6 formas práticas de otimizar os seus processos fiscais | Midas Solutions

Um guia sobre processos fiscais para que em meio a todas as suas obrigações contábeis você não tenha problemas com o Fisco e otimize seu tempo

O sistema de impostos no Brasil é extremamente complexo e isso pode levar empresários, supervisores fiscais e contábeis à beira da insanidade.

Brincadeiras à parte, os donos de empresas e gestores fiscais se preocupam com quanto dinheiro do orçamento será direcionado a impostos e obrigações acessórias.

E corremos contra o tempo para que esse valor não aumente com multas e processos que podem acontecer por atrasos nas entregas de documentos e/ou informações incorretas.

Ou seja, o cumprimento de prazos e a organização de documentos são essenciais para manter as finanças sob controle.

Por isso, para que tudo saia como o seu planejamento, é importante implantar a otimização de processos fiscais.

Dessa forma, os documentos ficam fáceis de localizar, as informações e datas ficam em ordem e você se preocupa bem-menos em ter problemas com a Receita Federal.

Neste material vamos contextualizar a otimização de processos e passar formas de aplicar a técnica em sua empresa. Continue lendo!

Afinal, por que otimizar processos fiscais?

Hoje, no Brasil, existem mais de 85 tipos de cobranças entre impostos, taxas e contribuições.

Por conta do tamanho do compromisso tributário que as empresas têm, quanto mais simples for o fluxo de processos – com tarefas e atividades bem-claras e divididas – melhor. Com isso, surge a necessidade de inovar na gestão.

E justamente por isso a otimização é tão essencial. Ela consiste no mapeamento das atividades executadas na área contábil e administrativa da sua empresa, com o intuito de reduzir custos e riscos, aumentando a produtividade.

O foco é encontrar pontos de melhoria, ou seja, identificação e eliminação de falhas e assim padronizar rotinas.

Benefícios da otimização de processos fiscais

É importante entender a fundo a importância da otimização de processos. Então, antes mesmo de apontar a melhor forma de fazê-la, vamos falar sobre os benefícios dela?

• Equipe mais ágil e produtiva
• Redução de erros, o que diminui refações
• Aumento da eficiência e da qualidade do trabalho
• Redução de custos pela eliminação de falhas
• Maior controle dos processos

1. Faça o mapeamento de processos e mantenha os métodos atualizados

É necessário entender quais processos estão sendo feitos no momento e qual sua função exata. Então, em reunião com a equipe, crie um mapa.

Entenda para que serve cada processo, quais atividades engloba, quem trabalha nele e quais os pontos negativos ele tem.

Dessa forma, é mais fácil identificar quais serão mantidos, alterados ou excluídos do departamento. Na hora de reorganizar, use um fluxograma.

Ele é útil para o gestor distribuir tarefas e acompanhar os processos de perto, já que cada ação fica registrada, sendo possível identificar o responsável e o plano de contingência rapidamente em caso de falha.

2. Capacite sua equipe e saiba delegar funções

Para que sua equipe atenda às suas expectativas, é necessário que ela saiba o que precisa ser feito. Dessa forma, investir em capacitação é um ativo que trará retornos para a empresa em médio e longo prazo.

Junto a isso, é preciso aprender a delegar funções e monitorar o desempenho do seu time.  Pois, de acordo com o dito popular, “uma andorinha sozinha, não faz verão”.

Entenda: um único gestor não consegue abraçar todas as funções para que elas saiam exatamente como estão em sua cabeça.

Portanto, aplicar os três itens – investir em capacitação, delegar funções e monitorar o desempenho da equipe – faz todo o sentido.

Profissionais capacitados saberão como agir diante das tarefas designadas. E você precisará somente monitorar as atividades com o intuito de identificar falhas ou problemas e propor o reajuste.

3. Compliance fiscal é importante

Os processos fiscais são suscetíveis a erros, sejam eles uma possível fraude ou oriundos da complexidade do sistema tributário.

É por isso que se torna importante, na otimização de processos, que você se preocupe com a segurança de dados e com a conformidade da legislação.

A ideia aqui é que você e sua equipe busquem maneiras de atuar proativamente em conformidade jurídica e ética.

