Gestão do cadastros de clientes: 4 ferramentas para torná-la mais eficaz | Midas Solutions

Sabe aquele e-mail irresistível que chegou na sua caixa de entrada no momento certo e com a oferta certa?

Não, a loja não leu seus pensamentos, ela simplesmente fez uma gestão de cadastro de clientes eficiente e soube identificar o seu comportamento de compra.

A governança de cadastro é uma estratégia bastante eficiente, segura e funcional, mas muitas vezes é deixada em segundo plano, ou feita de maneira incorreta, sem as ferramentas adequadas.

Mas a verdade é que a qualidade da gestão do cadastro de clientes, é fundamental para atração e nutrição de clientes qualificados em qualquer empresa, além de garantir a acuracidade das informações evitando problemas financeiros e fiscais.

Por isso, preparamos este artigo incrível onde iremos te apresentar 4 ferramentas para transformar a gestão de cadastro de clientes e fornecedores da sua empresa!

Mas antes disso, é importante que você compreenda de fato, qual é a importância da sua implementação, vamos lá?

Qual a importância de fazer uma gestão eficiente do cadastro de clientes e fornecedores?

A gestão de cadastro de clientes não se resume apenas a coletar informações de compradores para manter a carteira de clientes organizada. Ela vai muito além disso.

Imagine que uma pessoa teve o desejo de comprar um smartphone. Ela pesquisou vários preços e marcas no centro da cidade, até que encontrou a loja Y.

Essa pessoa tomou a decisão de compra, mas o vendedor sequer se preocupou em saber seu nome, que dirá cadastrá-la da forma correta. Como a loja Y vai vender para esse cliente novamente? Pouco provável, não é mesmo?

Ou então, quem garante que os documentos que essa pessoa utilizou para fazer a compra são realmente dela? Nos dias de hoje, as fraudes são tão comuns que em algumas situações, os documentos utilizados são de pessoas que já faleceram.

Tão importante quanto a governança de cadastro de clientes é o cadastro de fornecedores.

Imagine que a base de informações da cadeia de fornecimento da sua empresa está desatualizada, há informações em duplicidade e os dados não são confiáveis, impossibilitando os times de negócio, cadastros e fiscal de trabalhar com informações atualizadas e números reais.

À primeira vista, tudo isso pode parecer inofensivo, porém os riscos que uma empresa pode sofrer quando não há veracidade nas informações são enormes, envolvendo multas altas e abalo reputacional severos.

Com simples exemplos, fica fácil perceber o quão importante é a gestão de cadastro de clientes e fornecedores para se fazer bons negócios.

Quais as vantagens da gestão de cadastro de clientes?

São várias as vantagens da gestão de cadastro de clientes para uma empresa, entre elas:

• Nutrir uma relação de pós-venda
• Prevenir as diversas fraudes que podem ser aplicadas
• Gerenciar inadimplência
• Entender o comportamento individual de cada consumidor
• Realizar um atendimento personalizado
• Mapear a jornada de compra do cliente
• Compreender a demanda de compra dos produtos
• Ter uma visão holística do histórico de compras
• Reativar clientes antigos
• Descobrir preferência de produtos

E a mais importante delas, a fidelização de clientes.

Kotler disse uma vez que conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais do que manter o atual, e ele não estava errado. Apesar dos inúmeros benefícios, alguns gestores não atingem o sucesso esperado com a gestão de cadastro de clientes, devido a:

• Dados desatualizados
• Falta de um serviço que evidencie possíveis fraudes
•  Cadastro em duplicidade
• Erros de digitação
• Integridade das informações
• Não ter um controle sobre o que cada cliente está comprando
• Utilizar planilhas para cadastro
• A equipe investir muitas horas analisando informações desatualizadas

Tudo isso impacta negativamente a fidelidade do cliente com a marca. Mas calma, para tudo há solução. Existem ferramentas muito excelentes que podem ajudar a superar esses desafios.

Quais são as ferramentas para gestão de cadastro de clientes?

Antes de mais nada, precisamos frisar que o uso de agendas e cadernos não é o método mais produtivo, essa opção está muito mais que ultrapassada.

Pelo contrário, exige tempo, ocupa espaço, aumenta chances de erro e perda, além de não ser nada prático.

Planilhas eletrônicas

Reunir e organizar dados no Excel, em algumas situações pode ser uma boa escolha, afinal, ele oferece aplicação de filtro, fórmulas básicas e avançadas.

Porém a planilha geralmente fica fixa numa máquina, o que dificulta a análise de informações fora do local de trabalho, além de ser praticamente impossível utilizar de forma compartilhada com os colegas de trabalho, gerando perda de informações o tempo todo e muita confusão.

Além disso, se você tiver um número expressivo de clientes com o tempo esse formato de trabalho será insuficiente. Sem contar que dessa forma não é possível sua empresa atender a LGPD.

