Não é à toa que o Brasil ocupa o primeiro lugar na lista dos 100 países com a carga tributária mais complexa. Consequentemente, o tempo gasto pelas empresas brasileiras com obrigações tributárias varia de 1.483 a 1.501 horas por ano (ou 62 dias por ano), segundo o Banco Mundial.

Entendendo a complexidade do ciclo

O ciclo de uma única nota fiscal de serviço dentro da sua empresa pode ser bastante oneroso. O SAP ERP auxilia muito na gestão desse processo, mas ainda há situações que demandam esforços manuais.

Além disso, com um Fisco cada vez mais exigente, não podemos deixar a otimização da esteira de processamento das NFS-e em segundo plano. Essa escolha pode impactar negativamente o seu negócio.

A boa notícia é que é possível transformar esse cenário e trazer mais agilidade e segurança para o processamento de NFS-e no seu ambiente.

O que é o processamento de notas fiscais?

A NFS-e é emitida contra o seu CNPJ logo após a prestação de um serviço contratado. Após a emissão, ela passa por diversas etapas antes de chegar ao pagamento do parceiro.

Esse percurso, conhecido como esteira de processamento, ocorre dentro do ERP (como o SAP) e abrange os seguintes passos:

• Documento recebido
• Determinação empresa/centro
• Cadastro de fornecedor
• Pedido não informado
• Pedido de compras inválido
• Configuração empresa/centro
• Pedido de compras não liberado
• Pedido de compras autorizado
• Documento exige FS ML181N
• Validação da LC116
• Recebimento físico MIGO
• Execução e conferência da validação fiscal
• Recebimento fiscal MIRO
• Processo concluído

Embora a primeira fase pareça simples, ela não é tão direta. Atualmente, o SAP não recebe automaticamente o documento fiscal, pois o sistema depende da ação humana.

Geralmente, são necessárias várias horas para localizar o documento no e-mail ou no site da prefeitura, o que retarda a entrada da NFS-e no ERP.

Desafios na conferência manual

Além dessa demora, é importante destacar a fase de lançamento dos códigos MIGO e MIRO, essenciais para a visibilidade dos processos financeiros, fiscais e até de produção.

Antes do pagamento ao fornecedor, a verificação minuciosa dos dados contidos na nota – inclusive os tributos – é fundamental para evitar o pagamento de valores incorretos e possíveis autuações fiscais.

Adicionalmente, a conferência manual pode atrasar o pagamento, afetando o relacionamento com os fornecedores e o fluxo de caixa da empresa.

Por essa razão, a equipe muitas vezes precisa se dedicar exclusivamente a esse processo, o que prejudica a execução de outras atividades estratégicas.

Como otimizar o processamento no SAP ERP

Para mitigar esses riscos e acelerar o processo, é recomendável integrar ao seu ERP uma solução que automatize a esteira.

Essa solução atua como um acelerador que garante a validação correta de cada documento fiscal e, consequentemente, a liberação do pagamento de forma segura.

Especificamente, a automação realiza as seguintes funções:

• Validação dos dados dos fornecedores por meio de consultas em bases públicas e privadas;
• Associação automática do pedido de compras com base em regras predefinidas;
• Confronto das informações do XML da NFS-e com o pedido de compras;
• Checagem de tolerância de valores;
• Verificação da exatidão dos impostos retidos na fonte ou acumulados para crédito posterior;
• Lançamento automático dos documentos de Folha de Serviço (ML81N), MIGO e MIRO;
• Integração dos eventos de cada documento fiscal, inclusive os que requerem aprovações de gestores.

Portanto, a automação não só otimiza o tempo investido no recebimento fiscal como também aumenta a produtividade da equipe.

Com essa solução, a equipe não precisa mais dedicar horas à digitação manual nem corrigir erros frequentes, o que possibilita a concentração em tarefas mais estratégicas.

Além disso, soluções como as da Midas convertem documentos não estruturados em um XML padrão, elevando ainda mais o desempenho da gestão fiscal.

Como resultado, o processo se torna mais seguro e rápido, e os pagamentos são realizados de maneira ágil, fortalecendo a parceria com os fornecedores.

Espero que esse conteúdo ajude a sua empresa a otimizar a esteira de processamento das NFS-e.

Vale ressaltar que a Midas possuí certificação oficial para automatizar esse processo no SAP, trazendo ganhos ao negócio como a redução do tempo para esse processamento, mais fluidez no fluxo de trabalho, redução de riscos com erro de digitação, aumento na segurança no compliance fiscal e entre outros.