OCR: guia completo com aplicações e exemplos | Midas Solutions

Um mês. Esse é o tempo que profissionais perdem por ano procurando informações importantes.

Fotos, PDFs, contratos impressos, canhotos. Independentemente do formato, as empresas geram e recebem dados em velocidade e volume paulatinamente maiores.

Não é por acaso que tecnologias de digitalização inteligente, como a OCR, estão cada vez mais populares entre as corporações, que veem nelas um jeito de facilitar a localização, organização e utilização das informações.

Se você ainda não conhece a tecnologia, tão pouco sabe como aplicá-la, então continue lendo nosso guia com exemplos práticos e reais da sua utilização!

O que é OCR?

A tecnologia OCR, ou brasileiramente falando Reconhecimento Óptico de Caracteres, é, em linhas gerais, a conversão de imagens de textos ou documentos de vários formatos em dados pesquisáveis e editáveis.

Isso quer dizer que as ferramentas que utilizam a tecnologia OCR têm a capacidade de transformar um livro físico, por exemplo, num arquivo digital que pode ser editado pelo usuário.

Você deve estar pensando “ok, mas isso o scanner já faz”.

Bem, mais ou menos. A verdade é que o OCR é um passo além do scanner. Isso porque o scanner apenas digitaliza a imagem ou arquivo desejado.

Já o OCR reconhece automaticamente todos os caracteres daquela página e converte em um texto que pode ser editado no Word, tornando dinâmicos o acesso e a disponibilidade dessas informações.

Na prática, para que o computador interprete o texto presente em formatos PDF, JPEG ou PNG, é necessário convertê-lo em um formato que permita essa leitura.

Do contrário, a máquina só será capaz de compreender esses dados como uma imagem de fato.

E é aí que entra o reconhecimento óptico de caracteres!

Como funciona a tecnologia OCR?

Antes de mais nada, você precisa ter uma maneira de capturar o documento para o computador. Nesse caso, considere utilizar o próprio scanner ou celular, por exemplo.

O reconhecimento óptico de caracteres permite identificar as informações presentes em notas fiscais, boletos, comprovantes de pagamento, entre outros.

A tecnologia se encarrega de processar os caracteres e palavras-chave identificados na imagem e que, posteriormente, podem ser tratados, lidos, editados e armazenados.

No entanto, para que a conversão funcione, é importante estar atento à qualidade da imagem, resolução e nitidez, uma vez que tudo isso pode interferir no reconhecimento e processamento dos caracteres.

O OCR fica responsável também por extinguir tudo aquilo que não é texto no documento. No caso de RG e CNH, por exemplo, é possível eliminar a foto do indivíduo.

A ideia aqui é deixar tudo o mais limpo possível para facilitar a manipulação, rastreabilidade e compreensão da máquina.

Quais são as vantagens do OCR para sua empresa?

Se ter dados pesquisáveis e íntegros não é motivo suficiente para convencer você dos ganhos que a tecnologia pode trazer para sua companhia, deixa eu apresentar outras vantagens:

Facilita a busca por informações específicas

Vamos supor que você precise encontrar um arquivo digitalizado, mas não se lembra como o nomeou. Ao inserir algum termo chave presente no documento no campo de busca, você o encontra sem dificuldades.

Reduz a praticamente zero o uso de papel

Conforme a empresa cresce, o volume de papéis e informações geradas também aumenta.

Documentos digitalizados salvos em plataformas on-line reduzem o impacto no meio ambiente e, além disso, a redução de custos com materiais de escritório e espaço físico é bastante significativa.

Garante agilidade no compartilhamento de informações

A facilidade na localização de arquivos, que são acessíveis a partir de qualquer lugar, dá oportunidades de trabalho remoto para as empresas, sendo, até mesmo, a forma mais confiável de transmitir as informações.

Diminui o risco de perda de informações

As chances de perdas e o perigo de extravio, inclusive por desastres naturais como alagamentos e incêndios, também são drasticamente reduzidas.

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Entenda a tecnologia OCR na prática

Agora que você já compreendeu o que é e quais são os benefícios do reconhecimento óptico de caracteres, é hora de entender como usar esta tecnologia.

No onboarding de clientes e fornecedores

Bastante utilizada por serviços financeiros, e-commerce e cadastros mobiliários, a tecnologia OCR facilita a análise de documentos pessoais e o preenchimento de informações nos processos de cadastros.

Imagine um banco digital, que recebe milhares de solicitações de abertura de conta e emissão de cartão de crédito por dia.

Para confirmar a autenticidade das informações dos potenciais clientes, os profissionais responsáveis solicitam uma foto do CPF do indivíduo.

Sem a tecnologia OCR, a identificação e digitalização dos dados nos campos obrigatórios acontece de forma manual, aumentando o risco de erros de digitação.

O OCR reúne e transforma as informações no formato apropriado para as necessidades da sua empresa, como formulários de pesquisa ou

preenchimento de cadastros.

Na otimização de tempo

Só de imaginar o mutirão de horas investidas para encontrar um contrato antigo ou documento importante em caixas e prateleiras do arquivo morto, sinto calafrios.

Inclusive, uma pesquisa recente feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), revela que o profissional brasileiro perde, em média, 2 horas diárias para encontrar papéis importantes.

É justamente aí que a tecnologia OCR entra em ação, facilitando a busca por informações específicas e gerando ganho de tempo e precisão no processo de verificação de documentos.

Toda essa agilidade proporciona ganhos significativos na tomada de decisão, afinal fazer negócios na velocidade dos dados é um dos maiores diferenciais competitivos entre grandes empresas.

Isso sem falar na redução de retrabalho e preocupação com erros e falhas manuais.

Na segurança da informação

Armazenar pilhas de papéis não vai somente na contramão da sustentabilidade, como também do compliance e da segurança da informação.

Por outro lado, utilizar o reconhecimento óptico de caracteres para converter documentos em massa de forma acelerada e segura elimina as chances de perdas de informações sigilosas e pessoais.

Além disso, ajuda a identificar a sensibilidade dos dados e, consequentemente, os gaps de segurança.

O pulo do gato é aliar o OCR com tecnologias de automação para atender as necessidades dos departamentos fiscal e de cadastros, assegurando ainda mais inteligência no dia a dia da sua empresa e na tomada de decisão.

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Até mais 🙂