Planilhas digitais

Assim como o Excel, ferramentas em nuvem como o Google Sheets e Forms, possibilitam o controle do cadastro de clientes, mas os problemas não são muito diferentes das Planilhas eletrônicas.

Também há possibilidade de aplicar filtros e realizar os mais diversos tipos de operações. O modelo em nuvem permite gerenciar e analisar informações remotamente de qualquer lugar e horário.

Porém, a atualização manual exige muito tempo e concentração da equipe. Da mesma forma que a planilha eletrônica, você irá perceber a necessidade de migrar para uma solução mais dinâmica.

Sem contar que dessa forma não é possível sua empresa atender a LGPD.

Plataformas on-line

Aplicativos de anotações e organização pessoal, como Evernote, estão ganhando cada vez mais espaço.

Neles, é possível manusear e gerenciar dados, arquivos e notas. É possível ativar lembretes e checklist de tarefas. Plataformas, assim, são excelentes para pequenas empresas.

Contudo, a necessidade de qualificar e ampliar o processo uma hora ou outra irá bater na sua porta, e mudar para um software especialista para gestão de cadastro de cliente será uma sábia decisão!

Quais são as principais vantagens de um sistema de cadastros de clientes?

Contar com o apoio da automação será fundamental para a entrada das informações com qualidade e segurança, protegendo sua empresa das fraudes e atendendo as legislações, dessa forma será possível também identificar padrões e demandas de compra.

É possível ainda, adotar práticas eficientes de atendimento e relacionamento com o cliente.

A Governança de Cadastro irá centralizar as informações de pessoas físicas e jurídicas que têm ou tiveram relação com a sua empresa, de forma segura, garantindo a qualidade, atendendo da legislação de forma automatizada.

A solução traz mobilidade, uma vez que permite a consulta, inclusão e manutenção dos cadastros de forma remota.

Trata-se de uma plataforma completa de gestão que possui como alicerce um workflow próprio, que irá atuar na categorização, enriquecimento de dados de forma automática e padronização do cadastro, mantendo-os atualizados continuamente.

Permitindo que o cadastro de seus parceiros de negócios seja realizado com rapidez, eficiência e segurança.

Além de tudo isso, a solução de Governança, ainda possibilita a utilização de importantes serviços de Antifraude para as Pessoas Físicas, garantindo que os processos de validação tenham completa assertividade das informações, identificando assim o potencial cliente dos serviços da sua empresa.

A tecnologia Web responsiva, aliada a grande capacidade técnica no automatismo de consultas, garantem um processo ágil e assertivo de validações das informações de Pessoas Físicas.

Recursos inovadores como por exemplo:

• Face match – Validação por biometria considerando a CNH ou RG, com a foto (selfie) da pessoa física avaliada.
• Decodificação (OCR) – Coleta automatizada das informações constantes no documento de identificação, considerando a CNH ou o RG.
• Consulta Automatizada – Consulta da situação cadastral e dos detalhes adicionais, no site da Receita Federal, conforme o CPF e a Data de Nascimento.
• Validação de Contatos – Validação por código randômico dos números de telefone e do endereço de e-mail da pessoa física.
• Validação dos comprovantes de endereço.
• Background check para permitir a validação de mandados de prisão e antecedentes criminais, assim como ações adicionais para validar a existência e prova de vida da pessoa física.

O portal pode ser acessado por qualquer colaborador cadastrado. Assim, a pessoa responsável pela gestão passa a ter tudo que precisa na palma da mão, sem perder tempo procurando informações perdidas em e-mails ou necessitando de interações por telefone.

A otimização de tempo favorece o fluxo de trabalho e facilita a integração entre as áreas.

A informação chega em tempo real, automática e sincronizada com o seu sistema de gestão, garantindo a qualidade do cadastro.

Para evitar irregularidade no processo, a Governança de Cadastro realiza uma busca minuciosa em mais de 70 bases fontes nacionais e internacionais, mitigando o risco em trabalhar com fornecedores que estão com cadastros inconsistentes.

Não podemos falar de dados sem citar segurança, não é mesmo? Pensando nisso, a Midas desenvolveu o Módulo Metis para proteção de dados cadastrais contra vazamentos, garantindo conformidade com a LGPD.

Autonomia é a chave para otimização de tempo. O módulo de Certificação chega como uma alternativa simples, objetiva e estratégica no gerenciamento de parceiros.

A solução irá avaliar os fornecedores, classificando-os entre os mais ou menos confiáveis, por categoria de fornecimento. Isso irá garantir que o parceiro aprovado cumpra os requisitos de fornecimento da empresa.

Viu só? Você começa com uma “simples” gestão de cadastro e termina com a criação de ações estratégicas para empresa.

Esperamos que as ferramentas apresentadas hoje possam ajudar você a transformar a gestão de cadastro de clientes da sua empresa.

Ah! Não deixe de compartilhar este texto com seus colegas de equipe.

Vejo você em breve 🙂