Escrituração fiscal: o guia prático para você entregar a sua sempre no prazo | Midas Solutions

Você lida com rotina fiscais e sente um pouco de dificuldade para estar constantemente em dia com as suas obrigações, como a entrega da escrituração fiscal?

Então, continue lendo e descubra o que você deve fazer para entregá-la sempre no prazo e com as informações certas!

O que é escrituração fiscal?

Todas as empresas nacionais têm a obrigação de informar ao governo sobre suas movimentações financeiras, fiscais e contábeis.

E a escrituração fiscal é justamente isso: transmitir para o Fisco um registro formal de tudo o que afeta o caixa da empresa.

Mas para que serve a escrituração fiscal?

Só para relembrar, esse tipo de prestação de contas tem 3 finalidades:

• Abastecer a Fazenda Pública de informações: além da fiscalização, a escrituração fiscal pinta um quadro da situação financeira das empresas brasileiras, fornecendo ao governo dados para formular políticas públicas.

• Potencializar estratégias de crescimento: mais do que manter a empresa em regularidade, registrar as movimentações fiscais pode revelar insights de gestão e possibilidades de redução de custos.

• Evitar multas: deixar de entregá-la pode gerar custos com multas e penalidades como o cancelamento da Inscrição Estadual da empresa.

Os 3 tipos mais comuns nas empresas

Na maioria das empresas, a escrituração fiscal gira em torno de três esferas: produtos, serviços e transportes.

Veja só o que é exigido em cada uma delas:

Entradas e Saídas

Como diz o nome, a escrituração de entradas e saídas é o controle das mercadorias que entram e saem da empresa. Também está inclusa toda a documentação acessória, como a NFe.

Isso significa que fazer um bom trabalho de inbound de documentos é o coração da sua escrituração.

Afinal, se o recebimento e a validação das notas que chegam não forem feitos com cuidado, você não vai ter as informações corretas para alimentar o seu ERP e muito menos o Fisco.

Isso porque podem ocorrer inconsistências em alíquotas de impostos, no número do CFOP e até no CNJP de um fornecedor.

O problema é que para fazer com cuidado é preciso tempo, e muitas vezes corremos contra ele para entregar a escrituração no prazo.

E o segredo pra vencer essa barreira que compromete até 70% do tempo da equipe fiscal está na automação!

Hoje, já existem tecnologias que validam automaticamente os dados nas notas, deixando tudo pronto para o SAP e para o SPED.

Conheça aqui uma tecnologia incrível que faz o inbound de notas por você!

Conhecimento de Transportes

Da mesma forma, as empresas são obrigadas a escriturarem os serviços de transporte de cargas que contratam ou fornecem.

E assim como é preciso registrar e validar as informações das notas de mercadoria, o mesmo precisa ser feito com documentos relativas ao transporte, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Esse também é um processo demorado e que pode ser 100% automatizado com tecnologia.

Leia agora: Por que você perde quando não automatiza processos

Serviços Prestados e Tomados

A lei também exige que as empresas prestem contas sobre os serviços que fornecem ou contratam.

Assim, é obrigatório organizar e validar também as Notas Fiscais de Serviço que chegam e saem. Vale a pena redobrar a atenção na conferência do CNPJ e na variação estadual da alíquota do ISS!

Como é feita essa prestação de contas?

A escrituração é algo tão importante para o Governo que acontece em uma plataforma própria – o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Porém, nesse ambiente, escrituração fiscal se divide em 3 demonstrações diferentes:

Escrituração Contábil Digital (ECD)

A ECD é referente ao balanço patrimonial da empresa, dando um panorama dos seus resultados.

A entrega é obrigatória para quem está nos regimes Lucro Real ou Lucro Presumido, e precisa ser feita até o último dia de maio do próximo ano.

Por exemplo: a ECD de 2019 deve ser enviada até 31 de maio de 2020.

Escrituração Fiscal Digital

Essa obrigação na verdade se divide em duas – existe a EFD, que apura ICMS e IPI – e outra, que apura PIS e COFINS, chamada de EFD Contribuições.

Cada uma é elaborada em um programa validador próprio, já que elas tratam de impostos diferentes.

O prazo de entrega da EFD ICMS/IPI vence no dia 20 do mês subsequente. Já a EFD Contribuições pode ser enviada até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao referente à escrituração.

Escrituração Contábil Fiscal

A ECF existe para apurar o Imposto de Renda da empresa e sua Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Todo mundo que não está no regime de Simples Nacional precisa entregá-la.

No caso da ECF, o SPED aceita a entrega até o último dia de julho do ano seguinte.

Conheça suas obrigações, ou então…

Segundo a Lei nº 12.766/2012 que alterou a Medida Provisória nº 2.158/2001, quem não cumprir as obrigações referentes à escrituração fiscal pode ser multado em:

• a) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para quem está no regime Lucro Presumido
• b) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração para quem está no regime Lucro Real
• c) R$ 1.000,00 por mês-calendário caso a empresa seja intimada pela Receita e não cumpra o prazo estipulado

Já quem respeitar o prazo, mas incluir dados incompletos ou incorretos arca com uma multa de:

• d) 0,2% do faturamento do mês anterior ao da entrega da escrituração equivocada, não inferior a R$ 100,00

Mas as penalidades podem ir muito além da multa.

Em outubro de 2019, a SEFAZ – RJ anunciou o impedimento da Inscrição Estadual de mais de 7 mil empresas que não entregaram a EFD que apura ICMS e IPI. Até se regularizarem, elas não podem emitir ou receber documentos fiscais!

Por isso, mesmo que seja um processo que dê trabalho, a escrituração fiscal precisa ser feita com atenção.

Os 5 erros que mais atrasam a sua entrega

É comum cometer erros em um processo que exige tanto das pessoas quanto a escrituração, ainda mais se a sua empresa lida com um alto volume de documentos.

Mapeamos quais são os mais comuns para você evitar cometê-los na próxima entrega!

• Não ter cadastros atualizados

A qualidade de informação está no DNA de uma boa escrituração fiscal. Quando não temos cadastros atualizados, as informações não irão bater.

• Perder prazos

O SPED estipula prazos rígidos para a entrega da escrituração e aplica multas automaticamente quando você não os respeita.

• Fazer tudo manualmente

As chances de perder os prazos aumentam muito quando a escrituração é feita “na mão”, já que a velocidade do processo é limitada pela capacidade humana. Por isso, vale a pena dar uma chance para a automação!

• Não fazer uma boa apuração de impostos

É importante verificar se as alíquotas certas estão sendo aplicadas e se os impostos estão sendo recolhidos corretamente.

Além de preservar a saúde financeira da empresa, a apuração de impostos garante a assertividade das informações para o SPED.

Esse cálculo também é uma tarefa que pode ser deixada para a tecnologia.

Veja também: 10 dicas para fazer sua apuração de impostos do jeito certo

• Não se atualizar constantemente

As leis brasileiras estão sempre sofrendo mudanças. E quem não ficar de olho nelas corre o risco de perder alguma alteração no prazo de entrega da ECF, por exemplo.

O site Siga o Fisco é uma ótima fonte para estar sempre em dia!

E então, gostou de aprender um pouco mais sobre a escrituração fiscal?

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