Recebimento de NFS-e: como otimizar na sua empresa | Midas Solutions

Tudo começou com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), programa do Governo Federal composto na época por três subprojetos: escrituração contábil, escrituração fiscal e nota fiscal eletrônica, em 2005.

Até então, eram emitidos pelo menos 60 milhões de documentos fiscais por mês, as máquinas de escrever caminhavam para a aposentadoria e digitalizar era solução para reduzir custos de armazenamento dos papéis e com envios de documentos.

Diante da necessidade de otimizar isso tudo, começou-se a se pensar em uma forma de fiscalização que fizesse o processo de forma confiável, sem diminuir a quantidade de informações contidas nos documentos.

Também era preciso:

• Facilitar a troca e o cruzamento de dados para fiscalização
• Aumentar a competitividade brasileira
• Padronizar e melhorar a qualidade das informações que chegavam para o Governo.

Posteriormente, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) também foi implantada pelas prefeituras.

A mudança trazida pelo SPED na última década, composta por NF-e, CT-e e NFS-e, fez com que as empresas obrigatoriamente tivessem que se adaptar a novas obrigações e exigências fiscais.

E como você e eu sabemos, administrar a quantidade de documentos, principalmente os não estruturados como a NFS-e, é um grande desafio.

Afinal, a informatização dos Executivos Municipais não sanou um outro problema em se tratando de prestadores de serviços.

Não existe um padrão para os arquivos serem enviados para as prefeituras.

Ou seja, cada prestador emite em um determinado formato, como Word, PDF, PNG, JPG e isso tudo precisa ser transformado em arquivo XML padrão, posteriormente arquivado por 5 anos.

Desafios da gestão e recebimento de NFS-e

No trâmite do manuseio da NFS-e, existe uma série de dificuldades. Vamos relembrar alguns exemplos:

• Burocracia no controle – os documentos precisam ser todos numerados e arquivados em ordem, para possível auditoria futura pelo fisco
• Espaço – ela gera problemas de falta de espaço e perigo de extravio inclusive por desastres naturais como alagamentos e incêndios, além dos custos de manuseio
• Escanear não resolvia tudo – a nota até poderia ser escaneada e enviada por e-mail, mas o documento original precisava ser remetido da mesma forma
• Fraudes – todos esses processos manuais fazem com que a possibilidade de fraudes seja maior, gerando prejuízos ao fisco e criando concorrência desleal entre os prestadores de serviços
• Reflexos negativos – o processo de Contas a Pagar gerava retrabalho e insatisfação dos fornecedores de serviços
• Imprecisão das informações – como resultado do processamento manual, existe a decorrente contaminação dos registros contábeis e fiscais, o que potencializava riscos fiscais

A tecnologia como catalisadora da transformação digital da sua gestão fiscal

Aqui na Midas solução é a palavra e ela está no nosso DNA! A nossa empresa existe há 20 anos e desde o início trabalhamos para que a tecnologia se transforme em solução para os maiores desafios de nossos clientes.

Para resolver o impasse da diversidade de documentos, criamos uma ferramenta que recepciona e padroniza as notas fiscais de serviço da sua empresa em um só lugar.

Nossa solução é 100% SaaS e pronta para decodificar as NFS de todas as prefeituras do Brasil, independente do formato.

Ele proporciona o controle eficaz de todos as notas, gerenciando o recebimento, o tratamento, a validação e a distribuição de todos os documentos fiscais recebidos pela empresa.

Tudo isso seja qual for o tipo, formato e origem, não importando se os arquivos chegam por e-mail, ERP, sistemas corporativos e outros métodos.

A ferramenta também:

• Elimina erros de conversão para o ERP e sistemas fiscais
• Melhora a gestão da documentação fiscal
• Aumenta a qualidade das informações usadas para o SPED
• Elimina riscos fiscais potenciais e efetivos
• Reduz significativamente os custos diretos e indiretos com recebimento e tratamento de documentos
• Diminui e o tempo de processamento de contas a pagar

Tudo isso é possível porque nossa ferramenta converte os documentos não estruturados, como NFS, NFS-e em um XML de padrão nacional, o padrão Midas Solutions.

No caso dos documentos estruturados, ela permite que seus clientes tenham acesso a todas as NF-e e CT-e que foram emitidas contra o seu CNPJ.

Além disso, faz validações de autenticidade e recuperação dos XML não recebidos ou faltantes na base fiscal.

Saiba todos os detalhes da solução aqui!

Cenário com a tecnologia da Midas Solutions

• Redução do custo efetivo do processo de tratamento de documentos fiscais, em especial das Notas Fiscais de Serviços e outros documentos desestruturados
• Drástica redução no prazo de execução do processo
• Melhoria no Contas a Pagar, eliminando o retrabalho e melhorando a relação com os fornecedores de serviços
• Aumento significativo da qualidade das informações, mitigando riscos contábeis e fiscais

Dentro da competitividade do mercado, percebemos a importância da participação dos clientes internos para o desenvolvimento das empresas.

E com certeza você tem capital humano com determinadas habilidades bem-desenvolvidas, e que podem ser aproveitadas no crescimento do negócio.

Foi levando isso em conta é que desenvolvemos essa solução. Afinal, sabemos que o maior ativo que as organizações possuem são as pessoas e que é papel dos gestores maximizar o potencial delas.

Você não terá mais que se preocupar com a digitação de notas fiscais, nem em reparar erros do processo, já que quando ele é feito manualmente, tudo fica muito mais arriscado.

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