3 dicas imperdíveis para acelerar sua migração para um ERP | Midas Solutions

Assim como a mudança de uma casa, trocar de ERP exige planejamento, estratégia e várias considerações a serem feitas, já que consiste na transferência de todas as informações de um sistema para o outro.

Aqui você irá saber o que é um ERP e receberá algumas dicas essenciais de como otimizar esse momento de transição para a sua empresa, para que seja com menos estresse possível e com uma oportunidade de sucesso.

Tudo em um único lugar

É tão comum a gente chegar no trabalho e abrir o sistema em nossos computadores, que usar um software se torna algo comum.

A sigla ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais, ou seja, um sistema que centraliza as informações.

Apesar do seu uso diário, a função dele dentro das empresas é essencial para a estratégia e saúde das companhias como um todo, já que ele integra todos os diferentes processos de uma organização.

Facilitador do gerenciamento e tomada de decisões

Apesar de parecer mais fácil, usar planilhas e documentos podem gerar perdas de informações e tomar mais tempo para localizar os dados.

No ERP todas as áreas estão integradas e é possível gerenciar atividades de cada setor, os projetos e desempenho da organização, pessoas e departamentos; ter previsões de riscos e ainda ter visão de orçamentos e dos resultados financeiros.

Motivos para fazer a migração

Os porquês para essa migração são vários e vão envolver as necessidades atuais da empresa em relação ao sistema, como:

• Obsoletismo: ele pode estar defasado e não acompanhar mais a realidade do negócio
• Desempenho: apresentar lentidão, intermitência ou não responder mais aos comandos
• Custos: pode estar fora do orçamento da empresa
• Necessidade de novas funcionalidades: as opções que o sistema apresenta não atendem às demandas do negócio
• Burocracia: excesso de formulários e páginas, o que pode lentificar os processos
• Tamanho do sistema: falta de suporte e muita complexidade das operações da empresa

Antes de toda a mudança vem a faxina

Sempre que mudamos de casa, precisamos limpar o novo imóvel. E fazer a faxina com todas as coisas dentro do novo local, tornará tudo mais difícil e levará mais tempo.

No caso dos ERPs não é diferente, por isso, uma parte importante que precisa ser considerada antes da transição é o saneamento de dados.

Levar a base de cadastro já atualizada e sem duplicidade para o novo sistema é essencial para garantir a qualidade dos dados e a integridade das informações.

1 – Mapeamento das necessidades e Planejamento

Quando estiver procurando um ERP, certamente, você precisa definir o que ele precisa ter e como precisa ser. Assim, o processo de migração poderá acontecer mais rápido.

O mapeamento é uma etapa que precisa estar pronta quando decide migrar, assim como o planejamento. Para isso você poderá usar metodologias ágeis, falaremos disso mais para frente.

É importante entender os processos que a sua empresa possui, em qual ordem acontecem, se são interdependentes e até mesmo se algum deve ser excluído ou substituído.

Quanto menor a aderência e conhecimento dos próprios processos, mais difícil será a implantação do ERP. Quando você entende o que sua empresa tem, você sabe o que ela precisa para funcionar melhor, esse é o primeiro passo.

Depois, é fundamental decidir quais informações serão transferidas e como serão transferidas.

2 – Um banco de dados com boa capacidade

Para que o seu ERP ofereça a melhor experiência possível para todos os usuários é essencial que ele tenha um banco de dados com grande capacidade.

Um dos pontos que faz com que usar uma Cloud de Alta Performance torne a migração mais rápida é a simplicidade na integração de processos, além de, facilitar o momento da instalação.

Servidores físicos demandam mais manutenção, pessoal especializado, refrigeração, espaço, têm maior probabilidade de serem atacados por vírus e até mesmo sofrem mais com questões naturais como chuva e raios.

Ou seja, mais tempo e dinheiro com um sistema que tem mais chances de causar um impacto negativo na sua empresa, antes e depois da instalação.

É claro que para acompanhar uma cloud de alta performance e fazer com que ela funcione adequadamente é necessário prover estabilidade no acesso à internet e uma superconectividade.

E os custos compensam em longo prazo, por questões como:

• Agilidade inicial
• Escalabilidade do sistema
• Facilidade de uso
• Mais segurança dos dados
• Personalização do ambiente

3 – Defina um método e metodologia ágil

Antes de escolher a forma correta de migrar é interessante fazer uma simulação rápida da migração, conhecida também como pre–migration impact assesment.

Esse processo pode acontecer ao longo de poucos dias ou semanas, ajudará a prever os custos implicados, a tecnologia solicitada e imprevistos que possam surgir.

Ou seja, quando a migração de ERP realmente acontecer, você já teve contato com possíveis problemas que tornariam a transferência mais lenta.

É aqui que entra nossa sugestão de usar uma metodologia ágil. O scrum é um formato muito usado na tecnologia da informação.

Essa metodologia divide o projeto em pequenos ciclos, chamados de sprints, em que são feitas reuniões frequentes para que a equipe alinhe o que está fazendo e o que pode ser melhorado.

Dessa forma, a migração acontece de forma mais organizada e ágil, pois existe uma discussão constante sobre o que está acontecendo, como essas ações podem melhorar e serem mais rápidas.

4 – Bônus

A quarta dica vem em forma de bônus!

A Midas pode te ajudar na adequação da sua empresa na pré-migração de ERP e para manter os sistemas atualizados no pós.

Antes de iniciar o processo, nossas soluções aplicam ações como:

• Definir fontes de dados, públicas ou privadas, que devem ser consultadas para obter as informações corretas
• Gerar comprovantes das consultas para armazenamento, auditoria e fiscalização
• Criar uma metodologia para os cadastros (definir abreviações, quantidade de caracteres)
• Gerar informações dentro do padrão esperado pelo novo ERP (layout, quebra de palavras, retirada de acentuações, espaços duplos)

E depois da sua migração a Midas oferece ainda serviços para manter seu ERP atualizado, dentro do padrão estabelecido e higienizado.

Está pronto para revolucionar a gestão fiscal da sua empresa?

A Midas Solutions é a parceira ideal para agilizar a migração do seu ERP e otimizar processos, garantindo mais segurança e eficiência para o seu negócio.