Erros na escrituração fiscal: como identificar e eliminar com validação automatizada

A escrituração fiscal é um dos pilares do compliance tributário no Brasil. Ela reúne e organiza todos os dados fiscais da empresa, como as notas fiscais emitidas e recebidas, informações sobre impostos incidentes, créditos, débitos e obrigações acessórias, para permitir a apuração correta dos tributos e a entrega de declarações ao fisco.

Por ser uma tarefa tão detalhada, a escrituração fiscal também é uma das áreas mais suscetíveis a erros. Dados digitados manualmente, documentos fiscais recebidos fora de padrão ou informações inconsistentes podem gerar divergências graves, comprometendo o fechamento contábil e resultando em autuações, glosas e multas.

Este artigo explica de forma clara quais são os principais erros na escrituração fiscal, como identificá-los antes que causem problemas e de que maneira a validação automatizada de documentos fiscais, integrada ao ERP, ajuda a eliminar essas falhas, trazendo mais agilidade e segurança para a área fiscal.

O que é escrituração fiscal e por que ela é tão importante?

A escrituração fiscal é o processo de registrar e organizar as operações fiscais da empresa, transformando dados brutos (como notas fiscais) em informações estruturadas para apuração de impostos e cumprimento de obrigações legais. Ela envolve:

Registro de notas fiscais emitidas (outbound) e recebidas (inbound);
Apuração de tributos federais, estaduais e municipais;
Conferência de CFOP, CST, NCM e alíquotas aplicadas;
Entrega de declarações fiscais e acessórias, como SPED Fiscal, EFD-Contribuições, GIA e outras.

Justamente por estar no coração da operação fiscal, qualquer erro na escrituração pode gerar consequências sérias, como divergências nos livros fiscais, rejeição de obrigações acessórias pelo fisco, autuações e multas por informações incorretas, pagamento indevido de tributos, além de prejuízos ao fechamento contábil. A seguir, vamos conhecer os erros mais comuns que podem levar a esses problemas.

Principais erros recorrentes na escrituração fiscal

Mesmo empresas com sistemas robustos podem enfrentar erros recorrentes na escrituração fiscal. Entre os mais comuns, estão:

1. Divergência de dados entre nota e cadastro

Quando as informações do fornecedor ou cliente no ERP não batem com o XML da NF-e, como CNPJ, razão social, endereço, CNAE ou inscrição estadual. Essa divergência gera rejeição na escrituração ou na apuração dos impostos.

2. Classificação tributária incorreta

Ocorre quando o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária) ou NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) são inseridos incorretamente, levando ao cálculo errado de tributos ou perda de créditos fiscais.

3. Notas duplicadas ou denegadas

A falta de controles automatizados faz com que notas fiscais duplicadas ou denegadas sejam lançadas na escrituração, gerando pagamento indevido, inconsistência contábil e risco de penalidades.

4. Falta de validação em tempo real

Além disso, sem uma integração direta com a SEFAZ, as notas canceladas ou substituídas podem acabar sendo escrituradas, e isso leva a necessidade de ajustes manuais posteriores.

5. Atrasos no fechamento contábil

Por último, retrabalho e correções manuais consomem tempo da equipe fiscal, atrasando a entrega das obrigações e do fechamento contábil mensal.

Como identificar erros na escrituração fiscal antes que eles gerem problemas

Os erros na escrituração fiscal são comuns, mas podem ser identificados e solucionados antes de se tornarem grandes problemas. O primeiro passo é verificar se os itens, quantidades e valores do XML da nota fiscal estão coerentes com o pedido registrado no ERP.

Além disso, antes de escriturar uma nota, confirme se os dados do fornecedor estão corretos, ativos e compatíveis com a operação realizada. Também é importante revisar se as alíquotas, CFOP, CST e NCM estão aplicados corretamente ao tipo de operação (compra, venda, devolução, bonificação, etc.).

Outra estratégia é implementar sistemas que bloqueiem automaticamente notas duplicadas, canceladas ou denegadas. Por fim, não esqueça de realizar análises periódicas dos dados escriturados, que podem identificar padrões de erro ou inconsistências recorrentes.

Validação automatizada: a chave para eliminar erros na escrituração fiscal

A validação automatizada de documentos fiscais permite que as empresas identifiquem e corrijam inconsistências antes que elas cheguem à escrituração. Com uma solução como a da Midas, por exemplo, é possível:

Receber notas fiscais diretamente da SEFAZ ou de prefeituras, sem depender de uploads manuais;
Validar automaticamente dados cadastrais, tributários e estruturais dos documentos;
Padronizar XMLs e entregá-los no formato ideal para o ERP;
Bloquear notas duplicadas ou irregulares antes do lançamento;
Sinalizar diferenças entre XML e pedido de compras;
Garantir compliance com legislações e obrigações acessórias.

Assim, ao adotar uma plataforma de validação automatizada como a da Midas, sua empresa elimina os erros recorrentes na escrituração fiscal antes que impactem o compliance e reduz o retrabalho da equipe fiscal, aumentando a produtividade e acelerando o fechamento contábil.

Integração com SAP, TOTVS e outros ERPs

Outro ponto crítico para o sucesso da automação é a integração com o ERP. A Midas oferece conectividade nativa com os principais sistemas do mercado, como SAP ECC, S/4HANA e TOTVS Protheus, permitindo:

Entregar os documentos já validados diretamente no ERP;
Alimentar os módulos fiscais e contábeis com dados consistentes;
Acelerar o fechamento contábil mensal;
Eliminar lançamentos manuais e divergências entre setores.

Com mais de 20 anos de experiência e soluções homologadas pelos principais ERPs, a Midas transforma a escrituração fiscal em um processo ágil, seguro e confiável.

Chega de cometer erros na escrituração

Os erros na escrituração são um dos maiores vilões do compliance tributário e do fechamento contábil. Sem automação, as empresas ficam vulneráveis a inconsistências, retrabalho, atrasos e multas. Por isso, a validação automatizada de documentos fiscais é a forma mais eficiente de identificar e eliminar essas falhas antes que elas cheguem à contabilidade.

Nesse sentido, com a solução completa da Midas, a sua empresa ganha produtividade, segurança e confiabilidade nos processos fiscais, transformando uma atividade crítica em um diferencial competitivo.

Quer saber como ter uma escrituração fiscal livre de erros? Entre em contato com a equipe da Midas e descubra como simplificar e automatizar sua gestão fiscal agora mesmo.