5 dicas essenciais para fazer a integração de dados no MDM | Midas Solutions

Vivemos em um momento em que dados são extremamente valiosos. E as empresas buscam cada vez mais fontes e formas de terem acesso a eles.

E pela necessidade de lidar com o alto volume de dados que surgem diariamente foram criadas classificações, diferentes formas de gerenciamento e até mesmo de seleção de informações.

A questão principal aqui é que na maioria das vezes antes de começar a usar esses dados para benefício do desenvolvimento do negócio, eles estão espalhados pela empresa em planilhas, relatórios de papel ou até em vários sistemas de armazenamento.

Mas é importante lembrar que para construir um prédio sólido, antes, é preciso uma planta muito detalhada e bem-feita.

Ou seja, hoje vamos focar no que é considerado o primeiro passo para começar a trabalhar com MDM (Master Data Management) ou Gerenciamento de Dados Mestre, a integração de dados.

Para isso vamos discutir o que é esse grupo específico chamado master data ou dados mestre em português, o que é o MDM e dicas para fazer a integração.

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Entenda como identificar um dado mestre

Algumas características que apontam que um dado se enquadra nessa categoria são sua importância e complexidade para o negócio.

Quanto mais valioso e complexo, maior a possibilidade de ser considerado um dado mestre. Você também pode levar em consideração a volatilidade dos dados.

Se, dificilmente, eles sofrem alteração podem ser dados mestre. Outro aspecto a ser observado é a reutilização, se esse dado for reutilizado em vários sistemas pode ser um dado mestre.

Em geral, são informações core e condutoras do negócio. Para uma compreensão mais palpável, podemos apontar 4 categorias de dados que são mestre:

• Cliente: dados sobre clientes, colaboradores e vendedores
• Produtos: dados sobre produtos, partes, lojas e ativos
• Local: dados sobre o local do negócio e divisão geográfica
• Outros: dados sobre contratos, garantias e licenças

Ou seja, as informações que se encaixam nessas categorias precisam de um melhor gerenciamento por serem extremamente relevantes para a empresa, é aí então que entra o MDM.

O que é MDM?

Master Data Management é o conjunto processos e tecnologias que garantem a consistência, precisão e que os dados mestre estejam sempre completos, sendo essencial para qualidade e governança dessas informações.

Também é função do MDM criar um único ponto de referência para todos os seus dados mestre, ou seja, garantir que eles estejam em um só lugar. E por isso o primeiro passo é fazer a integração dos dados já existentes.

Quais os benefícios de usar esse tipo de gerenciamento?

Muitas vezes as empresas usam mais de um sistema de armazenamento, aos quais várias pessoas têm acesso e recebem dados constantemente.

Se pensarmos na junção de duas companhias, que trabalham com suas várias formas de guarda desses dados, a situação fica um pouco mais complicada.

E dados espalhados, incorretos, duplicados ou desatualizados não trazem benefício nenhum para o negócio, ao contrário, podem trazer gastos.

Ter todos os dados mestre em um único sistema ajuda:

• A evitar erros como enviar um produto ou fatura para o endereço errado ou até mesmo fazer a cobrança duas vezes
• Permite uma visão coesa dos clientes, assim todos sabem o seu status antes de agir de qualquer forma
• A mesma coisa vale para os produtos, uma visão coesa pode evitar gastos desnecessários e problemas com o estoque
• Além, é claro, de diminuir os gastos da empresa, que não precisa manter diversos sistemas

5 dicas para fazer a integração dos seus dados no MDM

Como dito anteriormente, o primeiro passo para implementar o MDM na sua empresa é fazer a integração de dados, seja ela dentro da sua empresa ou entre duas que se uniram.

O que acontece na maioria das vezes é que os produtos ou clientes ganham uma numeração aleatória como identificador e por essa razão é difícil que 2 bancos de dados, mesmo tratando da mesma pessoa, a identifiquem de forma única.

Por isso, confira as 5 dicas que vão facilitar a integração de dados na sua empresa:

1. Crie uma lista única de dados

Isso quer dizer que um padrão será definido para o recebimento das informações. Por exemplo, todo novo produto que entrar precisa estar acompanhado da sua cor, função e material.

A melhor opção aqui é obter um software que consiga identificar os campos que você classificou com padrão e adequar os dados que sua empresa já tem.

Dessa forma, também é possível excluir duplicidades no processo. Assim, quando os novos dados entrarem, eles já estarão formatados à sua necessidade.

2. Escolha a categoria de dados mestre que você acha que mais vai beneficiar a empresa quando consolidados

Existem 4 categorias de master data, a dica aqui é escolher a categoria que você entende que trará mais melhorias para a empresa quando unificada.

Por exemplo, se seu negócio tem muitos problemas em relação ao grupo de produtos, porque muitos itens estão repetidos, a contagem de estoque está sempre incorreta, os fornecedores mudam constantemente e isso afeta diretamente as finanças, é por essa categoria que você deve começar.

3. Faça um projeto piloto

Implementar uma nova forma de fazer qualquer atividade em uma empresa pode apresentar resistências, não só da equipe, mas no quesito “recursos financeiros” para colocar a ideia em prática.

Por isso, crie um projeto piloto com um grupo selecionado de informações, faça uma implementação consolidada e mostre os resultados.

Fazer esse processo em fases pode demorar um pouco mais, porém dessa forma temos garantia de que as próximas categorias serão integradas com mais segurança.

4. Pense em privacidade

É importante que existam camadas, nem todos os colaboradores podem ter acesso a todas as informações.

E se estivermos falando da junção de duas empresas, é preciso se preocupar com a forma com que esses dados chegarão até o seu banco de dados.

Se as informações do cliente foram obtidas sob uma política de privacidade, na qual é garantido que os dados não serão compartilhados, surge um problema muito grande no caso de violação.

Então a privacidade deve ser pensada para dados que serão integrados em uma única empresa ou em caso de junção.

5. Escolha um estilo de manutenção

É importante que no final do processo de um banco de dados integrado ele tenha acesso a várias fontes confiáveis.

Porém, uma forma de manutenção precisa ser definida. Para isso, é necessário pensar se só haverá uma cópia do banco que recebe todas as alterações e mudanças.

Ou se será utilizada uma integração continua, em que cada aplicação pode adicionar e alterar itens, sendo que essas mudanças são enviadas a uma cópia central.

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