“Não aceite coisas de estranhos”, essa é uma dica que todo mundo escuta ao longo da vida. Nas relações comerciais, essa é uma dica que precisa ser seguida à risca, ainda mais com a existência das empresas noteiras.

Essas organizações são responsáveis por sonegação, evasão fiscal e transferência de crédito irregular. Elas fazem isso emitindo notas frias de vendas que não existiram e serviços que nunca foram prestados.

Manter qualquer tipo de relação com essas empresas noteiras, seja consciente ou inconscientemente, a longo prazo pode trazer vários problemas que vão impedir de gerar novas parcerias e negócios, já que entra em jogo a reputação da sua companhia.

É possível se defender contra esse tipo de ataque e nesse blog você irá descobrir o que fazer e como a tecnologia pode ser uma camada a mais de proteção para a sua empresa.

Empresas noteiras são um risco para todos os CNPJs

Se de um lado temos empresas dessa forma, agindo na ilegalidade contra o fisco e instituições brasileiras, de outra temos as empresas que não estabeleceram critérios de mitigação de danos. E o passo zero, para se proteger, é saber o que são  essas empresas noteiras e a suas características.

Elas também são conhecidas por vários nomes como: fantasmas, de fachada, laranjas e entre outros termos que querem dizer que é uma empresa falsa, criada exclusivamente para cometer crimes contra a ordem tributária e fiscal.

As ações por trás desse “tipo de negócio” podem ser para benefício próprio, ou seja, dos trazendo dinheiro ilegal para os líderes dessas empresas. Mas não somente isso, essas entidades também podem ser contratadas para vender pacotes de notas fiscais frias, entre outras ações.

Endereço não encontrado e pouco de vida são sinais de alerta

As empresas noteiras possuem algumas características, entre elas é a de não ter endereço fixo e realizar alterações e mudanças em pouco tempo. O motivo é simples, esse dado é apenas de fachada ou falso. Portanto, é bem comum que no local onde deveria existir um prédio comercial seja uma residência.

Um detalhe sobre o esquema é o tempo de vida curta das empresas. As noteiras abrem e fecham instituições muito rápido. Isso serve para dificultar a ação de fiscalização, assim como, encontrar os responsáveis por essas organizações.

O esquema dessas firmas acontece com a emissão de documentos fiscais frios de prestação de serviços ou comercialização de mercadorias que não existiram. Quando não, podem lavar dinheiro “sujo”, legalizando o montante vindo de forma ilegal.

E não importa para quem, pois a emissão desses documentos fiscais falsos pode ser contra CPFs ou CNPJs, já que o objetivo final é ganhar dinheiro através de crimes contra a ordem tributária.

E todas essas ações dos laranjas acabam prejudicam o Fisco e consequentemente a sociedade, já que os tributos não são recolhidos devidamente.

Como a Receita tem combatido empresas de fachada

A Receita Federal e a SEFAZ monitoram constantemente atitudes suspeitas contra isso. Uma das formas é através do Projeto Analytics, que usa Inteligência Artificial para monitoramento e identificação de movimentações suspeitas. Um projeto que foi reconhecido internacionalmente.

Em 2024, essa tecnologia identificou movimentações financeiras suspeitas.  No primeiro as autoridades tributárias identificaram um potencial esquema envolvendo R$ 700 milhões movimentados por empresas de fachada para a compra de criptomoedas.

No outro caso, foi possível constatar um esquema de sonegação fiscal, envolvendo também lavagem de dinheiro para o tráfico de drogas e armas, no qual foram movimentados mais de R$ 350 milhões.

Outro exemplo é operação Modulus Fictum que recuperou R$1,5 bilhão de tributos e multas. Deflagrada pela Receita Federal com a Procuradoria da Fazenda Nacional e apoio da Polícia Federal a operação foi iniciada em 2021 e autuou um grupo que fazia omissão de vendas, de compras e a simulação de intermediação e ou industrialização.

A prevenção é o melhor caminho

Aqui no nosso blog já temos alguns materiais de como as empresas podem se blindar a isso e como a Midas tem soluções que permitem que a sua organização ande em compliance.

