Atualização de dados: os cuidados necessários para proteger suas operações | Midas Solutions

Quando o assunto é sobre dados cadastrais, uma luz de alerta pisca em nossa mente, já que os erros e riscos relacionados a esse tema são comuns. Principalmente com a constante mudança e atualização de dados dos parceiros, não é mesmo?  

E com esse cenário em mente, podemos concluir que a melhor saída é sempre tentar prever as possíveis situações desagradáveis e tentar tomar providências que diminuam as chances de algo acontecer. 

Ou seja, monitorar os dados dos fornecedores e parceiros com frequência é essencial para a rotina de cadastros de um negócio, pois, isso pode evitar que haja impactos negativos na segurança dos processos.  

Mas, é claro que acompanhar e atualizar todas as informações, uma a uma, de forma mecânica, não é uma opção viável. A execução dessa atividade, sem dúvidas, é desgastante, morosa e pode abrir brechas para os erros que queremos evitar.  

É aí que descobrimos importância de contar com a tecnologia para realizar essa operação. Além de trazer mais agilidade, uma ferramenta tecnológica ainda tem o poder de verificar pontos importantes que muitas vezes passam despercebidos.  

Acompanhando essa leitura você vai descobrir algumas dicas de como otimizar o seu processo de cadastros e quais cuidados deve tomar para protege-lo.  

Por que manter os dados atualizados 

Bom, como já mencionamos em outros conteúdos, os dados são os grandes guias para uma boa estratégia de negócios.  

E isso vai muito além de somente enriquecer a sua base de cadastros de parceiros e fornecedores. Afinal, é importantíssimo garantir que ela esteja alinhada aos objetivos da organização.  

Uma vez que os dados de cadastros estão estruturados, diferentes setores da empresa podem ter suas operações otimizadas.  

Já que muitas vezes os departamentos de cadastro, fiscal, RH, financeiro, e até mesmo comercial dependem de uma atualização de dados correta e confiável para cumprir com suas tarefas diárias. 

Isso acontece, pois, quaisquer que sejam os processos de uma empresa, de certa forma, eles terão relação direta ou indireta com informações cadastrais.  

Nesse caso, manter os dados atualizados não é uma opção que pode ser ignorada, já que, utilizar informações incorretas, ou desatualizadas, pode acarretar exposições negativas e riscos ao negócio.   

Pense comigo, dados de cadastro são utilizados para a emissão de documentos fiscais, certo? Se a informação de um fornecedor estiver incorreta, isso pode levar a nota a ser rejeitada ou denegada. 

E criar uma desavença com o fisco não é algo que parece agradável, não é mesmo? 

Além de problemas como esse, ainda há a possibilidade de as informações incorretas desestruturarem o seu compliance, aumentando os riscos de penalidades judiciais.  

Cuidados necessários para proteger suas operações 

• Tenha uma rotina de atualização  

Estima-se que 14% dos registros consultados sofram algum tipo de alteração a cada 30 dias. E se os dados não forem atualizados regularmente, seu negócio pode sofrer impactos bem negativos. 

Ter um registro com o endereço que diverge da Receita Federal na emissão do documento, por exemplo, acarreta multa de até 50% da operação conforme o regulamento do estado, e também, pode atrasar a entrega de uma mercadoria.  

A alteração de quaisquer dados essenciais pode fazer com que um pagamento não seja realizado no prazo devido, prejudicando a sua relação de parceria. Siga uma rotina de atualização. 

• Garanta informações de qualidade 

A ideia da atualização não é incluir qualquer informação só para dar “volume” ao registro, mas, sim, adicionar aquelas que são essenciais para o desenvolvimento dos seus processos. 

Quanto mais enriquecidas forem as informações, melhor será a nutrição do seu sistema de gestão cadastral. + visão mais ampla do relacionamento com terceiros, estratégias assertivas. 

Consequentemente, mais ampla será a visão do seu relacionamento com terceiros e mais assertivas serão suas estratégias e tomadas de decisões, principalmente nos processos de prospecção, contratação, cobrança, vendas etc. 

Agilize a busca por dados qualificados de seus parceiros. 

• Priorize a padronização 

É muito mais funcional padronizar os dados no momento em que eles estão sendo coletados, do que lidar com a redundância depois, certo? 

Por isso, vale reforçar que, após definir as regras de padronização, é importante implementa-las não só nas atualizações, mas principalmente nas novas entradas, mitigando erros logo no início do processo.  

Uma base padronizada e organizada favorece também uma boa relação com o fisco e, consequentemente, extingue preocupações com os riscos de autuações. 

Fora isso, dados saneados garantem a qualidade das informações e segurança nas suas transações com parceiros, já que é possível validar a regularidade deles mesmos em diferentes esferas. 

• Realize auditorias internas 

A auditoria é aquele famoso processo de avaliação interna que verifica se os procedimentos da empresa estão em dia, de acordo com padrões exigidos por cada segmento  

Esse procedimento é essencial para identificar pontos de atenção nas operações e, aplicado aos dados cadastrais, também contribui para aprimorar a qualidade e segurança dessas informações 

É através do diagnóstico de uma auditoria que você conseguirá compreender como está a saúde da sua base de dados, se as atualizações estão sendo feitas adequadamente e se as regras do seu negócio estão sendo aplicadas de acordo com o planejado, garantindo o respaldo nas suas operações. 

• Conte com a ajuda da automação 

Hoje em dia, tecnologias de análise e validação de cadastros transformam todas essas melhorias em um processo proativo e automatizado, extraindo informações estratégicas em massa e garantindo a atualização constante das informações 

Com soluções automatizadas, seus processos ficam mais transparentes, os dados passam a ter garantia de segurança e confidencialidade, e a precisão das informações contribui para a melhoria de inúmeros processos da sua empresa. 

Além disso, com as informações centralizadas e atualizadas, você evita custos de retrabalho, mitiga os riscos de autuações e ainda consegue tornar as tomadas de decisões mais assertivas.