Por que o gerenciamento de XML é tão importante para o seu negócio | Midas Solutions

Sabe aquela ideia de que armazenar e monitorar tempo de guarda do XML de uma Nota Fiscal é coisa só de contador? Esqueça isso.

Embora a contabilidade seja fundamental na busca das melhores alternativas para que as NFe permaneçam salvas e em segurança, não é obrigação dela, mas do empreendedor gerenciar o arquivamento de suas notas.

E como você já leu aqui, a guarda e a recuperação de arquivos XML é um desafio para as empresas brasileiras, pois desde o SPED, elas têm que lidar com o que pode ser um problema: manter todos os arquivos XML das NFe ou CTe recebidos e emitidos até o prazo determinado pela Receita Federal.

O que é e para que serve o XML

XML é a versão digital de nota fiscal propriamente dita, que obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

Esse tipo de arquivo é o formato utilizado para registro das informações relativas à NFe emitida na venda de um produto. Sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital certificada.

Quais informações devem constar

• Nota Fiscal Eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total
• Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS
• Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social
• Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor
• ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins
• Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado
• Cobrança: forma de pagamento e endereço
• Dados adicionais: fonte de impressão do Danfe e demais dados de interesse do contribuinte.

Riscos do gerenciamento incorreto

As Secretarias da Fazenda não se responsabilizam pela recuperação dos documentos em casos de perda ou extravio. Some a isso que a administração tributária tem até cinco anos para fiscalizar as obrigações relacionadas à NFe, incluindo o armazenamento do XML.

Se o Leão rugir pela apresentação do arquivo e ele não for mostrado, pode ser aplicada multa de até cinco vezes o valor do tributo devido e o responsável pela empresa fica sujeito a pena de 6 meses a 2 anos de detenção.

Um backup diário resolve?

Sim, mas uma plataforma de armazenamento digital e automático será sempre mais eficiente e segura do que um HD externo ou pen drive. Sem falar na agilidade dos processos, que sendo manuais requerem mais tempo e são mais vulneráveis a erros.

E acredite: torcer para que nenhum desses imprevistos aconteça é arriscar desnecessariamente seus negócios.

Já com uma ferramenta que faça a leitura plena e confiável das informações das NFe, padronizando, arquivando e monitorando os XML, é possível até mesmo recuperar uma nota, já que a chave de acesso dela estará disponível sempre que você quiser.

Até a semana que vem!