Essa escolha de andar em conformidade começa com a escolha dos fornecedores e gestão das notas fiscais emitidas contra o CNPJ.

O primeiro filtro começa pelo cadastro dos fornecedores

Preço não é tudo! E o custo a longo prazo de quem gerencia fornecedores apenas pelo valor de venda de produtos ou por prestação de serviços pode ser alto. Por isso é importante olhar para a validação e certificação do CNPJ, conferir se de fato a empresa existe e opera no endereço que está cadastrada e como esses prestadores estão em relação as suas obrigações fiscais.

Através desse levantamento de dados e informações sobre a reputação de possíveis prestadores, você cria uma barreira de proteção para a sua empresa e evita a emissão de notas frias, já que os fornecedores e prestadores estão certificados e validados.

Outro detalhe importante é entender como esses parceiros de negócios estão em relação a temas como: as obrigações trabalhistas e financeiras, ligação com trabalho escravo, corrupção, fraudes e irregularidades socioambientais, entre outros assuntos.

De forma geral as soluções automatizadas de cadastro são ferramentas essenciais para evitar riscos e danos que as empresas noteiras podem causar para a sua empresa. Já que elas ampliam as barreiras de proteção e aumentam as possibilidades para sua empresa andar em compliance.

Validação de prestação de serviços e de entrega de materiais

Quando falamos de empresas falsas, um dos golpes mais comuns é a emissão de notas fiscais por serviços ou entregas que nunca aconteceram. Para evitar cair nesse tipo de armadilha é fundamental que a sua empresa adote práticas claras de validação antes de qualquer pagamento.

A declaração formal de prestação de serviço. Esse documento funciona como uma comprovação de que o serviço foi executado de fato e deve conter informações como: CNPJ da empresa, datas de início e fim, escopo detalhado do que foi feito, valores e assinaturas das partes envolvidas.

Ele ajuda a reforçar a transparência, inclusive em casos em que não há contrato ou vínculo empregatício formal.

Além disso, vale ficar atento ao tipo de documento fiscal emitido. Empresas noteiras, por exemplo, costumam usar notas de serviço genéricas para simular movimentações. Uma camada extra de proteção é verificar se houve a entrega física ou digital dos materiais contratados, validando não só a nota, mas a efetiva realização da atividade.

Adotar esse tipo de conferência, seja por meio de checklists internos, workflow de aprovação ou uso de ferramentas automatizadas é mais do que controle: é prevenção contra prejuízos e fraudes estruturadas. É também uma forma de garantir que você não está alimentando esquemas de sonegação fiscal sem saber.

Inbound fiscal automatizado: mais segurança e menos retrabalho

A recepção dos documentos precisa ser automatizada. Isso porque a ferramenta para a captura desses documentos usa tecnologia e valida informações de forma automática fontes oficiais, como Receita Federal, Prefeituras e SEFAZ.

Esse automatismo também trabalha com uma esteira de validação de compliance antes do lançamento da nota fiscal dentro do ERP. Ela será capaz de identificar e eliminar duplicidades e dá a visualização sobre os documentos para o seu time tomar decisões a respeito do que foi recebido.

Quando esse processo é manual as chances de erros e inconsistências são altas, mas, usando a tecnologia você ganha tempo, aumenta ainda mais a camada de proteção para a sua empresa e ainda permite que o seu time voltado para TAX trabalhe de forma preventiva e estratégica.

A tecnologia é a solução ideal

Todos nós estamos expostos a ter que lidar com empresas falsas. Mas, você pode contratar a tecnologia certa para mitigar esses riscos e assim manter a reputação e credibilidade da sua empresa em alta.

Andar em conformidade envolve tudo isso e a Midas tem a solução de tecnologia ideal para a sua estratégia. A automação facilita a sua empresa a andar em compliance e construir relações com fornecedores e prestadores reais e idôneos.

Através da captura automática e camadas de validação do nosso portal é possível gerenciar documentos fiscais, evitando que notas frias e os pagamentos delas ocorram.

Saiba mais no botão abaixo e se proteja contra empresas laranjas com as soluções da Midas.