Como acelerar o P2P com automação de processos robóticos? | Midas Solutions

Frequentemente, vemos discussões estratégicas e objetivos corporativos voltados para o ganho de eficiência nas empresas.

Na maioria das vezes, líderes de negócios, gestores e colaboradores buscam táticas tecnológicas que possam ampliar o rendimento.

E, quando se pensa em aumentar a eficiência e produtividade, é fácil relacionar aos grandes robôs e máquinas que estão na produção. E isso não está errado, porém, não é só a cadeia produtiva que pode render e ser mais eficaz com a tecnologia.

Processos mais burocráticos, que ocorrem dentro de escritórios, ou setores ligados à parte administrativa – como compras e contas a pagar – também podem ser automatizados por meio de robôs de software, ou melhor, RPA.

Elaborei esse artigo para você saber o que é automação de processos robóticos (RPA) e como ela pode otimizar a performance de vários processos, incluindo a esteira do P2P.

Inclusive, temos um conteúdo exclusivo e riquíssimo focado em P2P, vale muito a pena conferir.

O que é automação de processos robóticos?

Automação de processos robóticos ou, em inglês, Robotic Process Automation (RPA), se resume a uma maneira de automatizar processos por meio de um “script” ou regras.

Seguindo nesse contexto, a maioria das ferramentas de RPA executam tarefas rotineiras, que são repetitivas, manuais e, que de certa forma, não precisam de uma inteligência humana por trás.

Para ficar mais claro, a automação de processos robóticos vai copiar o que uma pessoa comum faz, só que de forma mais rápida, mais eficiente e com uma chance de erros muito menor.

Aproveitando, vamos desmistificar o conceito enraizado que temos sobre robôs.

Quando se fala em robotização, normalmente relacionamos às linhas de produção de uma companhia ou às máquinas grandes e articuladas, não é mesmo?

Mas o RPA não é bem assim. De forma resumida, são apenas robôs de software, inseridos dentro de um simples desktop.

Ah! É importante ressaltar que as ferramentas de automação de processos robóticos não se limitam a um único aplicativo ou sistema, pelo contrário. Elas conseguem se adaptar a várias situações sem a intervenção humana.

O que eu quero dizer é que o RPA tem flexibilidade para circular em diversos meios.

Por exemplo, um software consegue extrair informações de uma nota fiscal recebida em um e-mail e transferir os dados desse documento para uma outra interface.

Qual a importância da automatização de processos robóticos?

Bem, de forma geral, o RPA tem uma função específica: diminuir o número de processos que eram executados pela ação humana e deixar as pessoas focando em tarefas que realmente exijam um olhar mais estratégico.

Considerando isso, pare e pense em seu negócio: em quais atividades manuais os colaboradores gastam horas, que poderiam ser aproveitadas para realizar demandas realmente essenciais e estratégicas?

Aqui, de imediato, já consigo te passar algumas situações. Vamos lá!

A conferência e validação de NFS-e, por exemplo, é um trabalho maçante. Porém, é importante e extremamente necessário, para que sua empresa não repasse dados incorretos, como um valor errado de imposto.

Caso isso ocorra, seu negócio pode ser autuado pelo Fisco, por não ter cumprido corretamente as obrigações fiscais. Isso é péssimo e prejudicial para o bolso e reputação da empresa.

No RH, a automação de processos robóticos não fica de fora. Todo mês a pessoa responsável por essa gestão precisa emitir a folha de pagamento a todos os funcionários do negócio, certo?

Então, em uma empresa onde há um volume grande de colaboradores e outras demandas que dependem exclusivamente desse departamento, é inviável perder horas com essas folhas.

Com um software de automação, essas tarefas podem ser executadas de forma muito mais ágil.

Isso tudo acontece porque, se formos pensar, a tecnologia não para. Ela trabalha 24 por 7 e está muito bem treinada para fazer exatamente o que foi proposto.

E, vamos combinar, com um grande volume de dados e atividades, não é difícil que um simples número passe despercebido em uma avalanche de documentos, não é mesmo?

Já quando falamos em formação de parcerias, é extremamente necessário realizar uma investigação detalhada dos fornecedores, certo?

Pensando nisso, se antes seu time levava dias de trabalho para buscar todas as informações sobre CNPJs de possíveis parceiros, a automação robótica de processos vai executar a mesma tarefa em poucos minutos.

Assim, sua equipe consegue focar em tarefas que vão agregar valor à organização.

Além disso, o automatismo garante que as tarefas sejam realizadas com muito mais segurança, já que nada passa despercebido pelos “olhos” da ferramenta.

De certa forma, todos os departamentos conseguem implantar a automação robótica de processos, do financeiro ao Recursos Humanos, da área contábil até a própria TI.

