Entenda por que a automação é essencial em momentos de crise

Em situações como a que estamos vivendo problemas surgem constantemente. Normas podem ser alteradas junto com obrigações fiscais e até mesmo tarefas do dia a dia se tornam mais difíceis.

Então, é nesse momento que você percebe que preparação é chave! Uma crise como a atual, que sai do nosso controle, mostra claramente a necessidade disso.

Estar preparado aqui, quer dizer que você já automatizou seus processos e não é mais necessário lidar com uma montanha de papéis, ou seja, os documentos podem ser gerados e recebidos pelo software e principalmente de forma remota.

Quer dizer também que caso os seus fornecedores façam alguma mudança de cadastro, você já terá uma solução que atualizará seu banco de dados, impedindo gastos extras com notas denegadas ou rejeitadas, o que também pode ser feito à distância.

Mas e se você não tiver essas soluções? É provável que tenha mais dores de cabeça.

E para que você entenda um pouco mais sobre o assunto, no blog de hoje vamos falar sobre como a automação faz diferença na sua empresa, focando em períodos de instabilidade nos quais ela é ainda mais essencial.

Retomando: o que é automação?

Basicamente, automatizar é fazer mais, em menos tempo, com custos menores e qualidade ainda melhor.

Também podemos entender como o uso de softwares, equipamentos e sistemas para executar tarefas do dia a dia da empresa que são repetitivas e operacionais.

Sempre com o objetivo de melhorar a produtividade de todos os setores, por exemplo, fazendo a integração dos sistemas e gerenciando melhor o controle de tarefas.

Em um período como o que estamos vivendo, em que o home office é obrigação, conseguir que os trabalhos continuem sem alteração depende muito do quanto sua empresa é automatizada.

Benefícios da automação

Confira abaixo alguns benefícios em ter mais automação na sua empresa:

1. Padronização de processos:

Com um processo padronizado você evita que uma operação pare pela ausência de um funcionário, por exemplo, descentralizando aquela tarefa.

Diminui também a chance de erros, já que existe um guia pré-estabelecido do que deve ser feito. E com menos erro é gerada uma diminuição de gastos.

Também garante que o compliance esteja em dia, pois tudo que é feito já está programado para estar em conformidade com as normas e leis estabelecidas.

2. Redução de custos

A partir da automação você pode identificar pontos de ineficiência e desperdício na cadeia produtiva e consegue corrigi-los ou eliminá-los, se necessário, e com isso poupar o dinheiro que estava sendo investido nesses processos.

Outra redução acontece nos gastos com impressão. Você economiza papel, tinta, custos de manutenção do equipamento e não vê mais aquela pilha de papéis na sua mesa.

Processos automatizados também evitam que os dados sejam perdidos e gerem custos de refação ou recuperação.

E no momento que estamos vivendo é muito importante que perder dinheiro em meio aos processos não seja mais uma preocupação.

3. Otimização da produtividade dos setores

Uma empresa mais produtiva precisa que os setores se comuniquem para que as estratégias traçadas estejam alinhadas.

Para isso é preciso haver uma integração entre as bases de dados, que é permitida pela automação de forma mais ágil e eficiente.

Diminuir tarefas repetitivas, que podem gerar sobrecarga para o colaborador, também aumenta a produtividade e é outro benefício da automação.

4. Possibilidade de mensurar o desempenho da empresa

Usando processos automatizados, além de ter mais agilidade as tarefas cumpridas ficam registradas, seja no banco de dados ou no software.

Ou seja, é possível gerar relatórios e analisar como anda a produtividade da empresa por setor, mesmo que de forma remota.

Dessa forma, você também consegue entender melhor como os funcionários estão se adaptando à nova forma de trabalho.

Quais soluções podem me ajudar?

É certo que considerando os benefícios, o próximo passo é encontrar as soluções ideais para o seu negócio.

E aqui, eu gostaria de recomendar duas soluções: o ANI e a Consulta Cadastral, ambos da Midas Solutions.

Com o ANI você pode:

Automatizar 100% dos seus recebimentos fiscais inclusive a NFS-e
No caso da NFS-e, independentemente do leiaute do município, receber um único XML, padrão Midas
Fazer uma conexão direta com a Prefeitura e baixar todas as NFS-e que foram emitidas contra seu CNPJ

E a Consulta vai te ajudar a:

Consultar as principais fontes de pesquisas nacionais e internacionais, facilitando a verificação da situação legal das empresas com quem se relaciona
Manter os dados cadastrais de seus fornecedores, clientes e parceiros atualizados
Agilizar o processo para entrada novos cadastros
Processar um grande volume de dados em um curto espaço de tempo
Comprovar a regularidade fiscal do cliente

Espero que você tenha gostado deste conteúdo e que ele seja útil para sua empresa. E se gostou, compartilhe com os colegas!

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