3 erros que devem ser evitados na gestão das Notas Fiscais | Midas Solutions

Início de ano é sempre um bom momento para rever práticas da rotina que podem atrapalhar a eficiência no seu departamento fiscal. Por isso, a Midas elencou 3 erros que você deve evitar ao gerenciar as Notas Fiscais do seu.

Neste texto você vai ver também uma dica que vai ajudar a otimizar seu processos, melhorar o tempo desprendido para ações e garantir mais segurança tributária no dia a dia da equipe. Vamos com a gente?

1. Primeiro grande erro: preencher os dados da nota fiscal incorretamente

É um transtorno enorme. Ao preencher incorretamente os dados de uma NFe, sua empresa terá problemas com o fisco, já que a falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios  impede a autorização do documento.

Outro risco é o cliente não aceitar a nota fiscal e você não conseguir o cancelamento do dela, sem falar na possibilidade de sua empresa ser autuada em uma eventual fiscalização.

A inconsistência de informações e outras irregularidades também podem levar à retenção ou apreensão das mercadorias em postos fiscais durante o transporte, sendo que a liberação nesses casos só acontece após a regularização dos documentos.

Como muitos desses problemas estão relacionados à inclusão de informações erradas ou incompletas no cadastro de clientes e produtos, separamos aqui um texto que vai lhe ajudar nesse aspecto.

2. Segundo erro: confundir DANFE ou não verificar a validade jurídica do XML

Parece brincadeira, mas ainda há quem confunda DANFE com NFe. Então, só para relembrar:

• A Nota Fiscal Eletrônica é o documento digital emitido e armazenado em formato eletrônico.
• DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, uma representação simplificada (física) dela. Ele não possui valor fiscal e por isso não precisa ser arquivado.

Já o XML é o arquivo de registro da NFe. Seu layout é padrão em todo o Brasil e obedece a regras fiscais vigentes no país. O arquivo XML depende de programas (aplicativos/softwares) específicos para ser lido.

É a verificação segura dessas informações do DANFE que assegura que a nota tenha validade jurídica, evitando inclusive fraudes.

Portanto, fique atento à duas informações de segurança muito importantes nesse processo:

Assinatura digital: que acontece na transmissão do arquivo por meio do certificado digital e permite identificar a autenticidade da empresa que emitiu a NFe.

E o protocolo de autorização: que comprova que a Secretaria da Fazenda autorizou a emissão da nota.

3. Terceiro erro: insistir em processos manuais de arquivamento

Um bug de sistema ou ataque digital pode acontecer e pronto! Além de levar muito tempo da equipe, se você insistir em gerenciar seus arquivos de notas fiscais manualmente e os perder, pode ser abocanhado pelo leão.

Afinal, segundo a legislação brasileira, a NFe deve ser armazenada pelo prazo estabelecido na legislação tributária (arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional), devendo ser disponibilizada para o fisco quando solicitado.

Por isso, uma grande dica da Midas Solutions para você melhorar a gestão das suas notas fiscais é apostar no armazenamento da NFe utilizando softwares especializados à gestão desses documentos.

Ao automatizar, você consegue ter todos as suas notas fiscais em uma única plataforma, com todos os campos verificados, decodificados e ao alcance da mão pelo tempo determinado pela legislação.

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Até a próxima!

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