Aprenda como fazer uma qualificação de fornecedores de sucesso

Como saber se aquela pessoa próxima de nós é realmente quem diz que é?

A verdade é que todos nós queremos nos cercar de pessoas verdadeiras, que torcem pela gente e nos ajudam a alcançar o sucesso.

O mesmo se aplica para as relações que a nossa empresa constrói com outras.

E depois de ler o post de hoje, você vai ter aprendido como separar o joio do trigo e escolher apenas os parceiros mais vantajosos para a sua!

Vem com a gente!

Quais são os ganhos que a qualificação de fornecedores traz?

Atualmente, a qualificação de fornecedores é a forma mais inteligente de avaliar os parceiros atuais e possíveis da empresa.

Ela é a principal “peneira” para garantir que você faça negócio só com empresas que tenham efeitos positivos na sua.

Aplicando esse método, você ganha:

Redução de custos com insumos
Agilidade nas inspeções
Uma melhor imagem de mercado
Aumento da qualidade dos produtos
Eficácia nos processos internos
Melhor capacidade de negociação
Visibilidade nas relações com os parceiros

Como fazer uma qualificação de fornecedores?

A qualificação de fornecedores é um processo cíclico.

Afinal, para ter certeza de seus produtos ou serviços sempre terão qualidade é necessário se certificar de que os seus fornecedores também entreguem alta qualidade constantemente.

Para garantir que isso aconteça, siga o modelo da qualificação de fornecedores de 3 etapas:

Etapa 1: Analisar

Na primeira etapa da qualificação é feito um reconhecimento do fornecedor em potencial – uma análise de seu “currículo”.

Essa avaliação é importante para verificar informações básicas como:

De onde vem seus insumos?
Em que situação está o CNPJ da empresa?
Ela está recolhendo os impostos necessários?
Tem uma boa saúde financeira?
É capaz de abastecer sua produção com eficiência?
Possui os selos de qualidade recomendados?
Está de acordo com normas ambientais?

Essa fase é a mais trabalhosa, porque envolve um trabalho de pesquisa, consultando várias bases e conversando com outros clientes daquele fornecedor.

A boa notícia é que você pode obter esses dados atualizados em um clique, usando APIs para qualificação de fornecedores.

Varrendo mais de 60 fontes oficiais, essa solução entrega em segundos a situação real dos seus parceiros perante vários órgãos. É um grande diferencial na hora de fazer negócio!

Etapa 2: Monitorar

O foco do processo de qualificação é justamente a longevidade de uma parceria interessante para as duas partes.

E para esse casamento continuar em lua de mel, é essencial observar se certos compromissos estão sendo honrados. Como por exemplo:

A qualidade do produto/serviço
Consistência entre pedido de compra e entrega
Alinhamento cultural
Custo-benefício
O compliance fiscal relacionado às mercadorias
Cumprimento de prazos

Afinal, cada um desses aspectos tem alto impacto na cadeia produtiva e no caixa da sua empresa.

Dessa forma, o caminho é elaborar um Service Level Agreement (SLA) e monitorar o acordo entre as partes através desse documento.

Etapa 3: Revisar

Eventualmente, as certificações e selos de qualidade dos fornecedores perdem a validade.

Por isso, a cada 6 meses, volte à etapa da análise e valide as informações colhidas ali, sempre comparando com o panorama anterior.

Além disso, mudanças na gestão também podem ter efeito na qualidade dos insumos do seu fornecedor ou até abalar a conformidade fiscal dele.

Assim, ao reavaliar o SLA de tempos em tempos, a sua empresa não será pega de surpresa ao se relacionar com empresas irregulares ou com uma queda inesperada de qualidade.

Que danos um fornecedor irregular pode causar?

Da mesma forma que fornecedores ponta firme são fonte de resultados, aqueles inadequados dão prejuízos grandes.

Um dos motivos é que hoje em dia os consumidores prestam muito mais atenção à cadeia de produção das empresas.

Isso significa que, cada vez mais, eles querem saber de onde vêm os produtos que consomem e como são feitos. Veja o caso da Zara, que até hoje tenta limpar sua imagem após usar trabalho análogo ao escravo na produção de suas roupas.

Ou seja, qualificar seus fornecedores também é uma ferramenta de marketing, porque evita conexões negativas.

Além disso, se relacionar com empresas irregulares com o Fisco compromete a sua própria conformidade fiscal, fazendo você pagar pelo erro dos outros.

Veja a seguir: O que fazer quando a nota fiscal de um fornecedor está errada?

E como saber quando trocar de fornecedor?

Preste atenção em alguns sinais que indicam o momento de procurar um novo parceiro:

Perda de prazos: a falta de pontualidade é motivo para acender uma luz vermelha, já que pode prejudicar a rotina e o planejamento de toda a empresa.
Mudança dos objetivos da empresa: sua qualificação de fornecedores é muito mais estratégica quando está alinhada com os objetivos da companhia. Não adianta investir muito na compra de um insumo se os retornos são mínimos, por exemplo.
Acomodação: esteja sempre de olho em oportunidades mais interessantes, tanto economicamente quanto no quesito qualidade.

Resumindo

Lembre-se que você é o reflexo dos seus fornecedores. As ações deles afetarão diretamente o seu desempenho no mercado.

Por isso, avalie cada um, monitorando e reavaliando sua análise inicial periodicamente para garantir a continuidade da sintonia entre você e os seus.

E não se esqueça de documentar cada etapa da qualificação para ter parâmetros reais na hora de tomar decisões.

Curtiu este post? Continue enriquecendo seu gerenciamento de cadastros aprendendo agora os 11 principais critérios de uma boa gestão de fornecedores e como aplicar cada um deles no dia a dia.

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