Saneamento de dados: por que sua empresa não deve pular essa etapa? | Midas Solutions

O saneamento de dados, também chamado de padronização de dados, é o processo da vez mais adotado pelas companhias para garantir e potencializar a sustentabilidade do negócio.

A prática é a escolha-chave para fugir de notas denegadas e evitar retrabalhos, atritos com o Fisco e sanções tributárias.

Para saber tudo sobre saneamento de dados e o motivo pelo qual sua empresa não deve pular esse processo, siga com a gente!

Um recap sobre a função do cadastro

Volta e meia, você lê por aqui sobre a importância dos dados para uma empresa, afinal, eles são os grandes guias para estratégias de negócios.

Mas para que esses dados possam determinar as melhores escolhas ou os caminhos mais assertivos, antes, precisam ser inseridos em sua empresa.

A porta de entrada não poderia ser outra senão a área de cadastros! Na verdade, o cadastro é a cola que une todos os departamentos de uma organização.

Isso porque todos os processos de uma empresa, sejam eles financeiros, logísticos, comerciais ou produtivos, de certa forma, têm relação com o cadastro e o saneamento de dados.

O financeiro precisa de informações limpas e completas para preencher os campos obrigatórios ou lançar os dados de uma NFS-e.

Já a logística depende da exatidão desses documentos para seguir com a rota, sem riscos de ter a mercadoria retida em postos fiscais durante o transporte.

O que é sanear dados?

Ao pé da letra, saneamento de dados é um processo que visa padronizar as informações de parceiros nas bases de cadastros.

Essa atividade funciona como uma limpeza, sendo, inclusive, o caminho mais eficiente e eficaz para assegurar um melhor controle das informações, manter os dados atualizados e evitar redundâncias.

Por que é importante sanear o cadastro?

Primeiramente, o saneamento é um ciclo sem fim, afinal, no cenário corporativo, as informações chegam a todo tempo.

Um cadastro despadronizado e com dados duplicados prejudica o fluxo de trabalho, e as entregas da empresa como um todo não vão fluir como deveriam.

Imagine lidar com um cadastro que não passou pelo processo de saneamento e que está cheio de caracteres especiais e abreviações quase indecifráveis.

A equipe pode levar horas para tentar compreender e adequar o tamanho das informações no ERP.

Apenas sanear basta?

Tão importante quanto manter informações limpas no banco de dados é gerar informações atualizadas e de qualidade em seus sistemas.

E é exatamente aí que entram as próximas etapas do processo de um bom cadastro:

Enriquecimento de dados

Enriquecer a base é, literalmente, completar e melhorar as informações de um cliente ou fornecedor que estão faltando nos sistemas de gestão.

Vamos supor que a equipe de marketing tenha apenas o CNPJ do parceiro em mãos, mas precisa de informações extras para uma abordagem mais assertiva.

O enriquecimento de dados traz um panorama completo da empresa, entregando seu porte, localização, capital social e situação cadastral, sendo essencial para decisões estratégicas.

Atualização de cadastros

Lado a lado com o saneamento e o enriquecimento, está a atualização de cadastros.

Isso porque cadastros com dados inconsistentes impactam a emissão de documentos fiscais, elevando o volume de notas denegadas ou rejeitadas… e tudo isso é um prato cheio para desavenças com a fiscalização.

Fora isso, há também os gastos desnecessários com o aumento dos custos operacionais, a desestruturação do compliance, o enfraquecimento da imagem da marca e, até mesmo, penalidades judiciais.

Manter atualizadas as informações de clientes e fornecedores requer um trabalho cuidadoso de monitoramento em fontes públicas e privadas (nacionais e internacionais).

Ao contrário do que se imagina, o cadastro é “vivo”, já que as informações de fornecedores e clientes podem mudar em um curto espaço de tempo.

Vale muito a pena adotar isso como mantra corporativo!

Por isso, lembre-se de que o diagnóstico da situação de seus parceiros de negócio tem que ser proativo e constante, assim como o saneamento dos dados obtidos.

E quando eu digo “parceiros”, eu me refiro a parceiros mesmo: clientes, fornecedores e transportadoras também, até porque vários estados e municípios impedem, em tempo real, a venda de produtos e serviços para empresas com pendências.

Aproveite e leia também este conteúdo: Vazamento de dados: como proteger as informações da sua empresa

Entenda as vantagens do saneamento de dados

Dá só uma olhada em tudo o que uma companhia que faz o saneamento de dados está ganhando:

• Eficácia na comunicação com fornecedores
• Uma base de dados unificada e organizada
• Consistência do início ao fim dos processos
• Otimização de tempo

Quando uma companhia não saneia os dados, ela estará sujeita a perder o controle das negociações efetuadas. Afinal, os lançamentos de informações tendem a ficar incorretos.

A falta de rastreabilidade do que foi comprado ou vendido pode gerar atritos nas relações e retrabalho na rotina das equipes.

Os ganhos de atualizar e enriquecer os dados no seu ERP

Mantém a integridade fiscal longe de ameaças

Ao extinguir erros e inconsistências nos cadastros de CNPJ e CPF, você  se mantém em conformidade com a legislação e, assim, constrói uma empresa ética, transparente e totalmente resguardada de penalidades.

Boa relação com o fisco

Não é novidade que o olhar da fiscalização está cada vez mais atento e eficiente. Tanto que um pequeno erro no preenchimento de notas fiscais pode gerar sérios imprevistos relacionados às obrigações fiscais e multas bem altas.

O saneamento de dados cria constância nas informações, reduzindo as chances de brechas para o fisco e permitindo tranquilidade no atendimento às fiscalizações em andamento.

Fortalecimento da marca

Pare um momento e olhe para suas relações. Tenho certeza de que as mais duradouras foram formadas a partir de raízes fortes na confiança.

E isso também vale para uma relação comercial. Confiança é a chave para manter o cliente por muito tempo, mas também para atrair novos consumidores.

Ao ter uma base com dados em que você pode confiar, automaticamente você diminui a incidência de multas e, consequentemente, melhora também o posicionamento do negócio no mercado.

A automação te dá uma mãozinha nisso tudo

A tecnologia é capaz de transformar todas essas etapas em um processo proativo, extraindo informações de CNPJ em massa e garantindo a atualização constante das informações.

Após realizar a atualização e o enriquecimento do CNPJ, as informações encontradas em fontes públicas e privadas são enviadas à sua empresa de maneira rápida, totalmente tratadas, customizadas à necessidade da sua empresa e prontas para entrar no seu ERP.

Assim, você elimina erros manuais, tem uma visão qualificada dos seus parceiros, garante integração com seu software sem perder a qualidade das informações e evita uma porção de riscos fiscais.

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Até a semana que vem 🙂