XML NFe: 5 pontos que merecem sua atenção constante | Midas Solutions

Aconteceu de novo.

Mais um dia de trabalho, mais um dia validando os XMLs da pilha de NFes que chegam dos fornecedores.

Mas… você sabe mesmo se esse trabalho está sendo feito como manda o figurino?

Tem certeza de que está procurando pelas coisas certas para evitar multas, gastos e devoluções?

Se você quer descobrir quais são os pontos desse arquivo que mais ameaçam a produtividade da empresa, continue lendo!

Relembrando: o que é o XML mesmo?

Um problema comum nas empresas é que muita gente ainda faz confusão na hora de diferenciar XML, DANFE e NF-e.

São mesmo documentos parecidos, mas cada um tem a sua função na rotina fiscal. Veja no quadro comparativo como eles se relacionam:

Ou seja: em cada troca de produtos e serviços, é o XML quem guarda os dados mais importantes da transação.

Por isso, é essencial prestar bem atenção nas informações que ele traz. Ainda mais porque nem sempre o XML emitido bate com o pedido de compras.

O que fazer quando isso acontece?

Quando recebemos um XML e as informações não casam, a nota pode ser rejeitada na SEFAZ e a mercadoria devolvida até que as coisas se acertem.

Além de perder agilidade no processo de compras e gerar todo um retrabalho, isso pode causar desequilíbrio na produção e na apuração fiscal da sua empresa!

Complicado, não é?

E para pegar as possíveis inconsistências entre o que você comprou e o que o fornecedor colocou no XML, só verificando no olho mesmo.

Veja a seguir as que podem te pegar desprevenido:

1. CNPJs divergentes

A importação de um XML só é concluída com sucesso se o seu CNPJ e o do fornecedor estiverem corretos.

Caso contrário, a nota pode ser bloqueada.

Esse tipo de situação deixa clara a importância da qualidade de informação no processo de cadastros. Assim, ninguém acaba operando com dados desatualizados.

Veja também: como fazer a gestão de fornecedores com inteligência e rapidez

2. Número do CFOP errado

O CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações. Na prática, é o número que indica a natureza daquela transação e determina se ela é passível de recolhimento de impostos.

É algo que confunde na hora de verificar e de dar entrada no ERP, porque o CFOP tem números diferentes de entrada e de saída.

Por exemplo: quando você olha a nota, perceba que o CFOP começa com 5, 6 ou 7, já que esses são os dígitos que precedem códigos de saída.

Já quando você for dar a entrada dela no seu sistema, precisa trocar o primeiro dígito por 1, 2 ou 3, que são códigos de entrada.

Dessa forma, estude a tabela por este link para quando o XML chegar você ver se ele veio com o CFOP correto.

3. cEAN incorreto

O campo <cEAN> no XML se refere ao código de barras da mercadoria que você adquiriu. Ao receber o arquivo, é preciso verificar se esse código realmente corresponde ao que foi adquirido pela empresa.

Caso o cEAN seja de um produto diferente, a nota pode ser bloqueada na SEFAZ ou você pode acabar pagando impostos referentes a algo que não comprou.

4. Inconsistências na tributação

Falando em impostos, você também precisa bater o olho no campo </total> do XML para ver se os impostos corretos estão sendo aplicados.

Isso porque o arquivo também deve conter todos os tributos (como ICMS, ISS, PIS, e COFINS, substituição e IPI) que vem junto com a compra.

5. Divergências entre valores

Quantidade, valor unitário e valor total também são partes do XML que merecem a sua atenção.

Agora, imagine que um desses números não seja condizente com a compra e você tenha que cancelar a nota e pedir outra.

Enquanto isso, o chão de fábrica está precisando da mercadoria para produzir o ganha-pão da empresa.

Sim, errar na verificação desses valores cria um efeito bola de neve difícil de parar. Por isso, redobre a atenção no campo <qCom> do arquivo.

Mas e depois de verificar o XML NFe?                        

Para a Receita Federal, se você não tem o XML pra provar, é como se aquela compra não tivesse existido.

Por isso, ela determina que você guarde todos pelo menos até que eles completem 5 anos.

Até por que você não vai querer levar uma multa se a fiscalização bater aí, certo?

Falando nela, essa penalização pode variar de:

• 1% sobre o valor da operação até
• R$ 1.500,00 por cada mês de atraso na guarda

Para evitar esse tipo de custo desnecessário, tenha seus XMLs com as informações corretas e bem arquivados, alimentando direitinho seu ERP.

Tem algum jeito de fazer isso mais rápido?

Lembrando que tudo isso é feito para uma única nota.

Ou seja… é um baita trabalhão.

Ainda mais pra empresas que lidam com um alto volume de notas entrando e saindo todos os dias. Desse jeito, mais cedo ou mais tarde, vai acontecer um erro!

E será mesmo que você quer arcar com devolução de mercadorias ou multas por causa de uma coisa tão pequena?

Grandes empresas já estão deixando esse processo para tecnologias que validam o XML NFe e migram a nota para o SAP sozinhas.

Veja só os motivos dessa mudança no link: 5 benefícios que só a automação te traz

Gostou desse conteúdo? Esperamos mesmo que ele ajude sua equipe a ficar ainda mais afiada na verificação desse arquivo!