Os principais desafios na atualização de regras fiscais com a Reforma Tributária

A entrada em vigor da Reforma Tributária, a partir de janeiro de 2026, trouxe uma promessa clara ao mercado: simplificar o sistema de tributos sobre o consumo no Brasil. No entanto, para as áreas fiscal, contábil e de tecnologia, essa simplificação estrutural não significa, necessariamente, menos trabalho no curto e médio prazo. Pelo contrário, o novo modelo pede uma atualização de regras fiscais, tabelas, parametrizações e processos internos das empresas.

Com a adoção do IVA Dual, as empresas passam a conviver com novos conceitos, novas alíquotas e com a necessidade de revisar como essas regras são interpretadas e aplicadas dentro dos ERPs.

Neste artigo, vamos explorar os principais desafios enfrentados pelas empresas nesse processo de adaptação à Reforma Tributária, os riscos de uma atualização mal conduzida e quais soluções especializadas ajudam a manter consistência entre legislação, documentos fiscais e ERP

O que muda com a Reforma Tributária do ponto de vista das regras fiscais

A Reforma Tributária é muito mais do que uma substituição de tributos. Ela redefine a lógica de tributação sobre o consumo, o que impacta diretamente a estruturação das regras fiscais dentro dos sistemas corporativos.

Entre as principais mudanças na nova fase, estão:

Substituição de tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS pelo CBS e IBS;
Adoção de alíquotas mais padronizadas, com exceções específicas para cada setor;
Ampliação do regime de não cumulatividade;
Maior exigência de consistência e rastreabilidade dos dados fiscais;
Mudanças progressivas nos layouts de documentos fiscais e no SPED.

Além das alíquotas, essas alterações exigem que as empresas revisem também as regras de enquadramento, critérios de crédito, classificações fiscais e vínculos entre cadastros e documentos.

Atualização de regras fiscais se tornou mais complexa

Antes da Reforma, muitas empresas operavam com regras fiscais consolidadas ao longo de anos. Apesar da complexidade do sistema anterior, as exceções já eram conhecidas, e os times haviam criado rotinas para lidar com elas.

Com a Reforma Tributária, esse cenário muda por completo. Vamos entender melhor a seguir:

1. Convivência entre regras antigas e novas

Durante o período de transição, as empresas precisam lidar com a coexistência de tributos antigos e novos. Assim, o ERP precisa identificar qual regra se aplica a cada operação, tratar corretamente documentos fiscais emitidos sob regimes distintos e evitar conflitos entre parametrizações antigas e novas.

No entanto, sem uma governança clara, esse ambiente híbrido se torna um terreno fértil para erros.

2. Atualizações frequentes da legislação infraconstitucional

Embora a Reforma tenha definido diretrizes gerais, muitos detalhes operacionais estão sendo regulamentados por leis complementares, atos normativos e ajustes técnicos. Isso gera um fluxo constante de mudanças que precisam ser refletidas rapidamente nas regras fiscais internas.

Por isso, as empresas que dependem de atualizações manuais correm o risco de operar com regras defasadas, o que compromete a conformidade.

3. Dependência excessiva de parametrizações manuais no ERP

ERPs como SAP e TOTVS oferecem grande flexibilidade, mas essa flexibilidade vem acompanhada de complexidade. A atualização manual de tabelas fiscais, códigos de operação e vínculos tributários aumenta o risco de inconsistências entre áreas, erros de interpretação da legislação, além da falta de padronização entre unidades ou filiais.

Nesse contexto, a atualização de regras fiscais se torna um desafio também de governança.

Principais riscos de uma atualização de regras fiscais mal conduzida

A falta de controle sobre as regras fiscais pode gerar impactos significativos em toda a operação da empresa. Mas quais são esses riscos? Veja abaixo:

Erros na escrituração fiscal

Regras mal parametrizadas causam lançamentos incorretos, e isso compromete a qualidade da escrituração e dificulta o fechamento contábil e fiscal.

Perda ou apropriação indevida de créditos

Com a não cumulatividade ampliada, os erros na aplicação das regras podem levar tanto à perda de créditos legítimos quanto à apropriação indevida, aumentando o risco de autuações futuras.

Inconsistências no SPED

O SPED tende a se tornar ainda mais integrado e automatizado com a Reforma. Portanto, qualquer divergência entre documentos, cadastros e regras fiscais será mais facilmente identificada pelos órgãos fiscalizadores.

Retrabalho e impacto operacional

Por fim, quando erros são identificados somente após a escrituração ou o pagamento, o retrabalho envolve múltiplas áreas: fiscal, contábil, financeiro e TI, além de impactar o relacionamento com fornecedores.

O papel da governança na atualização de regras fiscais

Diante desse cenário, fica claro que a atualização das regras fiscais não pode mais ser tratada como um ajuste pontual ou responsabilidade exclusiva de uma área. Ela exige uma abordagem estruturada, baseada em governança.

Isso envolve:

Centralização das regras fiscais
Padronização dos critérios de validação
Registro e rastreabilidade das alterações realizadas
Integração entre fontes externas, documentos fiscais e ERP

Sem esses pilares, qualquer mudança na legislação tende a gerar efeitos colaterais difíceis de controlar.

Como a automação ajuda a enfrentar esses desafios

A automação se torna um elemento-chave para lidar com a complexidade da Reforma Tributária. Ao automatizar processos de validação e governança, as empresas conseguem reduzir riscos e ganhar agilidade.

Alguns dos principais benefícios que a automação traz são:

Validação automática de documentos fiscais antes da entrada no ERP
Aplicação consistente das regras fiscais definidas
Identificação antecipada de inconsistências
Redução da dependência de conferências manuais
Maior previsibilidade e controle sobre a operação fiscal

No entanto, para que esses benefícios sejam alcançados, a automação precisa estar integrada à realidade do ERP e às fontes oficiais de dados.

A Midas apoia a atualização de regras fiscais com segurança

O Portal Olimpo, da Midas, atua justamente nesse ponto crítico da operação fiscal: a governança e a validação de dados que alimentam o ERP.

Suas soluções permitem que as empresas:

Centralizem a recepção e a consulta de documentos fiscais
Normalizem os dados fiscais recebidos, independentemente do layout ou origem
Apliquem regras de validação alinhadas à legislação vigente
Evitem que documentos inconsistentes avancem para escrituração ou pagamento

Ao atuar antes da entrada no ERP, a Midas reduz o impacto das mudanças legislativas sobre as parametrizações internas, criando uma camada de proteção e controle.

Além disso, a plataforma oferece rastreabilidade completa sobre cada documento e regra aplicada, o que facilita auditorias, revisões e ajustes necessários ao longo da transição da Reforma Tributária.

Governança contínua em um cenário de mudanças constantes

Em resumo, um dos maiores aprendizados trazidos pela Reforma Tributária é que a estabilidade fiscal não depende mais de regras fixas e imutáveis. Pelo contrário, ela exige capacidade de adaptação contínua.

Empresas que investem em governança e automação conseguem responder mais rapidamente às mudanças, mantendo a consistência entre legislação, documentos fiscais e ERP.

Nesse contexto, a atualização de regras fiscais deixa de ser um gargalo e passa a ser um processo controlado, previsível e escalável.

Portanto, se a sua empresa enfrenta desafios para se adaptar às mudanças da Reforma, entre em contato com a Midas e descubra como a nossa plataforma pode ajudar.