6 passos fundamentais para uma retificação ECD de sucesso | Midas Solutions

Primeiro, nós precisamos falar sobre nomenclatura! Apesar de muito usado, inclusive em nosso título, o termo retificação não é o correto.

A razão pela qual o usamos é para gerar maior compreensão do assunto que abordaremos hoje, já que a terminologia correta – que é substituição – não é a mais conhecida.

Agora que já esclarecemos esse ponto, vamos à explicação de mais uma dessas siglas que fazem parte do sistema contábil fiscal brasileiro e é assunto deste blog.

Escrituração Contábil Digital ou ECD é uma das obrigações do SPED Fiscal, e assim como as outras, está sujeita a correções.

A grande questão aqui é que muitas vezes os erros ou falta de informações só são identificados no momento da entrega da ECF ou Escrituração Contábil Fiscal, que acontece até o fim de julho.

Por isso, é importante ficar atento aos prazos e entender detalhadamente como fazer esse procedimento.

Para saber melhor sobre a substituição ECD, continue lendo!

LEIA MAIS: Conciliação contábil: aprenda como fazer a sua com eficiência

Por que substituição ECD?

É importante lembrar que depois da transmissão e autenticação dos livros contábeis dentro do sistema SPED eles só podem ser substituídos em casos nos quais o erro no documento o torna imprestável, não podendo ser corrigido por meio da retificação de lançamento contábil extemporânea.

Tendo isso em mente, fique atento aos casos mais comuns que demandam substituição de acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade, CTSC 03, de 8 de dezembro de 2017:

• Ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas)

• Problemas na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca de vírgula para ponto) do sistema contábil das empresas para o Programa Validador e Assinador (PVA) da Escrituração Contábil Digital (ECD) e

• Abertura de subcontas exigidas pela Lei n.º 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta

Quando fazer?

O prazo para a entrega da ECD, em si, é até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário sendo transmitido.

Confuso? Vamos simplificar! Se o ano-calendário é 2020, você tem até 31 de maio de 2021 para enviar a escrituração.

E para enviar você tem até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.

Ou seja, caso seja necessário fazer a substituição da ECD de 2019 seu prazo também é 31 de maio de 2021, pois essa é a data limite referente ao ano subsequente.

Termo de Verificação para Fins de Substituição

Quando fizer a substituição ela deve incluir um Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD no registro J801.

O que esse documento faz é cancelar a autenticação prévia. O local específico onde ele será adicionado aparecerá no passo a passo.

Apesar de ser um texto livre, esse termo tem algumas informações obrigatórias que listaremos abaixo:

• Número de identificação da EDC substituída
• Os erros devem estar descritos detalhadamente
• Autorização para que o Conselho Federal de Contabilidade acesse as informações do contador ou contadores que assinam o documento
• Caso a empresa conte com auditoria independente, é preciso adicionar a descrição dos procedimentos pré-acordados realizados pelos auditores independentes

Por fim, esse termo deve estar gravado no formato .rtf obrigatoriamente.

O passo a passo para fazer a substituição

Veja os 6 passos fundamentais para uma substituição ECD de sucesso:

1. Preencha um novo arquivo completo da ECD, com as informações anteriormente incorretas já corrigidas
2. Assinale no campo “Indicador de Finalidade da Escrituração” que fica na aba “Abertura do Arquivo” a opção SUBSTITUTA
3. No campo abaixo “Número do Recibo ECD” você deve informar o hash da ECD que será substituída, ou seja, o código de 40 caracteres que identifica o arquivo enviado
4. Acesse a aba “Outros Relatórios – RTF” e inclua o Termo de Verificação para Fins de Substituição ECD
5. Na aba “Responsáveis” informe o contador que assinará a ECD substituta
6. Gere novamente o arquivo na aba “Geração de Arquivo” e importe para o Programa Validador e Assinador para transmiti-lo novamente

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