Obrigações acessórias: Como se preparar para as entregas | Midas Solutions

Dentre as diferentes atividades envolvidas na organização e funcionamento de uma empresa, com o objetivo de manter a regularidade com o Fisco, uma das mais importantes é a entrega das chamadas obrigações acessórias.

Cumprir o prazo estipulado para as entregas dos documentos necessários, pode livrar pequenos e grandes negócios da aplicação de multas, juros e até maiores penalizações.

Mas antes de mais nada, você sabe o que são as obrigações acessórias, para quem elas se aplicam, ou ainda, quais são os documentos que a sua organização precisa organizar para estar dentro das regras?

Neste conteúdo trouxemos uma contextualização sobre o tema e também algumas dicas valiosas que vão te ajudar a se preparar para as entregas de 2023.

O que são as obrigações acessórias

As obrigações acessórias são declarações eletrônicas, exigidas pelos órgãos reguladores. Seu maior objetivo é o de coletar dados sobre as operações das empresas e apurar o pagamento dos tributos principais.

Essas declarações devem ser feitas pelas empresas e encaminhadas ao governo – federal, estadual ou municipal, de acordo com as regras do regime tributário aplicado à organização.

Ou seja, podemos afirmar que as obrigações acessórias são uma forma de fiscalização e apuração da arrecadação de tributos.

Vale ressaltar que, mesmo que uma empresa seja dispensada das obrigações principais, em grande parte das vezes, ela não está livre de cumprir as obrigações acessórias.

Além disso, também é válido acrescentar que as entregas dos relatórios têm prazos diferentes, também relacionadas a atividade da empresa.

Nesse caso, é importantíssimo que cada negócio identifique quais são as prestações de contas aplicáveis, e que fique atento aos prazos de encaminhamento, que deve ser realizado através do SPED.

Alguns dos documentos comuns que compõem uma obrigação acessórias, são:

• Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
• Emissão de notas fiscais de venda de mercadoria ou serviços;
• Demonstrações contábeis
• Folha de pagamentos.

Na sequência, vamos listar cada uma de acordo com o regime tributário.

Regimes tributários e as obrigações acessórias 

As obrigações acessórias são diversas, e como dissemos antes, elas precisam ser entregues em diferentes momentos do ano.

Algumas delas são comuns para todos os regimes tributários, como:

• EFD (Escrituração Fiscal Digital)
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
• DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte)
• Outros

Entretanto, a maioria das declarações varia de acordo com a atividade da organização. Por isso, vamos detalhar mais sobre elas, de acordo com os regimes:

 Simples Nacional

• DEFIS – Obrigatória para declarar ao Governo Federal que a empresa recolheu corretamente os tributos do ano anterior. Também é uma forma de apresentar as despesas que a empresa teve, a distribuição societária e a quantidade de colaboradores do período analisado.
• DESTDA -Obrigação mensal direcionada para micro e pequenas empresas, quando estas são responsáveis pelo recolhimento do ICMS.
• DIRF– Documento é enviado anualmente para as empresas que fazem a retenção de imposto (IRRF) e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.
• DAS – Imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas que tem o objetivo de unificar todos os impostos que devem ser pagos por uma empresa optante pelo Simples Nacional.

Lucro Presumido

• EFD-Contribuições: Faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital e inclui: a Escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta; a Contribuição do COFINS; e a Contribuição para o PIS/Pasep.
• DES: Destinada para empresas que prestam serviços. Tem o objetivo de auxiliar na declaração ao fisco e nos serviços que são feitos no decorrer do mês.
• SPED Fiscal: Tem a função de facilitar as obrigações fiscais sobre as apurações do ICMS e IPI.
• SISCOSERV: Seu principal objetivo é o de orientar as estratégias de comércio exterior (importações e exportações, quando há atividade) e serviços intangíveis.
• Guia da Substituição Tributária (GIA):  Informa ao governo estadual as apurações individuais sobre as contribuições relacionadas ao ICMS-ST.
• Guia Estadual: Destinado para os contribuintes que têm Inscrição Estadual (IE), e tem o objetivo de analisar individualmente os contribuintes do ICMS.
• LFE: Declaração fixa para as empresas com atividade em Brasília – DF. O objetivo da LFE é comunicar a Receita Federal sobre os tributos que contam no ICMS ou ISS no Distrito Federal.
• DCTF:  É a partir dessa declaração que a Receita Federal recebe as informações necessárias para lançar os tributos a pagar e os créditos tributários relacionados a cada contribuinte.

