Gestão fiscal no SAP: descubra o momento certo de automatizar | Midas Solutions

O que o trânsito na sexta-feira de feriado prolongado e o confronto das informações do XML com o pedido de compras têm em comum? Bem, ambos podem travar sua rotina num piscar de olhos! A boa notícia é que dá pra dar um gás na gestão fiscal dentro do seu ERP com a tecnologia certa em mãos.

Como sabemos que é bastante comum que profissionais tenham dúvidas sobre quando devem automatizar a gestão fiscal, preparamos este conteúdo incrível para ajudá-los!

Mas antes, o que é a automação da gestão fiscal?

A automação da gestão fiscal direciona todas aquelas tarefas repetitivas e  completamente manuais para um software que as executa de maneira automática, independentemente de qualquer interação humana. 

A ideia aqui é a de que esses sistemas reduzam o trabalho manual da equipe, que passa a ter tempo para atividades realmente produtivas.

Isso porque dá pra automatizar todo o processo de lançamento dos documentos, desde o recebimento do XML até a revisão de fatura, por exemplo.

Além disso, há uma série de vantagens ligadas à automatização de gestão fiscal, que trazem inúmeros benefícios para todos os envolvidos, e isso eu te conto nos próximos tópicos!

5  sinais que provam que este é o momento certo de automatizar

Assim como o seu corpo, a gestão fiscal também dá sinais de que não anda nada bem. Acontece que, na correria do dia a dia, esses sintomas acabam sendo ignorados.

Pensando nisso, listamos os principais abaixo. Será que você reconhece algum?

1 – Você lida com alto volume de notas

Conforme a empresa cresce, o volume de trabalho da gestão fiscal também aumenta.

Aí já viu, né? Lidar com uma infinidade de documentos fiscais sem o apoio da tecnologia é praticamente impossível.

Principalmente porque elas chegam em layouts diversos e vários formatos de NFS-e.

A ausência de um software especializado acaba gerando acúmulo de tarefas e, consequentemente, atraso nos lançamento de Folha de Serviço (ML81N), MIGO e MIRO, por exemplo.

2- Perde horas comparando o XML com os pedidos de compra

Boa parte das informações são confirmadas nessa etapa, desde o preço até a quantidade de um produto. Assim, quaisquer divergências nesses dados devem ser notificadas e corrigidas.

E é justamente aí que mora o problema. Realizar a conferência manualmente pode tomar horas e horas da equipe, já que é preciso ter um olho treinado para garantir que nada passe batido na hora de conciliar as informações.

3 – A apuração de impostos é sempre caótica

E volta e meia você encontra erros no recolhimento dos tributos, cálculos e lançamento de códigos no ERP, gerando um transtorno enorme.

Afinal, a falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios ou o lançamento incorreto dos dados de uma NFS-e podem acarretar em atritos com o Fisco.

Logo, sentir-se inseguro(a) em relação a multas ou descumprimento de prazos será um pesadelo recorrente na sua rotina.

4 – Sofre autuações exageradas

Fazer tudo isso manualmente, além de cansativo, exige bastante concentração, o que torna o processo suscetível a erros, por mais cautelosa que a pessoa responsável por essa tarefa seja.

E cá entre nós, um pequeno erro de digitação ou uma nota duplicada podem aumentar o risco de escorregões referentes ao cumprimento da legislação fiscal.

Além do mais, essas irregularidades geram para a empresa gastos desnecessários com advogados, liberação de mercadorias retidas em postos fiscais durante o transporte, abalo no compliance e multas salgadas.

5 – Há vários XML faltantes na sua base

Antes de tudo, precisamos ressaltar que sim, toda empresa, independentemente do segmento ou porte, precisa prestar contas para a Receita em caso de inconsistência tributária.

Por isso, a recomendação é armazenar os arquivos XML das notas fiscais por até cinco anos.

A ausência desses documentos na sua base pode gerar irregularidades perante a fiscalização e trazer sérios problemas ao negócio.

Precisamos concordar que superar esses desafios sem automação é como nadar contra a correnteza: depois de um tempo, é afogamento na certa.

Por isso, se você lida com um ou mais desses sinais, este é o momento de mudar a estratégia e fazer a gestão fiscal de documentos como as grandes companhias fazem.  

Você também vai gostar muito deste conteúdo: Como montar um business case para justificar investimentos em tecnologia

Decidi automatizar, o que melhora para mim?

Processos mais transparentes e mais tempo para pensar estrategicamente nos resultados do negócio são apenas uma palhinha das vantagens que uma gestão fiscal automatizada pode trazer!

Se você ainda está ensaiando apostar na tecnologia como aliada no processo, deixa eu te mostrar os benefícios que o seu departamento fiscal está perdendo:

Visibilidade e conhecimento para decisões importantes

Notas fiscais contêm tudo o que é necessário para se entender a movimentação da sua empresa e, assim, organizar um fluxo de receitas e despesas detalhado e preciso.

A automação entrega mais visibilidade do que acontece com cada documento e, uma vez que você os compreende e identifica os pontos de melhoria, torna-se possível elaborar estratégias para redução de custos, por exemplo.

Além disso, os indicadores de resultados se tornam mais claros, e a tomada de decisão e definição de metas, mais assertivas.

Fortalece o compliance fiscal

Sem a interferência humana direta na gestão fiscal, tarefas como lançamento de códigos e apuração de impostos ficam por conta de um software especializado, como o ANI SAP.

A solução garante uma gestão fiscal automatizada de 100% dos seus documentos fiscais.

No caso dos documentos estruturados, o ANI SAP garante o acesso a todas as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ, além de fazer as validações de autenticidade e recuperação dos XML não recebidos ou faltantes na base fiscal.

Assim, elimina-se o retrabalho e há um aumento significativo da qualidade das informações e a mitigação de riscos contábeis e fiscais.

Com isso, você extingue possíveis desavenças com a fiscalização e garante um compliance que mantém seu negócio resguardado de multas e sanções.

Aumenta a produtividade do time

Além de gestão fiscal, o ANI SAP é gestão de valor! Isso porque ele entrega um alto resultado com menos esforço, o que garante, inclusive, aumento da produtividade.

Com a tecnologia, a equipe de analistas têm mais tempo para se dedicar a uma abordagem mais estratégica e desenvolver hard skills.

Tudo em um só lugar

É importante usar uma ferramenta que se integre ao seu ERP e automatize os processos para você.

O ANI SAP trabalha junto a ele para otimizar ainda mais a gestão fiscal e proporcionar ganho de performance, deixando, inclusive, tudo pronto para o SPED.

E qual a melhor forma de automatizar?

Considere, ao tomar a decisão, uma solução robusta e que atenda a mais de uma necessidade, como o ANI SAP, que otimiza e facilita os processos que andam empacando seu fluxo de trabalho.

A inteligência dessa plataforma compara as informações do XML com o pedido de compras, cadastros e configurações de impostos, sinalizando as diferenças de valores.

Outros benefícios são:

• Digitalização de documentos em papel por scanner
• Geração de MIRO e MIGO em massa
• Padronização de documentos não estruturados
• Confirmação das informações essenciais para o processo de escrituração
• Validação de dados dos fornecedores por meio de consultas cadastrais em bases públicas e privadas.

Incrível, não é mesmo?

Esse é um daqueles conteúdos que vale a pena compartilhar com sua equipe de TI antes de escolher a melhor solução para automatizar os processos de gestão fiscal da sua empresa.

Te vejo na semana que vem 🙂