Por que a gestão de dados mestres de fornecedores é tão importante? | Midas Solutions

Se você acompanha nosso blog vai perceber que prezamos muito a relação entre fornecedor e comprador.

Entendemos que é essa dinâmica que faz a cadeia de suprimentos girar com engrenagens bem engraxadas.

É por isso que nos dedicamos a fazer com que essa via de mão dupla esteja sempre em ordem e ao invés de gerar preocupações, gere resultados.

A gestão de dados mestres já é essencial em si, ajuda a empresa a analisar melhor os resultados, identificar problemas e pensar no que pode melhorar.

Já a gestão de dados mestres de fornecedores é fundamental para que a cadeia de suprimentos como um todo funcione de forma segura e constante.

Para entender melhor a importância do Master Data Management (MDM) de fornecedores, continue lendo o blog de hoje!

Leia também: 5 dicas essenciais para fazer a integração de dados no MDM 

Por que gestão de dados mestres de FORNECEDORES?

A gestão de dados mestres de fornecedores se tornou essencial para que seja possível extrair o máximo das tecnologias emergentes.

Ela se refere a todas as informações fundamentais sobre os fornecedores que são parte do portfólio da cadeia de suprimentos.

Em um primeiro momento, dados como contatos, endereços e detalhes bancários parecem ser fáceis de manter, a questão é mantê-los atualizados em todos os sistemas usados pela empresa.

Para garantir a qualidade duradoura dos dados é importante que a pessoa responsável tenha em mente que se, por exemplo, um cliente também for fornecedor, os dados estarão armazenados em diferentes sistemas e departamentos.

Isso pode causar problemas caso haja falta de atenção em uma das pontas que lida com a empresa em questão.

Então, para:

• Facilitar a manutenção dos dados de fornecedores
• Evitar um efeito dominó de problemas causados por dados incorretos
• Melhorar a qualidade dos seus dados
• E tomar melhores decisões para o seu negócio

É preciso trabalhar com uma implantação conjunta de governança e gestão de dados mestres de fornecedores.

Isso inclui as pessoas de todos os setores envolvidos na cadeia de suprimentos, que se dediquem a manter a qualidade e integridade dos dados desde a sua aquisição.

Informações como:

• Pontos de contato
• Categoria do fornecedor (produtos ou serviços oferecidos)
• Detalhes bancários
• Contratos
• Preços
• Informações legais
• Certificados relevantes

São chamadas de metadados e são essenciais, pois definem o fornecedor e ajudam em análises e relatórios posteriores.

É a partir desse processo que se torna possível definir quais metadados se tornarão dados mestres.

E quando não temos a gestão de dados mestres de fornecedores?

Onde a gestão de dados de fornecedores está ausente, a equipe de compras fica impossibilitada de produzir números reais, o que interfere diretamente nas análises de performance e produção de relatórios.

Isso também causa implicações em um nível gerencial, onde ao invés de discutir resultados e possíveis melhores passa-se muito tempo questionando a veracidade dos dados.

Sem o MDM dos fornecedores, o espaço para automação e transformação digital se perde. Já que para a implementação de qualquer nova tecnologia, como por exemplo machine learning, é necessário que seus dados estejam organizados de forma clara.

A adição de tecnologia precisa de uma base bem estruturada.

Benefícios da gestão de dados mestres de fornecedores

Com a implementação do MDM de fornecedores, integrar diferentes documentos, com diferentes formatos, de diversas fontes, além de checar planilhas para valores duplicados, se torna uma tarefa do passado.

Você ainda tem fácil acesso aos dados e eles podem ser apresentados de acordo com as suas necessidades.

É possível, ainda, revisar os contratos e performance de fornecedores a qualquer momento, além de conseguir gerar relatórios mensais de forma ágil, além de:

• Ter um processo eficiente de integração do fornecedor
• Adquirir e analisar dados de uma forma estruturada previne correções manuais que consomem muito tempo
• Ter tempo disponível possibilita sua dedicação a tarefas mais estratégicas, como procurar por fornecedores ideais para as suas necessidades
• Procurar, filtrar e localizar fornecedores relevantes e suas informações facilmente
• Monitorar de forma segura os fornecedores baseado em dados confiáveis
• Monitorar a cadeia de suprimentos usando dados de alta qualidade e integridade
• Fazer um gerenciamento proativo

Com a gestão de dados mestres de fornecedores você passa menos tempo com tarefas manuais e mais tempo analisando as informações geradas e como elas ajudam a otimizar processos.

Ou seja, uma implementação bem-desenvolvida de governança de dados e gestão de dados mestres de fornecedores faz com que a equipe de compras tenha melhores insights sobre a saúde financeira e estabilidade dos seus fornecedores.

Com isso, é possível analisar performance, avaliar a maturidade ou resiliência dentro da cadeia de suprimentos, assim tendo informações para tomar decisões baseadas em dados confiáveis.

É importante lembrar que para atingir um nível satisfatório de transparência, tomada de decisões seguras e estar apto a reagir rapidamente às mudanças do mercado, os dados mestres precisam estar conectados.

Como dito anteriormente, é comum que eles sejam armazenados em diferentes sistemas, por isso fazer com que esses dados retornem e sejam mantidos em uma única fonte apesar de ter diferentes pontos de contato é fundamental.

Isso permite que a integridade dos dados seja mantida e pode ser atingida com a implantação do MDM de fornecedores.

Como manter os dados mestres dos seus fornecedores atualizados

Quando informações sobre um fornecedor são adicionadas, removidas ou corrigidas, é preciso ter em mente que isso gera consequências na empresa como um todo.

Por isso, a gestão e governança de dados mestres de fornecedores exige uma forma de controle eficiente e processos de aprovação.

Então, é preciso definir pessoas responsáveis em cada ponta do sistema. Somente elas têm permissão para adicionar, manter ou desativar dados do seu domínio.

Se todos têm acesso, a qualidade dos dados diminui. Uma boa estrutura de MDM de fornecedores facilita mudanças tanto internas quanto externas.

Por exemplo, um fornecedor pode fazer uma solicitação por meio de um portal, mas as informações só chegam ao ERP após aprovação de um responsável.

Gostou desse conteúdo? Então continue acompanhando o blog Midas para mais informações que podem otimizar a rotina da sua empresa!