Governança de cadastros: como garantir conformidade com a LGPD?

Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor, empresas de todos os portes passaram a ser responsabilizadas pelo tratamento de dados pessoais, inclusive quando esse tratamento é feito por terceiros, como fornecedores e prestadores de serviços.

No entanto, enquanto muitas organizações já se preocuparam com os próprios processos internos, poucas se atentam ao controle da cadeia de fornecimento. E esse é um erro perigoso. Afinal, a conformidade com a LGPD não se limita ao que acontece dentro das paredes da empresa: ela se estende a todos os agentes e cadastros que manipulam dados em seu nome.

Neste artigo, explicaremos por que esse tema ainda é pouco explorado, os riscos que ele representa e como a sua empresa pode implementar uma estrutura de governança de fornecedores com foco em segurança e conformidade.

O que diz a LGPD sobre fornecedores e operadores?

Segundo a LGPD, a empresa contratante é o que chamamos de controlador dos dados pessoais. Assim, o fornecedor ou prestador de serviço que realiza uma atividade em nome da empresa, como processar dados de clientes, armazenar informações ou operar sistemas, é considerado um operador.

Assim, a legislação estabelece que o controlador deve garantir que o operador também cumpra com as normas de proteção de dados. Isso inclui:

Utilizar dados apenas para as finalidades contratadas;
Seguir medidas de segurança adequadas;
Evitar transferências internacionais sem consentimento;
Eliminar ou anonimizar os dados ao fim do contrato;
Atender a solicitações dos titulares de dados.

Portanto, o simples fato de contratar um fornecedor não exime a empresa de responsabilidade. É preciso provar que houve critérios técnicos e jurídicos na escolha e acompanhamento desse fornecedor, demonstrando diligência e controle.

Por que a governança de cadastros precisa estar em conformidade com a LGPD?

A LGPD determina que o controlador dos dados continua responsável mesmo quando ele terceiriza parte do processo para um operador, como um fornecedor. Isso significa que, se um prestador de serviço vazar ou tratar indevidamente dados de clientes, funcionários ou leads da sua empresa, a responsabilidade é compartilhada.

Apesar disso, muitas organizações ainda não mapeiam os riscos da terceirização, nem exigem garantias de que seus fornecedores seguem boas práticas de proteção de dados. Isso acontece por alguns motivos:

Falta de maturidade em gestão de fornecedores

Muitos contratos ainda são fechados com base apenas em preço e prazo, sem avaliar riscos regulatórios.

Desconhecimento sobre o papel do operador

Algumas empresas não percebem que parceiros terceirizados também precisam se adequar à LGPD.

Ausência de processos de homologação e validação

O fornecedor começa a operar sem passar por uma análise formal de risco ou compliance.

Dificuldade técnica

Nem sempre o time fiscal, jurídico ou de compras tem ferramentas adequadas para monitorar a atuação dos fornecedores.

No entanto, essa negligência pode custar caro. Em caso de incidentes com dados pessoais, a empresa pode ser multada, sofrer bloqueios operacionais, perder a confiança do mercado e até responder judicialmente. Vamos conhecer esses ricos mais a fundo a seguir.

Riscos práticos de não garantir conformidade com a LGPD nos cadastros

Ignorar a governança sobre os parceiros da cadeia de fornecimento pode levar a consequências graves, como:

Vazamento de dados pessoais: um prestador sem política de segurança pode expor dados sensíveis por negligência;
Penalidades da ANPD: a empresa pode ser autuada e multada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, mesmo que o incidente tenha sido causado por um fornecedor;
Ações judiciais de titulares: clientes, funcionários ou leads afetados podem processar a empresa controladora;
Perda de contratos e reputação: empresas que operam em mercados regulados (como financeiro, saúde, educação, etc) podem perder certificações e contratos por não exigir compliance dos fornecedores;
Bloqueio operacional: em casos extremos, a ANPD pode suspender o uso de dados pessoais, paralisando atividades da empresa.

A boa notícia é que todos esses riscos podem ser evitados com um programa de governança de fornecedores bem estruturado.

Como garantir conformidade com a LGPD na governança de cadastros

A governança de cadastros com foco em LGPD envolve estabelecer políticas, fluxos e ferramentas que asseguram que todos os prestadores lidando com os dados pessoais estejam devidamente homologados, auditáveis e em conformidade com a legislação.

Veja abaixo os principais passos para estruturar essa governança:

1. Mapeie todos os cadastros que tratam dados pessoais

O primeiro passo é identificar quais fornecedores operam, direta ou indiretamente, os dados pessoais em nome da empresa. Isso inclui desde empresas de TI e contabilidade até agências de marketing, operadoras de saúde e ferramentas SaaS.

2. Avalie o risco de cada fornecedor

Classifique os fornecedores de acordo com o nível de acesso a dados sensíveis, volume tratado, criticidade da operação e grau de exposição. Assim, fica mais fácil priorizar quais contratos exigem mais controle.

3. Formalize critérios de homologação

Crie um processo formal para aprovar novos fornecedores com base em critérios como:

Políticas de segurança da informação;
Existência de DPO (encarregado de dados);
Estrutura de TI e compliance;
Histórico de incidentes de segurança;
Adequação contratual à LGPD.

4. Adicione cláusulas específicas nos contratos

Todos os contratos com fornecedores devem conter cláusulas claras sobre a finalidade do tratamento de dados, as responsabilidades de cada parte e as medidas de segurança exigidas. Além disso, especifique os procedimentos em caso de incidente e a política de exclusão ou anonimização de dados.

5. Monitore os fornecedores ao longo do tempo

A conformidade não se garante apenas na contratação. Por isso, é preciso manter um acompanhamento contínuo por meio de checklists, auditorias, relatórios de conformidade e indicadores de risco. Outra ferramenta que auxilia nesse processo são os alertas automáticos de vencimento para certidões e documentos.

Como a Midas ajuda as empresas a garantir conformidade de cadastros com a LGPD

A Midas oferece uma solução completa de Governança de Cadastros e Compliance, ideal para empresas que desejam estruturar e automatizar o controle sobre sua base de fornecedores.

A plataforma permite:

Consultar e validar automaticamente dados cadastrais direto de fontes oficiais (Receita Federal, Sintegra, etc.);
Monitorar riscos em tempo real, como CNPJs baixados, pendências jurídicas ou embargos;
Gerar índices de confiabilidade e score de risco por fornecedor;
Controlar documentações exigidas por setor, com alertas para vencimentos;
Registrar auditorias e trilhas de atualização para fins legais e fiscais;
Integrar todas as informações com o ERP da empresa, incluindo SAP.

Com a Midas, além da conformidade regulatória, é possível ter uma operação mais segura, transparente e escalável, alinhada aos princípios da LGPD e às exigências de mercado.

Conclusão

Em suma, a conformidade com a LGPD é um pilar para a segurança jurídica e reputacional de qualquer empresa que terceiriza parte de suas operações com cadastros. Em tempos de fiscalização rigorosa e exigência de responsabilidade compartilhada, ter governança sobre parceiros e prestadores não é só uma boa prática, mas uma exigência legal.

Nesse sentido, ignorar o tema pode gerar prejuízos financeiros, perda de contratos e impactos diretos na imagem da empresa. Por outro lado, adotar medidas simples de controle fortalece a operação, reduz riscos e demonstra comprometimento com a privacidade dos dados.

Por isso, se você quer estruturar a governança de cadastros da sua empresa e garantir conformidade com a LGPD, conte com a tecnologia da Midas. Fale conosco e descubra como tornar sua operação mais segura e preparada para o futuro.

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