5 erros comuns em um escopo de projetos e como evitá-los | Midas Solutions

Parece brincadeira, mas cerca de 78% das estratégias feitas para grandes empresas brasileiras não têm um escopo de projetos alinhado aos objetivos estratégicos de quem contrata. Isso impacta diretamente nos resultados esperados.

A falta de um escopo bem definido e alinhado ao que busca a empresa contratante pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que se refere ao custo e ao prazo de execução.

Antes de mostrarmos nossas dicas, vale relembrar o que é e para que serve um escopo de projetos.

O escopo de projetos é parte fundamental do planejamento

Em resumo, o escopo é uma linha mestra que mostra de forma bem clara o que se pretende fazer e como atingir os objetivos desejados.  

Ele define responsabilidades, procedimentos, principais limites do projeto, requisitos a serem atendidos, identificação de entregas, data final prevista e custo total.

Sem escopo (e sem o conhecimento pleno dele por parte da equipe), há grandes chances de todo o projeto ficar comprometido.

E mesmo quando ele é feito, há algumas coisas a se evitar para que ele seja realmente efetivo:

1. Abolir as responsabilidades

Você se lembra do ditado popular “cachorro com dois donos acaba morrendo de fome”? Aqui acontece o mesmo!

Nada mais fadado a dar errado em um projeto do que deixá-lo sem um responsável bem identificado ou deixar essa responsabilidade para várias pessoas.

Com um “dono” à frente, as informações mais concentradas tenderão a estar atualizadas e com uma melhor consistência.

2. Não estabelecer requisitos e premissas

É preciso deixar claro para todos os stakeholders quais são os requisitos necessários para a execução e o quanto de tempo e de esforço serão despendidos em todo o projeto, do início até a entrega final.

Feito isso, realize uma boa descrição das premissas (tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento). Não se esqueça de colocar nessa lista as coisas óbvias para a execução!

3. Não prestar atenção às fronteiras do projeto

Para garantir que seu projeto não se estenda mais do que o acordado, defina os limites e crie uma lista com todos os itens que estão decididamente fora dele.

Criar uma relação desses itens logo na declaração do escopo lhe ajuda a bloquear qualquer dúvida ou pedido que possa ser feito, mas que não tenha ficado definido como parte integrante do projeto.

Isso lhe trará mais tranquilidade se precisar negociar algum tópico à parte, aumentando o seu faturamento de maneira proporcional ao aumento do serviço prestado.

4. Se esquecer de documentar diligentemente

Você tem uma memória acima da média? Ótimo, mesmo assim não se esqueça de documentar o escopo de projeto.

Afinal, várias pessoas podem estar envolvidas e cada pessoa possui objetivos, motivações e expectativas diferentes da sua.

Formalize de maneira clara e objetiva as expectativas, premissas, valores, prazos, limites, critérios de aceitação e tudo mais que mereça em um documento junto aos stakeholders envolvidos.

Você também pode apresentar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma espécie de mapa que detalha as atividades inerentes a cada entrega dele.

Esse documento dá uma dimensão completa de todo o esforço necessário para a conclusão.

5. Não obter a validação de cada envolvido

Parece óbvio, mas muita gente, após cumprir as etapas acima, se esquece de obter a aprovação de todos os envolvidos no escopo.

Com a validação, você tem um documento comprobatório de que todos estavam cientes de como seria o desenvolvimento do trabalho.

Isso evita uma série de conflitos e garante que sua gestão siga com mais tranquilidade, do começo ao fim.

Recapitulando:

– Deixe as responsabilidades muito bem definidas

– Estabeleça o que precisa ser feito e as ferramentas necessárias para isso

– Delimite o que vai estar dentro e fora do escopo

– Documente o andamento do projeto, incluindo todas as etapas e detalhes

– Após o cumprimento das etapas, valide cada uma com todos os envolvidos

E lembre-se, se precisar de ajuda, a Midas tem excelentes soluções de automação que podem contribuir para a execução do que foi planejado!

Um outro conteúdo que complementa o que você acabou de ler é este, sobre como a tecnologia pode ajudar na governança do seu negócio.

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(Atualizado em 26/06/2019).