NFS-e: como resolver definitivamente a diversidade de layouts? | Midas Solutions

Estabelecidas em 2005, as notas fiscais eletrônicas chegaram com objetivo de agilizar o registro de compra e venda de serviços e mercadorias. E como resultado principal, ela trouxe menos falhas no preenchimento das informações e grande economia de papel. Porém, como nem tudo é um mar de rosas, existe um outro ponto crucial e eu aposto que já chamou a sua atenção: a diversidade de layouts das NFS-e.

Com 5.570 prefeituras espalhadas por aí, cada uma com sua legislação e formato específico para NFS-e, não é de se estranhar que, em algum momento, essa despadronização iria gerar algum entrave nas rotinas fiscais.

Validar e separar informações de NFS-e em uma avalanche de documentos diferentes é uma tarefa que desestabiliza até quem está com a saúde mental em dia.

Agora, imagine a salvação de realizar toda essa tarefa operacional de forma automática, decodificar todos os campos da NFS-e, independentemente do layout, e centralizando tudo no mesmo lugar.

Nesse artigo você vai descobrir como resolver definitivamente o problema da despadronização das NFS-e, gerando um aumento significativo na qualidade, agilidade nas operações e economia!

Por que a diversidade de layouts é um problema?

Quando uma nota é emitida contra o CNPJ da sua organização, todas as informações precisam ser validadas antes de firmar um pagamento para que não tenha problemas com o Fisco, e é exatamente nessa verificação que a coisa pega.

Segundo dados do IBGE de 2016, o Brasil possuía, até a data do levantamento, 5.570 prefeituras. Suponhamos que cada uma tem um modelo definido e divergente de layout quando se trata de NFS-e.

Na prática, isso quer dizer que, em uma nota fiscal de serviço de um determinado município, o campo “COFINS” está em um lugar, já em uma de outra cidade, está em posição totalmente diferente.

Assim, o tempo gasto procurando e checando informações em notas fiscais de serviços eletrônicas é ampliado e, consequentemente, isso faz com que o prazo para pagamento do documento seja maior.

Levando essa situação em consideração, é normal o olho se acostumar e, assim, algumas informações importantes acabarem passando batido, gerando o preenchimento incorreto dos campos obrigatórios e, consequentemente, inconsistência no compliance.

E depois de lidar com tantas NFS-e diferentes manualmente, a tarefa acaba se tornando ainda mais suscetível a falhas.

Se o monitoramento de NFS-e já é difícil para empresas que lidam com número enxuto de documentos fiscais, imagine para aquelas que recebem diariamente um grande volume de documentos com padrões distintos.

E se essa análise não for constante e minuciosa, pode acontecer de você receber uma nota fria, pagando por uma transação que nunca existiu ou um serviço que nunca foi prestado.

Quais os problemas que o não monitoramento de layouts de NFS-e causa?

E como se tudo isso não bastasse, as mudanças de layout em NFS-e são frequentes.

Ou seja, quando os colaboradores responsáveis pela missão de conferência se acostumam, de alguma forma, com os padrões das cidades dos fornecedores, tudo pode se alterar.

Assim, na hora de validar tudo manualmente, conferir informação por informação, um número pode ser digitado errado e os impostos podem ser recolhidos incorretamente. O que pode gerar um futuro problema com o Fisco.

Quais os desafios da captura de NFS-e?

O primeiro passo para pagamento de um serviço é ter em mãos a nota fiscal eletrônica do serviço que foi prestado à sua empresa, certo?

Pois bem. Agora pense comigo…

Com a equipe fiscal lidando com vários processos no dia a dia, a captura de notas fiscais no site de prefeituras, no portal do SEFAZ ou a busca incessante no e-mail torna a rotina complexa e exige um tempo que poderia ser aproveitado em atividades mais produtivas.

Até porque, imagine só ter que entrar no site de cada município, fazer todo o processo de login e senha para obter uma simples nota. É trabalho demais, principalmente quando se tem uma pilha de NFS-e para serem validadas.

Então, destinar um tempo dos analistas para tarefas essencialmente manuais como essa é perder a produtividade e o conhecimento com situações que não necessitam disso.