Tudo só precisa estar bem desenhado e estruturado para que as ferramentas tomem a frente.

Assim como a esteira de procure-to-pay, que envolve toda a aquisição de um produto e/ou serviço, até além do pagamento.

E é sobre a automatização desse processo tão importante que vamos falar agora.

O que é mesmo P2P?

O P2P ou procure-to-pay é o processo completo que envolve desde a requisição de compra – seja de matérias-primas, produtos ou serviços – até o pagamento dos parceiros de negócios.

Para que todo esse processo ocorra sem brechas para erros e com a exatidão necessária, a estratégia surge para levar mais segurança, eliminar a tensão com fornecedores e assegurar o cumprimento do SLA.

Com esse modelo integrado:

• O setor de compras passa a escolher os fornecedores mais adequados para cada demanda.
• A gestão tem maior visibilidade do que foi solicitado.
• A equipe financeira poderá administrar melhor as contas a pagar.
• Os setores fiscal/tributário conseguem conciliar os valores com os orçamentos e as obrigações com o Fisco, de forma antecipada.

Bem, agora que relembrou o procure-to-pay, é hora de saber como otimizar e agregar ainda mais vantagens.

Como o RPA acelera o processo de procure-to-pay?

Como você pôde observar, o P2P envolve várias etapas que partem da solicitação e vão até o pagamento, para concluir uma única compra.

Agora, imagine esse processo em uma demanda muito maior. Fica mais difícil, né?

Mas a automação de processos robóticos está aí para resolver isso. E vamos analisar como ela pode ser útil e fundamental em cada uma das fases.

Quando surge uma requisição de compra, com o RPA é possível direcionar a demanda automaticamente para as pessoas responsáveis pelas aprovações.

E isso é extremamente fundamental se formos pensar na enxurrada de informações que recebemos hoje em dia.

Imagine que sua empresa está passando pela escolha de um fornecedor para realizar a compra de suprimentos da empresa.

Através de uma ferramenta que analisa as informações essenciais sobre potenciais parceiros, você tem em mãos os dados necessários para fechar negócio com esse potencial parceiro.

Desde informações relacionadas ao cumprimento de prazos e responsabilidades fiscais, até a existência de processos trabalhistas e comportamento ambiental.

Em outras palavras, a ferramenta nutre a base de dados com informações complementares, atualizadas, estratégicas e confiáveis, para que sua equipe apenas escolha o que é mais ideal.

Indo mais além, também é possível estabelecer critérios de avaliação, de acordo com os níveis de compliance da sua empresa. E dentro desse workflow ela irá buscar aqueles que seguem todas as suas exigências.

Finalizada a seleção de fornecedores, vamos ao pedido de compras.

Essa é uma parte também muito importante no processo, para que o processo siga com o todos os dados corretos e não haja surpresas lá na frente.

Nesse caso, é interessante que haja também uma solução responsável por recolher todas as informações necessárias sobre o que está sendo pedido.

E se essa ferramenta também for capaz de conferir o recebimento do que foi solicitado, melhor ainda!

A ideia é que, através de um documento contendo o que foi entregue, a ferramenta faça uma comparação e analise se tudo foi seguido corretamente, como quantidade e tipo do material, por exemplo.

Se tudo estiver certinho, é hora de receber a fatura para providenciar o pagamento, certo?

Não depender apenas do fornecedor para receber o documento fiscal, é essencial para evitar desencontro de informações, atrasos e, consequentemente, dores de cabeça.

Com soluções que automatizam esse processo, é possível obter a nota diretamente da prefeitura, no e-mail, em portais de fornecedores e na SEFAZ, logo após a emissão contra o seu CNPJ.

Assim, você evita extravios, atraso no pagamento, e não perde tempo procurando notas no e-mail, que geralmente está lotado de outras mensagens.

E, após capturar essa nota, é necessário verificar se todas as informações estão corretas, como o próprio recolhimento de impostos. O que também pode ser realizado através de uma ferramenta de RPA.

Por fim, com tudo sendo constantemente verificado, a equipe de contas a pagar providencia o pagamento de acordo com as condições estabelecidas durante a solicitação.

O processo de P2P é fundamental, mas é realizado com uma base de regras, que é exatamente a condição necessária para implantar um RPA que execute o trabalho.

Todo o longo processo da esteira é curto e ligeiro quando se conta com a ajuda da tecnologia.

Além de agilizar e trazer ainda mais segurança para o procure-to-pay, o RPA deixa as equipes focadas em elaborar estratégias que vão otimizar o custo e agregar algum valor ao negócio.

Espero que o conteúdo de hoje ajude você a otimizar o P2P no seu negócio, com ferramentas que vão agilizar e assegurar todo o processo e colaborar com toda sua equipe.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, fale com um de nossos especialistas.

Até breve! 😄