Saneamento de dados: por que sua empresa não deve pular essa etapa? | Midas Solutions

Já imaginou uma compra que pode aumentar significativamente o faturamento e lucro da sua empresa, ser barrado ou até mesmo entregue em um outro local? 

E o prejuízo do retorno do pedido pois todos os dados de contato para a entrega estão errados ou desatualizados? 

Nesse cenário, a validade do produto será comprometida, a reputação da marca pelo atraso da entrega e falta de organização de dados já começa a se desfazer. 

O saneamento de dados é essencial para evitar que isso tudo aconteça. Também chamado de padronização de dados, é o processo mais adotado pelas companhias para garantir e potencializar a sustentabilidade do negócio. 

A prática é a escolha chave para fugir de notas denegadas e evitar retrabalhos, atritos com o Fisco e sanções tributárias. 

Para saber tudo sobre saneamento de dados e o motivo pelo qual sua empresa não deve pular esse processo, siga com a gente! 

Um recap sobre a função do cadastro

O cadastro é o que une todos os departamentos de uma organização. 

Isso porque todos os processos de uma empresa, sejam eles financeiros, logísticos, comerciais ou produtivos, têm relação com o cadastro e o saneamento de dados. 

O financeiro precisa de informações limpas e completas para preencher os campos obrigatórios ou lançar os dados de uma NFS-e. 

Já a logística depende da exatidão desses documentos para seguir com a rota, sem riscos de ter a mercadoria retida em postos fiscais durante o transporte. 

Não padronizar o cadastro tem impactos negativos 

Primeiramente, o saneamento é um ciclo sem fim, afinal, no cenário corporativo, as informações chegam a todo tempo. 

Um cadastro despadronizado e com dados duplicados prejudica o fluxo de trabalho, e as entregas da empresa como um todo não vão fluir como deveriam. 

Imagine procurar um cadastro que não passou pelo processo de saneamento e que está cheio de caracteres especiais e abreviações quase indecifráveis. 

A equipe pode levar horas para tentar compreender e adequar o tamanho das informações no ERP. 

Fique em dia com a limpeza 

Tão importante quanto manter informações limpas no banco de dados é gerar informações atualizadas e de qualidade em seus sistemas. 

E é exatamente aí que entram as próximas etapas do processo de um bom cadastro: 

1 – Enriquecimento de dados 

Enriquecer a base é, literalmente, completar e melhorar as informações de um cliente ou fornecedor que estão faltando nos sistemas de gestão. 

Vamos supor que a equipe de marketing tenha apenas o CNPJ do parceiro em mãos, mas precisa de informações extras para uma abordagem mais assertiva. 

O enriquecimento de dados traz um panorama completo da empresa, entregando seu porte, localização, capital social e situação cadastral, sendo essencial para decisões estratégicas. 

2 – Atualização de cadastros 

Lado a lado com o saneamento e o enriquecimento, está a atualização de cadastros. 

Isso porque cadastros com dados inconsistentes impactam a emissão de documentos fiscais, elevando o volume de notas denegadas ou rejeitadas… e tudo isso é um prato cheio para desavenças com a fiscalização. 

Fora isso, há também os gastos desnecessários com o aumento dos custos operacionais, a desestruturação do compliance, o enfraquecimento da imagem da marca e, até mesmo, penalidades judiciais. 

Manter atualizadas as informações de clientes e fornecedores requer um trabalho cuidadoso de monitoramento em fontes públicas e privadas (nacionais e internacionais). 

Ao contrário do que se imagina, o cadastro é “vivo”, já que as informações de fornecedores e clientes podem mudar em um curto espaço de tempo. 

Vale muito a pena adotar isso como mantra corporativo! 

Por isso, lembre-se de que o diagnóstico da situação de seus parceiros de negócio tem que ser proativo e constante, assim como o saneamento dos dados obtidos. 

E quando eu digo “parceiros”, eu me refiro a parceiros mesmo: clientes, fornecedores e transportadoras também, até porque vários estados e municípios impedem, em tempo real, a venda de produtos e serviços para empresas com pendências. 

Aproveite e leia também este conteúdo: Vazamento de dados: como proteger as informações da sua empresa 

O saneamento de dados traz vários benefícios para a empresa 

Dá só uma olhada em tudo o que uma companhia que saneia os dados de parceiros está ganhando: 

• Eficácia na comunicação com fornecedores 

• Uma base de dados unificada e organizada 

• Consistência do início ao fim dos processos 

• Otimização de tempo 

Quando uma companhia não saneia os dados, ela estará sujeita a perder o controle das negociações efetuadas. Afinal, os lançamentos de informações tendem a ficar incorretos. 

A falta de rastreabilidade do que foi comprado ou vendido pode gerar atritos nas relações e retrabalho na rotina das equipes. 

Os ganhos de atualizar e enriquecer os dados no seu ERP 

Mantém a integridade fiscal longe de ameaças 

Ao extinguir erros e inconsistências nos cadastros de CNPJ e CPF, você se mantém em conformidade com a legislação e, assim, constrói uma empresa ética, transparente e totalmente resguardada de penalidades. 

Boa relação com o fisco 

Não é novidade que o olhar da fiscalização está cada vez mais atento e eficiente. Tanto que um pequeno erro no preenchimento de notas fiscais pode gerar sérios imprevistos relacionados às obrigações fiscais e multas bem altas. 

O saneamento de dados cria constância nas informações, reduzindo as chances de brechas para o fisco e permitindo tranquilidade no atendimento às fiscalizações em andamento. 

Fortalecimento da marca 

Pare um momento e olhe para suas relações. Tenho certeza de que as mais duradouras foram formadas a partir de raízes fortes na confiança. 

E isso também vale para uma relação comercial. Confiança é a chave para manter o cliente por muito tempo, mas também para atrair novos consumidores. 

Ao ter uma base com dados em que você pode confiar, automaticamente você diminui a incidência de multas e, consequentemente, melhora também o posicionamento do negócio no mercado. 

A automação te ajuda nisso tudo 

A tecnologia é capaz de transformar todas essas etapas em um processo proativo, extraindo informações de CNPJ em massa e garantindo a atualização constante das informações. 

Após realizar a atualização e o enriquecimento do CNPJ, as informações encontradas em fontes públicas e privadas são enviadas à sua empresa de maneira rápida, totalmente tratadas, customizadas à necessidade da sua empresa e prontas para entrar no seu ERP. 

Assim, você elimina erros manuais, tem uma visão qualificada dos seus parceiros, garante integração com seu software sem perder a qualidade das informações e evita uma porção de riscos fiscais. 

 Pensando nisso é que a Midas tem uma solução que é compatível com os principais ERPs do mercado, como TOTVS Protheus, SAP e outros, com essa automação você centraliza o recebimento de documentos fiscais, evita erros manuais e tem mais conformidade em cada etapa da sua operação. A Midas faz a gestão de NF-e, CT-e e NFS-e.