Em um cenário onde a velocidade da informação e a precisão dos dados se tornaram diferenciais competitivos inegociáveis, as empresas que ainda dependem de processos manuais para a gestão de documentos fiscais estão correndo sérios riscos.

Não se trata apenas de perder tempo, mas de abrir brechas perigosas para erros, retrabalho e, pior, penalidades fiscais que comprometem o caixa e a reputação do negócio.

É aqui que entra a automação de inbound de documentos fiscais como uma virada de chave definitiva.

O que é automação fiscal?

Automação fiscal é o uso de tecnologia para simplificar e tornar mais eficiente a gestão de processos tributários nas empresas. Ou seja, é a implementação fluxos automatizados que envolvem a emissão, recepção, validação e armazenamento de documentos fiscais, além do cumprimento das obrigações acessórias exigidas pelos órgãos reguladores.

Sendo assim, o principal objetivo da automação é garantir conformidade fiscal, reduzir erros e retrabalhos, otimizar o tempo da equipe e trazer mais controle sobre rotinas que afetam diretamente o financeiro e o compliance. Ao integrar sistemas internos, como ERPs, com plataformas fiscais oficiais, a automação transforma a gestão tributária em um processo fluido e rastreável.

Entre os exemplos mais comuns estão a emissão automática e captura de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e), apuração de tributos como ICMS, PIS e COFINS, envio de declarações obrigatórias e monitoramento de alterações na legislação. Tudo isso, para que a empresa tenha um resultado é uma operação mais segura, transparente e com menor risco de sanções fiscais.

Como é a solução da Midas para Automação?

Aqui criamos uma tecnologia que conecta as diferentes origens dos documentos fiscais (e-mails, prefeituras, portais de fornecedores, entre outros) diretamente ao ERP da empresa.

Dessa forma, a nossa solução faz a captação das notas em diversos canais, mitiga inúmeros riscos com a validação desses documentos, e ainda faz o lançamento deles nos sistemas internos, facilitando a escrituração fiscal, garantindo integridade e conformidade desde o primeiro contato com a nota.

Tudo isso já é capaz de trazer mais agilidade e eficiência, porém, não paramos por aí.

Através do Portal Midas conseguimos facilitar a comunicação entre tomador e prestador. Por lá, seu parceiro consegue visualizar o “status de movimentação” dos documentos enviados – desde o envio, até a confirmação do pagamento. Isso evita que ele fique te acionando por diversos canais, para entender se o documento foi recebido e/ou quando será pego. Processos acontecendo de forma automática no ERP.

Com integração nativa com diferentes ERPs, o processo que antes consumia horas de trabalho manual — envolvendo conferências, digitação, validação de tributos e riscos de duplicidade — passa a acontecer de forma automática, precisa e em tempo real.

O resultado é um fluxo contínuo e seguro de informações fiscais, fundamental para empresas que desejam escalar suas operações sem aumentar a carga operacional.

Um exemplo como funciona:

Uma solução para todas as empresas com alto volume de documentos fiscais

As organizações que precisam processar diariamente uma quantidade enorme de notas fiscais, podem usar e se beneficiar da ferramenta.

Sendo assim desde grandes indústrias, empresas de logística, varejo, distribuidores até prestadores de serviços.

Nessas operações, o tempo economizado com a automação pode representar uma diferença estratégica para o crescimento e a eficiência. Uma vez que há redução significativa no processo de lançamento fiscal, economia no uso de papeis e entre outros.

Benefícios que podem acelerar o desenvolvimento das áreas da empresa

No modelo manual, cada nota fiscal exige verificação detalhada, consumo de horas da equipe e alto risco de erro humano. Já no cenário automatizado, como proporciona a solução da Midas, a captura dos documentos fiscais acontece automaticamente de múltiplos canais, a validação é feita antes do lançamento no ERP, e toda a equipe é liberada para focar em atividades estratégicas que realmente impulsionam o negócio.

Os benefícios vão além da simples economia de tempo:

• Redução expressiva de erros e retrabalho;
• Eliminação de riscos fiscais por falhas no processo;
• Padronização completa das NFS-e de todos os municípios;
• Assertividade no pagamento e retenção de impostos;
• Visibilidade total do fluxo de documentos fiscais;
• Agilidade na liberação de pagamentos aos fornecedores;
• Maior segurança da informação e compliance automático;

Tempo da equipe redirecionado para análises e melhorias contínuas

Etapas para uma implantação eficiente da automação de documentos fiscais

Implementar uma automação de inbound de documentos fiscais não é um processo complexo, mas exige uma visão estruturada. A primeira etapa é realizar um diagnóstico aprofundado das rotinas fiscais, identificando gargalos e oportunidades.

Em seguida, escolher uma solução completa que atenda às particularidades da operação, que integra emissão, recebimento e armazenamento de documentos.

Depois da escolha, vem a integração com os sistemas já existentes na empresa, os ERPs, garantindo que todos os dados fluam de maneira fluida entre departamentos. Por fim, é essencial treinar as equipes para extrair o máximo potencial da ferramenta e acompanhar constantemente as métricas de produtividade e compliance, garantindo melhorias contínuas.

Aqui na Midas, isso acontece durante os primeiros contatos com os nossos consultores. Indo além de demonstrar a nossa solução, fazemos uma abordagem que mostra um retrato da empresa atual, para apresentar um produto que vá de encontro as reais dores e necessidades das empresas.

No nosso caso, a Midas oferece uma API segura de que se conecta com todos os ERPs do mercado.

Indo além, a Midas também é oficialmente certificada pela SAP, o que garante eficiência e credibilidade para o lançamento das notas e toda a gestão fiscal de empresas que utilizam este ERP.

A Nestlé já usa, aprova e foi premiada por ter automação de documentos fiscais com a Midas

A Midas, inclusive, já provou na prática os impactos positivos desse tipo de transformação. Um exemplo prático é a da na nossa parceria com a Nestlé RP, a automação do processamento de inbound de documentos fiscais permitiu à multinacional reduzir drasticamente o tempo de lançamento e validação de notas, eliminar riscos de penalidades e aumentar a eficiência operacional de todo o departamento fiscal.

Saiba mais no case completo: https://midassolutions.com.br/blog/nestle-conquista-premiacao-com-nix/

A transformação que sua empresa precisa

A automação de documentos fiscais é muito mais do que uma evolução tecnológica: é uma transformação profunda na maneira como as empresas gerenciam suas obrigações fiscais. Ela traz liberdade para que os times se concentrem no que realmente importa — a estratégia do negócio —, enquanto o sistema cuida da complexidade e dos detalhes da rotina tributária.

Se a sua empresa busca escala, segurança e eficiência, o caminho está claro. Automatizar o inbound fiscal com a solução da Midas não é apenas uma escolha inteligente, é uma decisão estratégica para garantir crescimento sustentável, evitando riscos e aproveitando cada oportunidade que a transformação digital oferece.

Descubra como podemos transformar a gestão fiscal da sua empresa. Fale com a Midas.