Por que o saneamento de cadastros é tão importante? | Midas Solutions

Desde que o SPED chegou e trouxe com ele a implementação da Nota Fiscal eletrônica, um novo termo surgiu no mundo empresarial: saneamento de cadastros.

Caso você ainda não conheça, prepare-se. Com certeza você vai se deparar com ele. E em breve!

Sanear significa atualizar e complementar as informações dos sistemas informatizados das empresas. No ambiente corporativo, essa ação visa atender aos aspectos do negócio (fiscal, tributário e contábil).

É uma ação recorrente, um ciclo que não tem fim, mas extremamente necessária, pois com o SPED, o empresário precisa ter muito cuidado com as informações que estão sendo geradas em seus sistemas e precisa de ferramentas tecnológicas que o ajudem, de forma segura, no processo.

Equívoco é ter problemas com o fisco

Vamos usar uma empresa de material de construção como exemplo. Ao comprar um produto de um fornecedor, o mesmo é colocado para venda. Como antes do SPED não havia muita preocupação, um produto podia estar cadastrado diversas vezes no sistema, sob diferentes nomes e/ou substituição tributária diversa.

Agora, quando entra uma mercadoria no estoque, se ela for cadastrada por equívoco várias vezes, com nome do item e tributação diferentes, a empresa terá problemas com o fisco.

Ao cadastrar um produto, o responsável deve ficar atento aos novos campos que foram criados para o projeto NF-e. Só assim será possível evitar informações incorretas sobre a base de cálculo de impostos e outros erros.

Esse processo contínuo requer um trabalho cuidadoso de monitoramento de dados em fontes públicas e privadas (nacionais e internacionais). Sem falar na necessidade de processar um grande volume de dados em um curto espaço de tempo, pois o cadastro é vivo e muda constantemente, seja na Receita Federal, Sintegra, Anvisa e outros!

Trocando em miúdos, o saneamento de cadastros é importante porque garante eficiência tanto na emissão, quanto na conferência de documentos eletrônicos (NF-e, CT-e, etc), evitando notas denegadas ou rejeitadas e mantendo informações importantes em segurança e constante atualização.

O diagnóstico da situação de seus parceiros tem que ser proativo

E ele também precisa ser feito com as informações de clientes, fornecedores e transportadores, pois diversos estados e municípios já estão impedindo (em tempo real!) a venda de produtos e serviços para empresas com pendências.

Por isso, os empresários já descobriram a importância de um bom contador na orientação, e do uso indispensável de uma ferramenta capaz de transformar o saneamento em um processo proativo, minimizando possíveis problemas fiscais e garantindo a atualização constante das informações.

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