Como grandes empresas atuam na captura e no monitoramento de NFS-e?

Como você sabe e observou, questões fiscais são pontos de preocupação. Afinal, a inconsistência na gestão de documentos fiscais pode comprometer de forma direta a saúde financeira e a longevidade da organização.

Toda grande liderança sabe da importância de manter um processo seguro quando se fala de documentos fiscais. E, por isso, para minimizar as falhas, busca ferramentas que também possam trazer agilidade para todo o processo de validação de NFS-e, por exemplo.

Pensando nessa questão, as companhias têm apostado cada vez mais na tecnologia como aliada, facilitando e otimizando todo o trabalho moroso e manual das rotinas fiscais.

Para se ter uma ideia, observe o caso da Log-In, uma companhia com presença nacional e no Mercosul.

Com uma ampla atuação como essa, fica fácil imaginar o alto volume de documentos recebidos por mês, não é mesmo?

Acontece que a alta demanda na entrada fiscal era prejudicada pela falta de padronização da NFS-e, prejudicando inclusive o fluxo de pagamento.

Mas com o suporte do ANI, a solução de recebimento fiscal da Midas, foi possível automatizar toda a entrada de notas fiscais de serviço, gerando economia, aumento na qualidade e agilidade nas operações.

Como tornar as rotinas de recebimento fiscal mais rápidas?

Todo o processo automatizado por meio da tecnologia possibilita que ações manuais passem a ser desnecessárias, gerando uma grande economia e um aumento significativo na qualidade e agilidade das operações.

 Com o ANI, você centraliza e simplifica 100% da entrada de toda e qualquer nota fiscal que chega à sua empresa, sendo ideal para empresas de qualquer porte e segmento.

Principalmente para aquelas que atuam em várias cidades e estados, e lidam com notas em formatos diversos, como PDF, JPG e até impressos.

Para você entender melhor, observe como a solução funciona na prática.

Quando qualquer documento fiscal é emitido contra o seu CNPJ, a solução captura essa NFS-e diretamente no site da prefeitura, ou na sua caixa de e-mail. Esse ciclo de captura e monitoramento ocorre 24 horas por dia, nos 7 dias da semana.

Com isso, todas aquelas horas que seriam desperdiçadas procurando documentos nos canais de recebimento da companhia são trocadas por atividades mais estratégicas e que possivelmente agregarão mais valor ao seu negócio.

Como driblar o entrave causado pelas NFS-e despadronizadas?

Depois de encontrar a nota fiscal, a inteligência do ANI decodifica o documento e gera um arquivo XML de padrão único, o padrão Midas Solutions, uma versão estruturada da NFS-e aceita pela auditoria e pelo Fisco.

Tudo isso dentro de uma plataforma personalizada, que permite agilidade nas consultas, já que as informações estão centralizadas no mesmo local.

Ou seja, além de a solução capturar esses documentos fiscais, ela analisa e recolhe os dados automaticamente e coloca tudo isso estruturado de uma única forma.

Como validar as notas fiscais de serviço com segurança?

Como foi dito anteriormente, todas essas notas seguem um padrão estipulado pela Midas Solutions e, geralmente, tudo que segue uma regra tende a ser mais fácil de ser interpretado, certo?

Dessa forma, os riscos de lançar os impostos de forma incorreta, são reduzidos drasticamente.

Fora que, com esse processo ocorrendo de forma muito mais rápida e segura, o processamento e o pagamento das notas fiscais de serviço se tornam mais ágeis, contribuindo com um relacionamento saudável com os seus parceiros de negócios.

E manter uma boa imagem e relação com seus parceiros é essencial para fechar bons negócios e promover o sucesso da sua companhia.

O processamento de documentos realizado pelo ANI contribui para uma rotina fiscal à prova de autuações, afinal, as informações são entregues já estruturadas, facilitando o inbound das notas no seu ERP e, consequentemente, reduzindo custos.

Curtiu? Converse com nosso time de especialistas para saber mais informações sobre a solução e torne o trabalho do seu departamento fiscal mais estratégico, ágil e seguro.

Te encontro semana que vem. Até a próxima! 👋