Por que é importante controlar os comprovantes de entrega no transporte de carga | Midas Solutions

Você se lembra que há alguns dias falamos sobre as mudanças trazidas pela transformação digital na área de transporte? Nesta, seguimos com outro tema fundamental que envolve o segmento: a importância do controle adequado dos comprovantes de entrega.

Vamos lá?

O que são e quais os tipos de comprovante

Os comprovantes são documentos que atestam o recebimento da carga e, embora pareça simples, é comum haver dúvidas e confusões que geram complicações gerenciais e até judiciais sobre eles, começando pelos tipos aceitos. Quais podem ser utilizados para essa finalidade?

Pela atual legislação brasileira, existem dois documentos que comprovam que a entrega de uma carga foi devidamente realizada:

• A 2ª via do Conhecimento de Transporte – que é legalmente aceita para a comprovação de entrega da carga nos multimodais: rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo e fluvial. Para ter validade jurídica, esse documento deve ser assinado e datado pelo destinatário, sem conter ressalvas no verso quando este for impresso.
• O canhoto da nota fiscal – esse documento também tem aceitação jurídica de comprovação. Assim como a 2ª via, precisa ser assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da carga. Também é importante registrar o nome e a função do recebedor se eles não constarem no documento.

Por que agilidade é fundamental na segurança dos processos de guarda

Tanto a 2ª via do Conhecimento de Transporte Eletrônico quanto o canhoto da nota fiscal são propriedade do transportador e devem ser mantidos arquivados pelo prazo de cinco anos, para fins de consultas fiscais e mitigação de riscos como multas.

E para que cumpram sua finalidade comprobatória é fundamental ter agilidade nos processos. Isso porque, não são raras as vezes em que um cliente da transportadora solicita a conferência do comprovante, que se impresso, pode estar armazenado em lugar diferente de onde o gestor está.

Além da dificuldade de localização em situações como essa, sem um software de gestão on-line dos comprovantes, você pode arcar com outros custos que envolvem o armazenamento nada seguro dos documentos impressos, como incidentes relacionados a perdas e rasuras.

Essa tecnologia permite acompanhar, em tempo real, o processo de entrega da carga e ainda agiliza a resposta ao cliente sobre o status do serviço contratado.

Outras vantagens de um software inteligente

A Midas desenvolveu uma ferramenta de automação de fretes que está revolucionado o mercado e que que vai ajudar você a otimizar tempo e custos com o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

É o ANI, que faz a captura remota dos documentos ficais. Esse serviço é composto por scanners e um software de controle para a digitalização descentralizada de documentos fiscais, eliminando os transtornos causados pelo extravio e por atrasos de pagamento, principalmente quando se trata de transportadoras.

Assim, sua empresa não perde mais tempo avaliando se as informações enviadas pelos transportadores estão completas, tendo que reenviar o documento a eles, gerando retrabalho para ambos.

A ferramenta de automação de fretes ANI também faz a leitura plena e confiável das notas fiscais, independentemente do formato enviado, armazenando-as de forma segura pelo tempo necessário determinado pela Receita Federal.

E para finalizar, separamos aqui um miniebook bem legal para você sobre o assunto.

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