Gestão de cadastros: protagonista no sucesso das grandes empresas | Midas Solutions

Analisando por uma ótica simplista, o cadastro pode ser considerado uma base de informações sobre fornecedores, parceiros e clientes, sendo a gestão dele algo meramente operacional.

Já adiantamos: no cenário atual de Indústria 4.0, essa visão é bem equivocada e vamos mostrar muito bem o protagonismo dele neste post. Vem com a gente!

Cadastro sem base consistente vira filme de terror

Você também pode ler mais sobre isso neste conteúdo que a Midas também preparou, especialmente para profissionais como o Master Data, figura que já desponta como protagonista na administração de cadastros.

• Um dos principais riscos é a denegação de notas fiscais

Como o SPED promove um minucioso acompanhamento das informações, quando uma NF-e é denegada, isso pode representar que determinado fornecedor tem pendências fiscais, geralmente pelo não cumprimento de obrigações acessórias previstas na legislação.

Uma vez denegada, é como se a nota tivesse tido validade jurídica, e o Fisco entende que ela não está apta a proteger a operação a que se refere.

Quando isso acontece, a numeração da nota não pode mais ser utilizada e a empresa fica obrigada a guardar os arquivos XML dela por 10 anos.

• A má gestão de cadastros pode ocasionar a devolução de créditos de impostos e multas por lançamento de créditos inválidos

Além disso, a falta de informação qualificada na base de cadastros pode levar a falhas nas obrigações acessórias que também são passíveis de multas e outras sanções legais pelo Fisco.

Os transtornos não param por aí. Um cadastro inconsistente pode impactar na retificação EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e ECD, na validação dos arquivos enviados e na perda de prazo legal para cumprimento das obrigações.

Sem falar nos prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custos com corpo jurídico e altas multas, por exemplo.

E tem mais: como todos os arquivos enviados ao SPED são transmitidos via Certificação Digital, a empresa fica vulnerável a ser responsabilizada por eventuais irregularidades cometidas pelo fornecedor não qualificado.

Como construir um cenário digno de Oscar nesse cotidiano?

Você pode mudar essa história incluindo nela um personagem muito importante: a Qualificação dos Cadastros.

Ela assegura que toda sua base cadastral seja idônea e esteja apta a ser lançada no sistema, porque verifica a situação legal de empresas em dezenas de fontes públicas e privadas, nacionais e internacionais, garantindo a aptidão do fornecedor ou parceiro.

Sanear cadastros faz parte desse processo. O saneamento monitora e garante a atualização das informações cadastrais das empresas automaticamente, eliminando informações desnecessárias e padronizando-as para a comunicação com o ERP que você usa.

E quando a LGPD entrar em cena?

Como uma das peças fundamentais nessa história, você, profissional, certamente está a par do script a ser seguido em 2020 com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados, certo?

O cenário do próximo ano, mais do que gerar preocupação, é de oportunidade.

Isso porque, como sua empresa pode ser corresponsabilizada em caso de vazamento de dados com terceiros com os quais você compartilha informações da sua cadeia de fornecimento, se estiver preparada, será mais competitiva no mercado.

Você protege a privacidade dos dados e ainda vira referência em segurança, transparência e credibilidade.

A Midas desenvolveu um módulo específico para conformidade da LGPD na gestão dos cadastros.

Esse módulo é capaz executar políticas de segurança de dados de pessoas físicas através de processos individuais, ou massivos de consentimento, inclusive notificando em caso de vazamento de informações e fazendo até a exclusão definitiva de informações correlacionadas, quando esta for solicitada pelo titular dos dados.