais exigente e atento a deslizes, não dá para vacilar ou deixar a otimização da esteira das NFS-e no SAP em segundo plano, afinal de contas, essa escolha pode prejudicar por completo seu negócio.

A boa notícia é que tem como mudar o jogo e trazer mais agilidade e segurança para o processamento de NFS-e dentro de sua empresa. Se você quer saber como otimizar a esteira de processamento no SAP, é só seguir aqui comigo. Vamos lá! 🤓

O que é mesmo processamento de notas fiscais?

A NFS-e é emitida contra o seu CNPJ logo após a prestação de um serviço contratado. Após a emissão, ela percorre uma série de etapas antes do pagamento ao parceiro.

É o que chamamos de esteira de processamento. Companhias de diversos portes e segmentos realizam essas etapas dentro do ERP, como SAP por exemplo. O ciclo que o documento irá percorrer dentro deste software abrange os seguintes passos:

• Documento recebido
• Determinação empresa/centro
• Cadastro de fornecedor
• Pedido não informado
• Pedido de compras inválido
• Configuração empresa/centro
• Pedido de compras não liberado
• Pedido de compras autorizado
• Documento exige FS ML181N
• Validação da LC116
• Recebimento físico MIGO
• Executa a validação fiscal
• Conferência validação fiscal
• Recebimento fiscal MIRO
• Processo concluído

A primeira fase pode até parecer meio óbvia, mas não é tão simples assim. Receber um documento fiscal automaticamente está fora do poder do SAP.

Isso porque, apesar de extremamente útil nas rotinas fiscais, o software depende da atuação humana. E na maioria das vezes, antes de uma nota dar entrada no SAP ERP,  levam-se horas procurando-a no e-mail e no site da prefeitura.

Se toda essa complexidade já não fosse suficiente, ainda temos o lançamento do MIGO e MIRO. Esses códigos são cruciais e devem constar sempre no seu ERP, uma vez que são os grandes responsáveis pelo ganho de visibilidade dos processos financeiros, fiscais e até de produção.

Inclusive, fizemos um webinar sobre como descomplicar os lançamentos de ambos no SAP ERP. Vale a pena você conferir. Para assistir ao conteúdo, clique aqui.

Além disso, pagar uma nota fiscal sem antes realizar uma checagem nas informações contidas, inclusive os tributos, está fora de cogitação.

Os valores dos impostos, por exemplo, precisam ser checados para que sua empresa não pague um valor incorreto e seja autuada pela fiscalização. E é aí que entra outro desafio da jornada da NFS-e numa esteira manual dentro do SAP.

O que é validação de notas?

Para a NFS-e não ser invalidada ou você tomar um prejuízo financeiro é preciso tomar muito cuidado com cada informação que consta no documento.

É imprescindível confirmar os dados (CNPJ, endereço, inscrição estadual etc.), tanto os do prestador de serviço, quanto os seus, que é o tomador de serviço. Paralelamente a isso, a discriminação do serviço precisa condizer com o que realmente foi combinado e prestado.

E, por fim, mas não menos importante, é necessário checar se os valores dos impostos foram calculados corretamente para não haver uma grande perda financeira lá na frente.

Quando falamos na esteira de processamento da nota fiscal de serviço, é de extrema importância compreender e confirmar todas as informações da transação.

Para além dos riscos já mencionados, a validação é essencial para evitar que seja feito o pagamento de uma aquisição que nunca existiu ou em duplicidade.

Tudo precisa ser muito bem conferido, porque além de informações incorretas poderem passar batido, há também o risco de ser vítima de uma nota fria contra o seu CNPJ, o que também é altamente prejudicial.

Quais as dificuldades de fazer tudo isso manualmente no SAP ERP?

De maneira geral, o SAP é um sistema que exige uma grande quantidade de informações, e o preenchimento correto de cada campo obrigatório é fundamental para uma boa gestão no software.

E isso pode ser uma missão demorada, pensando que não é somente uma nota que está em processamento. São muitas outras circulando dentro do seu negócio.

Além de demandar um certo tempo, é preciso que o foco esteja totalmente nesse processo, pois, como falei anteriormente, são dados e números importantes que entram e saem a todo momento e que podem prejudicar seu negócio ou até mesmo a relação com seu fornecedor se passarem incorretamente.

Sob esse ponto de vista, como é uma atividade humana dentro do SAP ERP, não se tem garantia total de segurança nem de velocidade.

A conferência manual pode atrasar o pagamento de seus fornecedores, o que enfraquece a relação, podendo, até mesmo, impactar a produção e afetar o fluxo de caixa da sua organização.

Isso sem falar na sobrecarga em cima da equipe, que poderia executar outras tarefas que com certeza agregariam ainda mais valor a sua instituição.

Mas então, o que se pode fazer para mitigar esses riscos e agilizar o processo?

Como otimizar o processamento e a validação de notas no SAP ERP?

O caminho é integrar ao seu ERP uma solução que tenha o poder de automatizar esse processo para sua equipe.

Nesse caso, a solução será uma espécie de acelerador com total garantia de que tudo que está passando está corretíssimo e, assim, pode ser providenciado o pagamento.

O software nada mais é do que uma esteira digital que possui uma validação fiscal minuciosa e inteligente para consistência de documentos e realiza:

• Validação de dados dos fornecedores por meio de consultas cadastrais em bases públicas e privadas;
• Associação automática do pedido de compras através de regras estipuladas;
• Confronto das informações do XML do documento fiscal recebido com o pedido de compras;
• Checagem e validação de tolerância de valores;
• Garantia da exatidão dos impostos retidos na fonte no pagamento ao prestador de serviço ou apenas acúmulo de impostos de escrituração (para crédito posterior);
• Lançamento dos documentos de Folha de Serviço (ML81N), MIGO e MIRO automaticamente;
• Interfaces dos eventos de cada documento fiscal, inclusive os que exigem alçadas de aprovações de gestores.

Em outras palavras, a automação é a grande responsável por otimizar o tempo investido no recebimento fiscal. Sua equipe não terá que passar horas digitando notas fiscais no SAP ERP, nem reparar erros do processo.

Um outro ganho muito competitivo e vantajoso é que há soluções disponíveis no mercado, como o ANI, da Midas Solutions, que converte os documentos não estruturados em um XML padrão, elevando ainda mais o desempenho da gestão fiscal.

Dessa forma, o processo fica muito mais seguro, porque nada passa pelos “olhos” da solução, e seu time fica mais produtivo, pois consegue dar atenção e se dedicar a outras atividades que são realmente estratégicas.

E não dá para esquecer que, com tudo acontecendo mais rápido, os pagamentos também são agilizados, o que fortalece e muito a aliança do seu negócio com os fornecedores.

Esse é um daqueles conteúdos que vale MUITO a pena compartilhar com sua equipe de gestão fiscal para iniciar uma conversa sobre a automatização desses processos de validação, com mais segurança, de cada NFS-e que entra na sua empresa.

Te vejo na semana que vem. Até breve! 👋