Dados Mestre: qual é a importância? | Midas Solutions

Dados Mestre ou Master Data é o conjunto dos dados cruciais para qualquer negócio, armazenados em diferentes sistemas e utilizados em vários setores da sua organização.

São aqueles dados consolidados, que sofrem nenhuma ou pouquíssima alteração em função do tempo e que melhor descrevem uma corporação.

Para simplificar, podemos afirmar que o Master Data representa o core (núcleo duro) de um negócio.

Sem ele, ficaria praticamente impossível que organizações existissem, e caso conseguissem, sofreriam enorme impacto.

Como eles são organizados em um negócio?

Basicamente, os Dados Mestre são divididos em quatro grandes categorias:

1. Pessoas: clientes, fornecedores e parceiros
2. Localidades: matriz, filiais, cidades, estados e endereços
3. Coisas: produtos e serviços
4. Organizacionais: estrutura organizacional, vendas regionalizadas, centros de custo, plano de contas e listas de preços

É bom lembrar que dentro de uma organização há também uma outra categoria de dados, chamada de Dados Transacionais ou Movimentos.

Eles não fazem parte do Master Data, mas possuem grande importância, pois podem ser utilizados para a geração do conhecimento, que na linguagem de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) chamamos de BI – Business Intelligence.

Como exemplos de Dados Transacionais podemos citar os orçamentos, pedidos/vendas, pagáveis, recebíveis e movimentações do estoque.

Perceba que uma empresa poderia muito bem seguir sem os Dados Transacionais, mas nunca sobreviveria sem Dados Mestre.

Dados Mestre podem impactar no dia a dia das organizações?

Como em sua essência eles são “pulverizados” em várias aplicações dentro de uma organização, e cada organização varia em tamanho, os dados podem estar replicados, redundantes, isolados e não interligados em várias bases de dados distintas.

Isso pode ser sinônimo de problemas. Como seria possível, por exemplo, definir uma estratégia de marketing para uma grande empresa, com várias unidades de negócio, sendo que cada uma dessas unidades possui sistemas independentes com milhares dados de possíveis clientes?

Como garantir que o mesmo prospect não receba diversas ligações, oferendo o mesmo produto, e comprometendo o sucesso da ação simplesmente porque faltou a correta governança de cadastros?

Qualificação Cadastral é a saída

Em situações como a escolha de parceiros e fornecedores, esse cenário é ainda mais comprometedor para as organizações.

Se não houver uma ferramenta que certifique a situação legal do possível fornecedor em fontes públicas e privadas, nacionais e internacionais, não há como garantir a aptidão dele antes de fechar um negócio.

E é bom lembrar que trabalhar com parceiros não qualificados pode levar uma organização a cometer falhas nas obrigações acessórias que são passíveis de multas e a outras sansões legais pelo Fisco.

Um cadastro inconsistente também pode impactar na retificação EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e ECD, na validação dos arquivos enviados ao Sistema Público de Escrituração Digital e na perda de prazo legal para cumprimento de obrigações.

Sem falar nos prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custos com corpo jurídico e altas multas, por exemplo.

A Governança de Cadastros é a solução segura para evitar todos esses transtornos envolvendo o Master Data.

Através do monitoramento e do saneamento das informações, ela garante a atualização dos dados automaticamente, eliminando informações desnecessárias e inclusive padronizando-as para a comunicação com o ERP das organizações.

Saiba mais sobre os riscos de operar com fornecedores com cadastros inconsistentes

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