A sua empresa pode garantir o compliance fiscal e tributário ajudando a construir políticas, diretrizes e regras para que o negócio não infrinja a lei.

4. Elabore um calendário fiscal e organize suas prioridades

O Fisco trabalha com prazos definidos e que não podem ser esquecidos ou deixados de lado, já que o atraso ou não apresentação de documentos e impostos é punido com multas, juros e até sanções.

Por isso, a elaboração de um calendário fiscal está no coração de um projeto de otimização de processos, pois com ele é possível visualizar com clareza o vencimento de cada tributo e obrigação fiscal, possibilitando um planejamento prévio a prestação de contas.

Não se esqueça de compartilhar esse calendário com a equipe de profissionais que trabalham na área fiscal, assim eles podem organizar suas prioridades.

Na prática, a melhor forma de saber por onde começar é saber quando cada prazo termina.

5. Trabalhe com peridiocidade

Algumas coisas precisam acontecer regularmente para que sua otimização seja mais eficiente.

A primeira delas é se manter informado. Na área contábil, as mudanças são constantes, por isso é necessário manter a leitura em dia, principalmente de sites e conteúdos especializados.

A segunda é em relação à auditoria, ela vai revisar todos os processos da empresa e com isso apontar a maturidade da gestão fiscal.

Auditorias devem ser feitas de forma regular com cunho preventivo, pois dessa forma garantem a qualidade do departamento e geram informações valiosas para os gestores em relação a quais processos fiscais precisam ser melhorados.

Por fim, backups. Pode parecer algo irrelevante, mas perder informações é algo inaceitável em um setor como o fiscal!

É muito importante para a empresa manter um histórico de transações, principalmente, por questões como o tempo de guarda demandado pela Receita Federal.

Uma opção é salvar os dados na nuvem para evitar problemas futuros, o que facilita também a conexão com outros sistemas e softwares que usam o mesmo tipo de armazenamento.

6. Invista em automação

Sistemas de automação permitem o compartilhamento de documentos e arquivos de forma fácil, rápida, prática e segura. Esse tipo de ferramenta é relevante por aumentar a produtividade, otimizar recursos e evitar erros.

Confira alguns benefícios de automatizar seus processos:

• Otimização o tempo de trabalho dos colaboradores: sua equipe pode trocar horas digitando por tarefas mais estratégicas.
• Diminuição de custos: nenhuma obrigação fiscal passa despercebida e não há o risco de ser multado.
• Economia em relação ao espaço de armazenamento e papel: todos os documentos são transferidos para o ambiente digital.
• Facilita a rotina dos departamentos: integra vários setores e simplifica a comunicação e acesso às informações.
• Acesso aos dados de qualquer lugar e momento: o gestor tem maior e mais fácil acesso a tudo que fica no sistema.
• Promove qualidade das informações através da validação automática dos dados e fontes públicas.

A Midas Solutions tem uma solução que cumpre todos os benefícios citados e muito mais. Ele faz a leitura plena e confiável das informações, independentemente de como elas chegam.

Também padroniza todos os layouts das NFS-e, convertendo em um XML único e com isso reduz a vulnerabilidade tributária, já que é possível ter controle de todos os documentos, gerenciando o recebimento, tratamento, validação e distribuição de todas as notas recebidas.

A solução também proporciona:

• Além da decodificação das NF-e, NFS-e e CT-e, também decodifica boletos, canhotos e notas de concessionária (luz, gás, telefone)
• Um relacionamento mais saudável com todos os seus fornecedores, já que você terá mais agilidade nos processos de pagamento
• Uma implantação rápida e confortável para a empresa
• Entrega do XML padrão por e-mail, FTP ou webservice
• A regularização do seu acervo fiscal, recuperando notas retroativas em momento de autuações
• A oportunidade de preparar seu ERP uma única vez para receber o arquivo, em vez de se preocupar com vários layouts
• Monitoramento em tempo real nas prefeituras das notas emitidas contra o seu CNPJ

Quer trazer todas essas vantagens para a sua rotina? Entre em contato com a gente por aqui!

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