Nota fiscal denegada: descubra o que fazer nessa situação | Midas Solutions

Se sua empresa trabalha com um alto volume de emissão de documentos, pode ser que já tenha se deparado com alguma situação de nota fiscal denegada, ou que passe por isso com uma certa frequência.

O que não quer dizer que as organizações com menor volume de documentos fiscais estão livres desse tipo de situação.

Não importa o porte da empresa, o número de transações, nem mesmo o valor do documento, ter uma nota denegada pelo fisco é bastante comum, mas é crucial que esse acontecimento não vire uma rotina.

Diante disso, o assunto de hoje te explicará um pouco sobre o conceito das notas fiscais denegadas, os motivos pelos quais isso pode acontecer, como se proteger e tudo o que você precisa saber.

Quer descobrir como evitar um prejuízo na sua empresa? Então continue lendo!

O que é uma nota fiscal denegada?

Direto ao objetivo, uma nota é denegada pela SEFAZ, quando o órgão identifica alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou destinatário do documento.

Para que uma nota fiscal tenha valor perante a Secretária da Fazenda do Estado, é necessário que ela seja autorizada, já que sem a devida aprovação, não pode ser utilizada de forma alguma.

Quando acontece a denegação, não é permitido realizar qualquer alteração no conteúdo daquela nota fiscal. Nesse caso, ela fica inválida e não pode ser faturada, pois não foi autorizada pelo governo.

E essa é a principal diferença entre notas denegadas e rejeitadas. Quando acontece a rejeição, é possível identificar o erro ocorrido e corrigi-lo, seja um erro de cálculo de imposto, dados incorretos, assinatura digital inválida, entre outros.

Entretanto, você só saberá se sua NF-e será aprovada, rejeitada ou denegada após o processo final da validação, quando ela já estiver registrada nos domínios da SEFAZ. Por isso, o número da nota não pode mais ser alterado, nem cancelado.

Apesar de invalidado, o documento precisa ser registrado e armazenado pelo prazo fiscal de cinco anos, além do ano vigente.

 Quais irregularidades podem causar a denegação?

Quando falamos de Notas Fiscais eletrônicas, é válido ressaltar que estamos tratando de legislações estaduais. Portanto, as irregularidades também são relacionadas a isso.

Para evitar qualquer tipo de dúvida, é importante consultar a SEFAZ Estadual, tanto de quem vai receber, quanto de quem vai emitir a nota.

Tendo dito isso, algumas irregularidades são consideradas comuns a todos os estados, para as duas partes envolvidas na transação, como por exemplo:

• Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa
• Cadastro desatualizado na SEFAZ
• Não pagamento de impostos
• Falta de autorização para prestar serviço na Unidade Federativa (UF)

Para saber em qual ponta está o problema fique atento à notificação. Ela indica se ele está no emissor ou no destinatário, assim como qual foi a situação impeditiva.

O que fazer em caso de nota fiscal denegada?

Para resolver o problema é preciso que a parte irregular entre em contato com o SEFAZ para regularizar a situação.

Após esse procedimento basta enviar uma nova nota fiscal, relativa ao serviço ou mercadoria recebida, para que dessa vez seja autorizada.

Parece simples, e é mesmo. Mas somente quando temos um cenário de poucas notas. Ao olhamos para casos de altas demandas, o processo individual e manual acaba exigindo um esforço que pode travar a produtividade do seu negócio.

Como prevenir que a denegação aconteça?

Para não passar por todo o trabalho de consertar uma denegação, você pode armar sua empresa para se prevenir contra essa situação.

E é possível fazer isso através da tecnologia, com serviços que automatizam a verificação das inscrições estaduais – e outras informações básicas – dos seus parceiros.

Aqui na Midas desenvolvemos uma solução para Atualização e Análise de Dados Cadastrais, que realiza o trabalho da verificação por você.

Dessa forma, você tem uma base de dados constantemente atualizada, evitando assim as notas denegadas e o trabalho que elas acarretam.

E claro, tudo isso de forma automática, sem precisar se preocupar em olhar para cada um dos seus cadastros.

Com a solução, dentro de poucos segundos você obtém informações como:

• Inscrições Estaduais atualizadas e validadas para toda a sua base de cadastros;
• Panorama completo de cadastro de contribuintes de ICMS;
• Verificação de todas as IEs existentes em um determinado CNPJ

Além disso, ainda é possível manter sua base cadastral dentro de um padrão que saneia e higieniza as informações, garantindo que elas estejam adequadas de acordo com as boas práticas de mercado, ou com as suas normas internas.

Com a solução da Midas, você se mantém em dia com as obrigações fiscais, evita problemas com o Fisco e qualquer tipo de contratempo que possa prejudicar a sua operação.

Esperamos ter esclarecido suas dúvidas com relação às NF denegadas e as formas de evitar essa situação.

E se quiser entender mais sobre a solução que pode te ajudar a evitar esse tipo de problema, fale com um de nossos especialistas.

Aproveite para compartilhar este artigo com os colegas que podem se interessar pelo assunto.

Até a próxima!