Lucro Real

• EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital, também compõe o SPED. O envio desta declaração acessória permite que o contribuinte dispense o Sintegra, exceto nos casos em que a empresa trabalha com um regime especial. Nesse caso, é preciso confirmar as condições do estado onde a organização está inscrita.
• SINTEGRA – Obrigação direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED para emitir documentos fiscais. Os usuários de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal também precisam gerar essa declaração acessória. Após a implantação da EFD ICMS/IPI, o Sintegra deixou de ser obrigatório em alguns estados, por isso, é necessário verificar se na sua região esse envio permanece ou não obrigatório.
• SEFIP/GFIP– É uma declaração com informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social. A SEFIP/GFIP é obrigatória para todas as empresas, inclusive aquelas que não têm funcionários registrados.
• CAGED – É responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT.
• ECD – É uma obrigação federal do SPED que substitui as escriturações dos livros: Livro Diário e seus Auxiliares, Livro de Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamento Comprobatórias dos Assentamentos Transcritos, e Livro Razão e seus Auxiliares.
• ECF –Substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Tem como objetivo informar: as operações que influenciam na composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL.
• DIRF – Declaração responsável por informar a Secretaria da Receita Federal sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa. Essa obrigação é devida por todas as pessoas jurídicas, e é preciso enviar a obrigação mesmo que não haja retenção de imposto.
• RAIS – Garante que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas do país, identificando o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/Pasep.
• DIRPF – Aplicada aos sócios de empresas que fazem parte desse sistema. Nesse caso, os sócios da organização declarar a DIRPF para garantir que estão em dia com as obrigações fiscais.

É válido ressaltar que as obrigações acessórias podem mudar ao longo do tempo, por isso, você deve sempre se atentar aos anúncios e comunicados da Receita Federal e do Governo Federal, para garantir que seu negócio está dentro das regras.

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Práticas que contribuem para a entrega das obrigações no prazo

Cá entre nós, contar somente com a memória humana para se lembrar dos detalhes do dia a dia não é mais uma ideia tão atrativa, não é mesmo?

Para estar em dia com as obrigações acessórias, é necessário realizar uma série de atividades que envolvem, principalmente, a organização de documentos.

Por isso, vamos detalhar algumas práticas que podem te ajudar a manter esse processo controlado, para que você não perca seus prazos e fique sempre atualizado.

Uso de tecnologias

Diante de um cenário de delicado como é o das obrigações acessórias, a tecnologia se coloca como essencial para garantir que as organizações cumpram seus prazos de entrega fiscal e, principalmente, que que o processo ocorra sem falhas.

A tendência é que, cada vez mais, essa tendência da automatização aumente, trazendo mais segurança às operações, tanto para as empresas, quanto para as instituições reguladoras.

Nesse caso, a companhia que conseguir acompanhar esse fluxo, consequentemente, terá resultados mais positivos e corre menos risco de ser autuada.

Sem contar que, adotando novas tecnologias, seus processos ficam mais transparentes. E isso pode garantir experiências melhores para funcionários, clientes, fornecedores, parceiros e prestadores de serviços.

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Gestão e segurança dos dados

Sua empresa tem como prática o monitoramento de dados, visando ter processos mais seguros e assertivos?

Se a resposta foi não, é o momento de repensar os hábitos do negócio.

Isso porque, além de garantir dados atualizados para sua base de cadastros, um monitoramento constante também pode garantir que você cumpra o prazo de entrega das obrigações acessórias.

Utilizando APIs de cadastro, por exemplo, seus processos de coleta, armazenamento e interpretação das informações ficam muito mais fáceis, e você ainda tem a oportunidade de executar ações mais estratégicas.

Além disso, o uso de tecnologias também proporciona a centralização de diferentes atividades, tornando mais ágeis as etapas de integração com o seu ERP, sistemas de gestão de RH, CRM e outros.

E isso, por consequência, te ajuda muito na hora de cumprir com as entregas obrigatórias.

Sem contar que você também adiciona um diferencial competitivo ao seu negócio e garante uma tomada de decisão mais confiável, principalmente na hora de fechar parcerias.

Melhor interação com fornecedores e prestadores de serviços

Você já pensou no quanto a sua relação com fornecedores pode interferir na entrega das obrigações acessórias?

Se você parar pra pensar, uma relação distante e desgastada pode, não só trazer prejuízos para a sua cadeia de produção, como também te fazer perder prazos importantes.

Se um prestador de serviços te envia uma nota fiscal com informações incorretas sobre tributos, o processo para correção, pagamento e declaração posterior desse documento pode ser muito maior.

Por outro lado, se você tiver um canal de interação direta com o parceiro, poderá entrar em contato com ele de forma muito mais eficiente e agilizar toda situação, certo?

Normalmente essa comunicação é possível através de Portais exclusivos para fornecedores, que, muitas vezes, também contam com recursos de centralização para o envio das notas fiscais de serviço.

Neste conteúdo recente, nós trouxemos 8 dicas para evoluir o seu relacionamento com fornecedores. Vale a pena conferir!

Parece que não, mas a tecnologia tem nos ajudado cada vez mais no dia a dia, de processos a relacionamentos.

E por aí, como estão as organizações para a entrega das obrigações acessórias de 2023?

Espero que este conteúdo tenha esclarecido suas ideias com relação ao apoio da tecnologia na hora de estruturar os processos fiscais. Aproveite para compartilhar com a sua equipe de trabalho!

Nos falamos em breve. 👋