As vantagens da Nota Fiscal Eletrônica e por quanto tempo armazenar seus arquivos XML | Midas Solutions

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) vem se tornando unanimidade nos processos fiscais. Mas você sabia que o armazenamento dos arquivos XML deve seguir um padrão exigido por legislação?

 Vantagens da nota fiscal eletrônica

 Ela se deu por obrigação no início da segunda metade dos anos 2000, quando o governo tornou obrigatória a emissão deste formato tanto para grandes, quanto para médias e pequenas empresas.

A nota fiscal serve para documentar o recolhimento de impostos que acontece na transação de venda de produtos ou serviços, e a Nota Fiscal Eletrônica nada mais é que o mesmo documento, mas de forma digital. A NFe é transmitida via internet e veio para facilitar o trâmite de papel entre as partes envolvidas, como o vendedor, o comprador e os órgãos públicos.

Veja outros benefícios que a NFe trouxe para o mercado:

• Reduziu custos do papel e do transporte de documentos fiscais;
• Atribuiu, em certos casos, descontos no IPTU e ICMS para o vendedor;
• Reduziu erros durante o processo;
• Melhorou o controle fiscal;
• Diminuiu a sonegação.

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 Como sua empresa pode emitir NFe

Inicialmente, sua empresa precisa de um certificado digital para que a Nota Fiscal Eletrônica emitida por ela tenha validade. Esse certificado nada mais é que uma “assinatura” da empresa que constará em todos os documentos, dando validez à NFe.

Escolher a Autoridade Certificadora (AC), responsável pela comercialização dos certificados, é o primeiro passo, e em seguida o tipo de assinatura, A1 ou A3. O primeiro é para NFe armazenadas em Nuvem, podendo ficar dentro do próprio sistema emissor da nota, enquanto o segundo é para armazenamentos em dispositivos portáteis, como pen drives, que precisam ser plugados em um computador para conseguir que a nota seja emitida.

Após conseguir o certificado digital, você precisa cadastrar a sua empresa na SEFAZ exatamente na localidade que ela está instalada, e então seguir para o último passo que é instalar um software emissor de Nota Fiscal Eletrônica.

 O armazenamento dos arquivos XML

Ainda é grande o número de pessoas que cometem o erro de não armazenar suas Notas Fiscais Eletrônicas por acreditarem que elas estarão sempre salvas no banco de dados da SEFAZ. E tem também a outra parcela que, por emitir poucas notas, não dão importância ao armazenamento das mesmas.

Mas fique informado que a legislação exige que os arquivos XML de todas as notas fiscais emitidas sejam guardados por cinco anos fechados, tanto pelo emissor da nota quanto pelo receptor. Essa determinação se dá pela necessidade de ter a nota fiscal caso haja uma troca do produto ou quando a Receita Federal exigir.

Se a sua empresa não possuir a NFe de uma compra realizada nos últimos quatro anos, quando solicitada, você deverá arcar com uma multa que irá ultrapassar a quantidade de R$ 1.000 por documento não apresentado, gerando problemas com o fisco e prejuízos financeiros para sua organização.

Evite prejuízos e fique atento ao armazenamento de suas notas fiscais eletrônicas.

 A Midas pode te ajudar

 Para agilizar e assegurar o processo de recebimento de documentos fiscais, a Midas Solutions desenvolveu o ANI, uma solução composta por mecanismos especializados em padronizar todos os tipos de documentos para arquivos XML, permitindo que sua empresa tenha acesso à todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra seu CNPJ a qualquer momento.

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